金地公司營銷禮品管理制度一、總則（一）目的為規范金地公司營銷禮品的管理，確保營銷禮品的合理使用，提高營銷效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于金地公司各部門在營銷活動中涉及的禮品管理。（三）基本原則1.合規性原則：營銷禮品的采購、發放等活動必須符合國家法律法規及公司相關規定。2.預算控制原則：嚴格控制營銷禮品費用預算，確保費用支出合理、有效。3.實用性原則：禮品應具有一定的實用性，能夠滿足目標客戶的需求，同時體現公司品牌形象。4.公平性原則：在禮品的選擇、發放等環節應遵循公平、公正的原則，避免出現不公平現象。二、管理職責（一）營銷部門1.根據營銷活動計劃，提出營銷禮品的需求申請，明確禮品的種類、數量、預算等。2.負責禮品的選型、采購談判等工作，并及時反饋禮品采購過程中的相關信息。3.組織實施禮品的發放工作，確保禮品準確、及時地發放到目標客戶手中。4.對營銷禮品的使用效果進行跟蹤和評估，總結經驗教訓，為后續營銷活動提供參考。（二）財務部門1.負責審核營銷禮品的預算申請，確保預算合理、合規。2.對營銷禮品的采購費用進行審核和支付，嚴格控制費用支出。3.定期對營銷禮品的費用使用情況進行核算和分析，提供財務數據支持。（三）行政部門1.協助營銷部門進行禮品的選型和采購工作，提供必要的資源和支持。2.負責禮品的保管和發放工作，確保禮品的安全和完整。3.對禮品發放過程進行監督，防止出現禮品丟失、錯發等情況。（四）審計部門1.對營銷禮品的采購、發放等環節進行審計監督，確保各項活動符合公司制度和法律法規要求。2.對營銷禮品的費用使用情況進行審計，檢查是否存在違規支出、浪費等問題。三、禮品采購管理（一）采購流程1.營銷部門根據營銷活動需求，填寫《營銷禮品采購申請表》，詳細注明禮品名稱、規格、數量、預算、預計發放時間等信息，提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至財務部門審核預算。財務部門審核通過后，在申請表上簽字確認。3.營銷部門根據審批后的申請表，進行禮品的選型和采購談判。在選型過程中，應充分考慮禮品的實用性、品牌形象、成本等因素，選擇至少三家供應商進行比價。4.確定供應商后，營銷部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務，包括禮品規格、數量、價格、交貨時間、質量標準、售后服務等條款。5.采購合同簽訂后，營銷部門將合同副本提交至財務部門備案。財務部門根據合同約定，安排采購款項的支付。6.供應商按照合同約定的時間和質量標準將禮品送達公司。行政部門負責組織驗收，核對禮品的規格、數量、質量等是否與合同一致。驗收合格后，辦理入庫手續。（二）采購預算控制1.營銷部門應根據年度營銷計劃和預算安排，合理編制營銷禮品采購預算。預算應明確各項禮品的采購金額、使用時間等，確保預算的準確性和可執行性。2.財務部門負責對營銷禮品采購預算進行審核和控制。在預算執行過程中，如因特殊情況需要調整預算，營銷部門應填寫《營銷禮品預算調整申請表》，詳細說明調整原因、調整金額等，按照預算審批流程進行審批。3.未經審批，任何部門不得擅自突破營銷禮品采購預算。對于超預算采購的情況，財務部門有權拒絕支付相關款項，并追究相關責任人的責任。（三）供應商管理1.建立供應商評估機制，定期對供應商的產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面進行評估。評估結果作為供應商選擇和合作的重要依據。2.與優質供應商建立長期穩定的合作關系，通過集中采購、批量采購等方式，爭取更優惠的價格和更好的服務。