生物醫藥公司采購管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范生物醫藥公司的采購管理工作，確保采購活動的合法性、合理性、高效性，保障公司生產經營活動的順利進行，降低采購成本，提高公司經濟效益。2.適用范圍本制度適用于生物醫藥公司所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、儀器、辦公用品、服務等的采購。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定。效益原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高采購效益。公開公正公平原則：采購過程應公開透明，確保供應商機會均等，公平競爭。誠實守信原則：采購人員和供應商應誠實守信，履行合同約定。二、采購組織與職責1.采購部門負責制定采購計劃和預算。尋找、篩選、評估和選擇合格供應商。組織采購談判，簽訂采購合同。跟蹤采購訂單執行情況，協調解決采購過程中的問題。建立和維護供應商檔案。2.需求部門提出采購需求，明確采購物品或服務的規格、數量、質量等要求。參與采購供應商的評估和選擇。協助采購部門進行采購合同的簽訂和驗收工作。3.財務部門審核采購預算和采購合同。負責采購款項的支付和賬務處理。對采購成本進行核算和分析。4.質量部門制定采購物品的質量標準和驗收規范。參與供應商的評估和選擇，對采購物品進行質量檢驗和驗收。對不合格采購物品提出處理意見。三、采購流程1.采購申請需求部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計到貨時間等內容。《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購審批采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行審核，確認需求的合理性和必要性。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行聯合評審，評審通過后報公司領導審批。經審批后的《采購申請表》返回采購部門作為采購依據。3.供應商選擇與評估采購部門根據采購需求，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。對潛在供應商進行初步篩選，收集其營業執照、資質證書、產品質量認證、業績情況等相關資料。采購部門組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、質量控制水平、價格水平、交貨期、售后服務等方面。根據評估結果，建立供應商檔案，對合格供應商進行分類管理，并定期對供應商進行重新評估。4.采購談判與合同簽訂采購部門與選定的供應商進行采購談判，就采購物品或服務的價格、質量、交貨期、付款方式等條款進行協商，達成一致意見。根據談判結果，起草采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同經法務部門審核后，報公司領導審批。審批通過后的采購合同由采購部門與供應商簽訂，并加蓋雙方公章。5.采購訂單下達采購部門根據采購合同，填寫《采購訂單》，明確采購物品或服務的詳細信息、交貨時間、交貨地點等內容。《采購訂單》經采購部門負責人審核簽字后，發送給供應商。6.采購訂單跟蹤與催貨采購部門定期跟蹤采購訂單的執行情況，及時了解供應商的生產進度、發貨情況等。如發現供應商未能按時交貨或出現質量問題，采購部門應及時與供應商溝通協調，要求其采取措施解決問題。對于重要采購項目，采購部門應安排專人進行全程跟蹤，確保采購訂單按時、按質、按量完成。7.到貨驗收采購物品到貨前，采購部門應通知質量部門和需求部門做好驗收準備工作。質量部門按照質量標準和驗收規范對采購物品進行質量檢驗，需求部門對采購物品的數量、規格、型號等進行核對。驗收合格的采購物品，由質量部門和需求部門在《驗收單》上簽字確認；驗收不合格的采購物品，質量部門應出具《不合格報告》，采購部門負責與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等。8.采購付款采購部門根據采購合同和驗收情況，填寫《付款申請單》，附上采購發票、驗收單等相關憑證。《付款申請單》經采購部門負責人、財務部門審核后，報公司領導審批。財務部門根據審批后的《付款申請單》，按照合同約定的付款方式和時間，辦理采購款項的支付手續。四、采購預算管理1.預算編制采購部門應根據公司年度生產經營計劃和采購需求，編制年度采購預算。年度采購預算應包括采購項目、采購數量、采購金額、預計到貨時間等內容，并按照公司規定的預算編制流程進行審核和審批。2.預算執行采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，控制采購成本，確保采購支出不超出預算范圍。如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整原因和調整金額，經相關部門審核和公司領導審批后，方可進行預算調整。3.預算分析與考核財務部門定期對采購預算的執行情況進行分析，對比實際采購支出與預算的差異，找出原因，提出改進措施。公司將采購預算執行情況納入部門和個人的績效考核體系，對預算執行較好的部門和個人給予獎勵，對預算執行不力的部門和個人進行相應的處罰。五、采購風險管理1.風險識別與評估采購部門應定期對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，如供應商違約風險、質量風險、價格波動風險、市場風險等。根據風險識別和評估結果，制定相應的風險應對措施。2.供應商風險管理建立供應商信用評估機制，定期對供應商的信用狀況進行評估，對信用不良的供應商采取限制采購、暫停合作等措施。與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，約定違約責任和賠償條款，降低供應商違約風險。3.質量風險管理嚴格執行采購物品的質量標準和驗收規范，加強對采購物品的質量檢驗和驗收工作，確保采購物品符合質量要求。要求供應商提供質量保證文件和售后服務承諾，對出現質量問題的供應商及時進行處理，如退貨、換貨、索賠等。4.價格風險管理關注市場價格動態，定期收集和分析市場價格信息，建立價格預警機制，及時發現價格波動風險。通過與供應商談判、招標采購、集中采購等方式，降低采購價格，減少價格波動對公司成本的影響。5.合同風險管理加強采購合同的管理，確保合同條款明確、合法、有效，避免合同糾紛。對采購合同的執行情況進行跟蹤和監督，及時發現和解決合同執行過程中出現的問題。六、采購信息管理1.供應商信息管理采購部門應建立供應商信息檔案，詳細記錄供應商的基本信息、資質證書、產品信息、業績情況、聯系方式等內容。定期對供應商信息進行更新和維護，確保信息的準確性和完整性。2.采購合同管理采購部門應建立采購合同臺賬，對采購合同的簽訂、執行、變更、終止等情況進行詳細記錄。采購合同應按照公司檔案管理規定進行歸檔保存，便于查詢和查閱。3.采購訂單管理采購部門應建立采購訂單跟蹤系統，實時跟蹤采購訂單的執行情況，及時掌握采購物品的到貨時間、數量、質量等信息。采購訂單執行完畢后，應及時進行結算和歸檔處理。4.采購數據統計與分析采購部門應定期對采購數據進行統計和分析，如采購金額、采購數量、采購頻率、供應商分布等，為采購決策提供數據支持。通過采購數據分析，發現采購過程中存在的問題和不足，及時采取措施進行改進。七、采購人員行為規范1.職業道德采購人員應遵守國家法律法規和公司規章制度，誠實守信，廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂、回扣、宴請等不正當利益。保守公司商業秘密，不得泄露采購信息和供應商信息。2.業務能力采購人員應具備良好的業務知識和技能，熟悉采購流程和相關法律法規，掌握市場動態和供應商情況。不斷學習和提高自身業務水平，積極參加公司組織的培訓和學習活動。3.工作紀律采購人員應嚴格遵守工作時間，不得遲到、早退、曠工。認真履行工作職責，不得推諉扯皮、敷衍了事。積極配合其他部門工作，不得相互指責、刁難。八、監督與檢查1.內部審計監督公司內部審計部門定期對采購活動進行審計監督，檢查采購流程的執行情況、采購合同的簽訂和履行情況、采購資金的使用情況等。對審計中發現的問題，及時提出整改意見，要求相關部門和人員進行整改。2.紀檢監察監督公司紀檢監察部門對采購人員的廉潔自律情況進行監督檢查，嚴肅查處采購過程中的違規違紀行為。對違反廉潔自律規定的采購人員，依法依規給予相應的紀