集團類合同管理制度一、總則（一）目的為規范集團各類合同的管理，防范合同風險，維護集團合法權益，提高合同管理水平和經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團總部及所屬各子公司、分公司（以下統稱“集團各單位”）各類合同的管理。（三）基本原則1.依法合規原則合同的訂立、履行、變更、解除等行為應嚴格遵守國家法律法規及相關政策規定。2.審慎嚴謹原則在合同簽訂前，應進行充分的調研、審核和風險評估，確保合同條款清晰、準確、完整，避免潛在風險。3.統一管理原則集團對合同實行統一領導、分級管理，明確各部門在合同管理中的職責，確保合同管理工作的規范有序。4.全程監控原則對合同的簽訂、履行、變更、解除等全過程進行監控，及時發現和解決問題，確保合同目標的實現。二、合同管理職責（一）集團合同管理委員會1.組成集團合同管理委員會由集團總裁擔任主任，分管法務、財務、業務等相關工作的副總裁擔任副主任，各相關職能部門負責人為成員。2.職責（1）審議合同管理的重大事項，包括合同管理制度、重大合同文本等。（2）對合同管理工作進行指導和監督，協調解決合同管理過程中的重大問題。（3）審批超過一定金額或涉及重大風險的合同。（二）集團法務部門1.職責（1）負責擬定、修訂合同管理制度和合同示范文本。（2）參與重大合同的起草、審核、談判等工作，提供法律意見和建議。（3）對合同的合法性進行審查，防范法律風險。（4）負責處理合同糾紛，參與訴訟、仲裁等法律事務。（三）集團財務部門1.職責（1）參與合同的起草、審核工作，從財務角度提出意見和建議。（2）負責對合同執行情況進行財務監督，確保合同款項的收付符合財務規定。（3）協助分析合同的財務風險，提供財務數據支持。（四）業務部門1.職責（1）負責合同的洽談、起草、簽訂等具體工作。（2）對合同相對方進行盡職調查，收集相關資料。（3）負責合同的履行，及時解決合同履行過程中出現的問題。（4）向法務、財務等部門通報合同履行情況，配合做好合同管理相關工作。（五）其他部門其他部門按照各自職責，配合做好合同管理的相關工作，如提供專業技術支持、協助進行合同風險評估等。三、合同的分類與編號（一）合同分類1.采購合同包括原材料采購、設備采購、服務采購等合同。2.銷售合同包括產品銷售、商品銷售、勞務銷售等合同。3.租賃合同包括房屋租賃、設備租賃等合同。4.借款合同包括向金融機構借款、向其他單位或個人借款等合同。5.投資合同包括股權投資、債權投資等合同。6.技術合同包括技術開發、技術轉讓、技術咨詢、技術服務等合同。7.其他合同除上述合同外的其他各類合同，如戰略合作協議、保密協議等。（二）合同編號合同編號由集團統一制定規則，采用“年份+合同類型代碼+順序號”的方式進行編制。例如：2023CG001，表示2023年采購合同第001號。合同編號應確保唯一性，便于合同的查詢和管理。四、合同的簽訂（一）合同簽訂流程1.業務部門發起業務部門在開展業務活動過程中，如需簽訂合同，應填寫《合同審批表》，詳細說明合同的基本情況、簽訂背景、對方當事人信息、合同主要條款等內容，并附上相關資料。2.部門初審業務部門負責人對《合同審批表》及相關資料進行初審，重點審查合同的必要性、可行性、條款合理性等，簽署初審意見后提交給法務部門。3.法務審查法務部門對合同進行合法性審查，重點審查合同條款是否符合法律法規規定、是否存在法律風險等，出具法律審查意見。如發現問題，應及時與業務部門溝通修改。4.財務審核財務部門對合同進行財務審查，重點審查合同的財務條款、付款方式、結算周期等是否合理，是否符合集團財務規定，出具財務審查意見。5.分管領導審批根據合同金額及性質，按照集團授權規定，由分管領導進行審批。審批通過后，簽署審批意見。6.總裁審批對于重大合同或超過一定金額的合同，需報集團總裁審批。總裁審批通過后，簽署審批意見。7.簽訂蓋章經各級審批通過后，業務部門與對方當事人簽訂合同，并按照集團印章管理規定加蓋合同專用章。（二）合同簽訂注意事項1.合同主體資格審查簽訂合同前，應對對方當事人的主體資格、經營范圍、信用狀況等進行全面審查，確保對方具備履行合同的能力和資格。2.合同條款明確合同條款應清晰、準確、完整，避免模糊不清或歧義條款。應明確雙方的權利義務、合同標的、數量、質量、價格、履行期限、地點、方式、違約責任等主要內容。3.合同形式規范合同應采用書面形式，一式多份，雙方各執一份，并根據需要報送相關部門備案。合同文本應打印清晰，不得涂改。如有修改，應雙方協商一致，并在修改處加蓋印章。4.授權委托手續如委托代理人簽訂合同，應出具合法有效的授權委托書，并明確授權范圍、期限等內容。代理人應在授權范圍內簽訂合同，不得超越權限。五、合同的履行（一）履行原則1.全面履行原則合同當事人應按照合同約定全面履行自己的義務，包括履行合同標的、數量、質量、價款或者報酬、履行期限、地點和方式等。2.