3.對于出現產品質量問題、交貨延遲等違約行為的供應商，應及時與其溝通協商解決。如問題嚴重，應按照合同約定追究其違約責任，直至終止合作關系。四、禮品庫存管理（一）入庫管理1.行政部門負責禮品的入庫管理。禮品到貨后，倉庫管理人員應及時組織驗收，核對禮品的規格、數量、質量等是否與采購合同一致。2.驗收合格的禮品，倉庫管理人員應填寫《禮品入庫單》，詳細記錄禮品名稱、規格、數量、供應商名稱、入庫時間等信息。《禮品入庫單》一式三聯，一聯倉庫留存，一聯交財務部門記賬，一聯交營銷部門備案。3.對于驗收不合格的禮品，倉庫管理人員應及時通知營銷部門與供應商聯系，辦理退換貨手續。（二）庫存盤點1.行政部門應定期對禮品庫存進行盤點，確保賬實相符。盤點周期為每月一次，盤點結束后，編制《禮品庫存盤點表》。2.如發現庫存禮品數量與賬面記錄不符，應及時查明原因，并填寫《禮品盤盈盤虧報告表》，說明差異情況及原因，按照規定的審批流程進行處理。3.對于盤盈的禮品，應查明原因后進行相應的賬務處理；對于盤虧的禮品，應根據責任情況追究相關人員的責任，并進行相應的賬務調整。（三）庫存安全管理1.倉庫應保持通風、干燥、整潔，確保禮品存放安全。2.建立健全禮品保管制度，加強對禮品的防盜、防火、防潮、防蟲等措施，防止禮品損壞、丟失。3.倉庫管理人員應定期對庫存禮品進行檢查，發現問題及時報告并處理。五、禮品發放管理（一）發放原則1.營銷禮品應按照營銷活動計劃和目標客戶名單進行發放，確保禮品發放的針對性和有效性。2.禮品發放應遵循公平、公正、公開的原則，不得擅自改變發放對象和標準。3.嚴格控制禮品的發放數量，不得超發或濫發禮品。（二）發放流程1.營銷部門根據營銷活動計劃和目標客戶名單，制定《營銷禮品發放清單》，明確禮品發放對象、禮品名稱、規格、數量等信息，提交部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將《營銷禮品發放清單》提交至行政部門。行政部門根據清單準備禮品，并組織發放。3.在禮品發放過程中，行政部門應要求領取人在《禮品發放簽收表》上簽字確認，確保禮品發放記錄準確、完整。《禮品發放簽收表》一式兩份，一份行政部門留存，一份交營銷部門備案。4.對于因特殊原因無法現場領取禮品的客戶，營銷部門應與客戶溝通協商，確定禮品的發放方式，如郵寄等，并做好相關記錄。（三）發放記錄與跟蹤1.營銷部門應建立營銷禮品發放臺賬，詳細記錄禮品發放的時間、對象、禮品名稱、規格、數量等信息，以便對禮品發放情況進行跟蹤和查詢。2.定期對禮品發放效果進行跟蹤和評估，收集客戶對禮品的反饋意見，分析禮品發放對營銷活動效果的影響。根據評估結果，及時調整禮品發放策略和方式，提高營銷效果。六、禮品使用監督與審計（一）監督機制1.公司建立營銷禮品使用監督機制，由審計部門、財務部門等相關部門組成監督小組，定期對營銷禮品的采購、發放、使用等環節進行監督檢查。2.監督小組應重點檢查營銷禮品的采購是否符合規定程序、預算執行情況是否良好、禮品發放是否準確合規、禮品使用效果是否達到預期目標等。3.對于監督檢查中發現的問題，監督小組應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違規行為，應按照公司相關規定追究相關責任人的責任。（二）審計管理1.審計部門定期對營銷禮品的采購、發放、使用等情況進行審計。審計內容包括禮品采購合同的簽訂與執行情況、禮品費用的支出情況、禮品發放記錄的真實性和完整性、禮品使用效果的評估等。2.審計部門應根據審計結果出具審計報告，對發現的問題提出審計建議和整改要求。被審計部門應按照審計報告的要求，及時進行整改，并將整改情況反饋給審計部門。3.加強對營銷禮