香港公司信件接受管理制度一、總則（一）目的為規范香港公司信件接受管理工作，確保公司各類信件能夠及時、準確、安全地被接收、處理和保存，保障公司信息的順暢流通和業務的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于香港公司全體員工及涉及公司信件往來的相關外部機構和個人。（三）基本原則1.及時高效原則確保信件能夠在第一時間被接收，并迅速流轉至相關人員或部門進行處理，避免延誤影響工作。2.準確無誤原則準確記錄信件的來源、內容、處理情況等信息，保證信息的真實性和完整性，防止出現錯誤或遺漏。3.安全保密原則對涉及公司機密、商業秘密等重要信件進行嚴格保密，防止信息泄露，確保公司利益不受損害。4.責任明確原則明確各環節的責任人和職責，確保信件接受管理工作有序進行，出現問題能夠及時追溯和問責。二、信件分類（一）內部信件1.員工之間的工作溝通信件，包括工作匯報、協作需求、問題反饋等。2.部門內部的通知、公告、工作安排等信件。3.公司管理層下達的指令、決策等信件。（二）外部信件1.客戶信件，如業務咨詢、訂單、投訴、建議等。2.供應商信件，包括供貨通知、發票、合作協議等。3.合作伙伴信件，如合作意向書、項目進展報告、溝通協調函等。4.政府部門及相關機構信件，如政策文件、監管通知、稅務函件等。5.其他外部機構或個人信件，如行業協會通知、媒體信函等。三、信件接收流程（一）前臺接收1.公司前臺負責接收所有寄至公司的信件，包括紙質信件和電子信件。2.對于紙質信件，前臺應在收到信件后立即進行初步分揀，按照信件的性質、部門歸屬等進行分類，并在信件上加蓋接收日期戳記。3.對于電子信件，前臺應定期（至少每天一次）登錄公司指定的電子郵箱，查看并下載新郵件，按照上述分類原則進行標注和整理。（二）登記備案1.設立專門的信件接收登記簿，前臺在完成信件分揀后，應詳細記錄每封信件的以下信息：信件來源（寄件人姓名、單位、地址、聯系方式等）。信件主題。信件類型（內部/外部）。接收日期。預計處理部門或人員。信件重要性等級（可分為高、中、低三級）。2.對于重要信件，前臺應在登記簿上進行特別標注，并及時通知相關部門或人員優先處理。（三）流轉分發1.前臺根據信件的預計處理部門或人員，將信件及時分發給相關部門或個人。對于內部信件，直接放入公司內部郵件傳遞系統或通過專人送達相關部門或人員手中。對于外部信件，按照以下原則進行流轉：客戶信件：根據信件內容涉及的業務領域，分發給相應的業務部門或客服部門進行處理。供應商信件：由采購部門或相關業務部門接收處理。合作伙伴信件：根據合作項目的歸口管理部門進行分發。政府部門及相關機構信件：由公司行政部門或涉及相關業務的部門接收，并按照要求及時回復或處理。其他外部機構或個人信件：根據信件性質和涉及業務，分發給相關責任部門。2.在信件分發過程中，前臺應填寫信件分發記錄表，記錄信件的分發時間、接收部門或人員等信息，以便跟蹤和查詢。四、信件處理要求（一）及時處理1.各部門或人員在收到信件后，應立即安排專人進行處理，不得拖延積壓。2.對于緊急信件，應在收到后的[X]小時內做出響應，并采取相應的處理措施。（二）準確回復1.根據信件內容，準確理解寄件人的意圖和需求，給予恰當、明確的回復。2.回復信件應使用規范的格式和語言，注明回復日期，并加蓋公司公章或相關部門印章（如有需要）。3.對于涉及公司重要決策、政策等內容的回復，應經過相關領導審核批準后發出。（三）妥善保存1.處理完畢的信件，應按照檔案管理的要求進行妥善保存。對于有參考價值的內部信件，由各部門自行整理歸檔，保存期限按照公司檔案管理制度執行。對于外部信件，由行政部門統一收集整理，按照信件類型、年份等進行分類歸檔，保存期限一般為[X]年。2.電子信件應定期進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質上，并按照電子文檔管理的要求進行分類存儲和標識，以便查詢和使用。五、特殊信件處理（一）機密信件1.對于涉及公司機密信息的信件，如商業秘密、技術資料、財務數據等，接收人員應立即采取保密措施。2.此類信件應在專門的保密區域進行處理，處理過程中嚴格限制知悉范圍，確保信息不被泄露。3.處理完畢后，按照公司保密制度的規定進行銷毀或長期保存。（二）法律文件1.收到法律文件類信件（如傳票、律師函等），應立即通知公司法律顧問或相關負責人。2.法律顧問或相關負責人應及時對法律文件進行評估和分析，并制定相應的應對策略。3.按照法律規定和公司要求進行回復或處理，確保公司合法權益得到保障。（三）投訴信件1.客戶投訴信件應作為重點處理對象，及時分發給相關責任部門進行調查和處理。2.責任部門應在規定時間內（一般為[X]個工作日）向客戶反饋處理進展和結果，直至客戶滿意為止。3.對于投訴信件的處理過程和結果，應進行詳細記錄，并定期進行總結分析，以便改進公司產品或服務質量。六、監督與考核（一）監督機制1.公司行政部門負責對信件接受管理工作進行定期監督檢查，確保各項制度和流程得到有效執行。2.設立意見反饋渠道，鼓勵員工對信件接受管理工作中存在的問題提出意見和建議，行政部門應及時進行收集、整理和反饋處理。（二）考核指標1.信件接收及時率：考核前臺及相關接收人員是否在規定時間內完成信件接收工作，計算公式為：信件接收及時率=及時接收的信件數量/應接收的信件數量×100%。2.信件處理及時率：考核各部門或人員對信件的處理是否及時，計算公式為：信件處理及時率=及時處理的信件數量/應處理的信件數量×100%。3.信件回復準確率：考核回復信件的內容是否準確、恰當，計算公式為：信件回復準確率=回復準確的信件數量/回復的信件數量×100%。4.信件保存完整性：考核信件保存是否符合要求，有無丟失、損壞等情況，通過定期檢查信件檔案進行評估。（三）考核結果應用1.將信件接受管理工作的考核結果與員工的績效獎金、晉升、評優等掛鉤，對表現優秀的員工給予適當獎勵。2.對于考核結果不達標的員工，進行相應的績效面談，分析原因