誠實信用原則合同當事人應遵循誠實信用原則，根據合同的性質、目的和交易習慣履行通知、協助、保密等義務。（二）履行監控1.業務部門負責業務部門作為合同履行的直接責任人，應建立合同履行臺賬，及時記錄合同的履行情況，包括合同進度、款項收付、質量驗收等信息。2.定期報告業務部門應定期向分管領導和相關部門報告合同履行情況，如遇重大問題或風險，應及時報告。3.協調解決在合同履行過程中，如出現爭議或問題，業務部門應及時與對方當事人溝通協商，尋求解決方案。如無法協商解決，應及時報告法務部門，按照法律程序處理。（三）變更與解除1.變更合同履行過程中，如需變更合同條款，應經雙方協商一致，并簽訂書面補充協議。補充協議作為原合同的組成部分，與原合同具有同等法律效力。變更協議的簽訂流程與原合同簽訂流程相同。2.解除合同履行過程中，如出現法定或約定的解除情形，一方如需解除合同，應及時通知對方，并按照法律規定或合同約定辦理相關手續。解除合同的通知應采用書面形式，并保留相關證據。六、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍集團各單位簽訂的各類合同文本、相關審批文件、補充協議、變更記錄、履行記錄、糾紛處理文件等均應歸檔保存。（二）歸檔要求1.及時歸檔合同簽訂或履行完畢后，業務部門應及時將相關資料整理歸檔，確保歸檔資料的完整性和準確性。2.分類整理歸檔資料應按照合同類別、年度、編號等進行分類整理，便于查詢和管理。3.電子與紙質并存歸檔資料應同時保存電子文檔和紙質文檔，電子文檔應按照統一的命名規則進行存儲，紙質文檔應裝訂成冊，加蓋歸檔章。（三）保管期限合同檔案的保管期限根據合同性質和重要程度確定，一般分為短期、中期和長期。具體保管期限如下：1.短期保管保管期限為13年的合同檔案，主要包括一般性的采購合同、銷售合同等。2.中期保管保管期限為310年的合同檔案，主要包括重要的采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.長期保管保管期限為10年以上的合同檔案，主要包括涉及重大資產交易、戰略合作協議、投資合同等。（四）檔案查閱與借閱1.查閱集團內部人員因工作需要查閱合同檔案，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。查閱時應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或復制。2.借閱集團內部人員因工作需要借閱合同檔案，應填寫《合同檔案借閱申請表》，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續借手續。借閱人應妥善保管檔案，不得轉借、涂改、遺失，按時歸還。七、合同的監督與檢查（一）監督檢查主體集團合同管理委員會負責對集團各單位合同管理工作進行監督檢查。法務部門、財務部門等相關職能部門按照職責分工，對合同管理的具體事項進行監督檢查。（二）監督檢查內容1.合同管理制度執行情況檢查集團各單位是否嚴格執行本制度，是否建立健全合同管理內部流程和制度。2.合同簽訂與履行情況檢查合同的簽訂是否符合規定流程，合同條款是否合法合規、明確清晰；合同的履行是否及時、全面，是否存在違約行為。3.合同歸檔與保管情況檢查合同檔案是否及時歸檔，歸檔資料是否完整、準確，保管期限是否符合規定，檔案查閱與借閱手續是否齊全。（三）監督檢查方式1.定期檢查集團合同管理委員會定期組織對集團各單位合同管理工作進行全面檢查，一般每年不少于[X]次。2.不定期抽查法務部門、財務部門等相關職能部門不定期對集團各單位合同管理情況進行抽查，及時發現問題并督促整改。（四）問題整改對于監督檢查中發現的問題，集團合同管理委員會應下達整改通知，要求相關單位限期整改。整改單位應制定整改措施，明確整改責任人，按時完成整改任務，并將整改情況及時報告。八、合同糾紛處理（一）糾紛預防1.加強合同審查在合同簽訂前，法務部門應嚴格審查合同條款，防范法律風險，避免因合同條款漏洞引發糾紛。2.規范合同履行業務部門應嚴格按照合同約定履行義務，及時與對方溝通協調，確保合同順利履行，減少糾紛發生的可能性。3.做好證據收集在合同履行過程中，各部門應注意收集和保存相關證據，如合同文本、往來函件、會議紀要、驗收報告、付款憑證等，以備發生糾紛時使用。（二）糾紛處理流程1.協商解決合同發生糾紛時，業務部門應首先與對方當事人進行協商，尋求解決方案。協商過程中，應注重事實和證據，合理表達訴求，爭取達成雙方都能接受的協議。2.申請調解如協商不成，可根據合同約定或雙方協商一致，向相關調解機構申請調解。調解機構應按照法定程序進行調解，促使雙方達成調解協議。3.提起仲裁或訴訟如調解不成，或雙方未約定仲裁條款，可根據法律規定向有管轄權的仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。在仲裁或訴訟過程中，應積極配合