項目部合同管理制度一、總則（一）目的為加強項目部合同管理，規范合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各項目部在項目實施過程中所涉及的各類合同，包括但不限于工程承包合同、物資采購合同、勞務分包合同、租賃合同、技術服務合同等。（三）基本原則1.依法合規原則合同的簽訂、履行、變更、終止等活動必須遵守國家法律法規和公司相關規定。2.平等自愿原則合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，任何一方不得將自己的意志強加給對方。3.公平公正原則合同條款應公平合理，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。4.誠實守信原則合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理職責（一）項目部職責1.負責組織合同的談判、起草、評審、簽訂等工作。2.負責合同的履行、跟蹤、協調和監督，及時解決合同履行過程中出現的問題。3.負責合同變更、解除等事項的提出和辦理。4.負責合同文件的整理、歸檔和保管。5.配合公司相關部門對合同糾紛進行處理。（二）項目經理職責1.作為項目部合同管理的第一責任人，全面負責項目部合同管理工作。2.組織和領導項目部合同管理團隊，確保合同管理工作的順利開展。3.審核合同文本，對合同條款的合法性、合理性、完整性負責。4.監督合同的履行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的重大問題。5.參與合同糾紛的處理，提出處理意見和建議。（三）合同管理員職責1.協助項目經理做好合同管理的各項具體工作。2.負責合同文本的起草、修訂和審核工作，確保合同條款準確、清晰、完整。3.組織合同評審會議，記錄評審意見，并根據評審意見對合同文本進行修改完善。4.負責合同的簽訂、蓋章、編號、歸檔等工作，建立合同臺賬，及時更新合同信息。5.跟蹤合同履行情況，定期向項目經理匯報合同執行情況，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題。6.負責合同文件的整理、保管和借閱工作，確保合同文件的安全和完整。（四）其他部門職責1.財務部門負責對合同的付款條款進行審核，監督合同款項的支付情況。2.法務部門負責對合同的合法性進行審查，提供法律意見和建議，協助處理合同糾紛。3.審計部門負責對合同的簽訂、履行、變更、終止等情況進行審計監督。三、合同簽訂管理（一）合同談判1.在簽訂合同前，項目部應組織相關人員對合同對方的主體資格、經營范圍、資信狀況、履約能力等進行調查了解，確保合同對方具備簽訂和履行合同的能力。2.合同談判應根據項目實際情況，明確雙方的權利義務、合同價格、付款方式、質量標準、交貨時間、違約責任等條款，確保合同條款公平合理，符合公司利益。3.談判過程中應做好記錄，記錄內容包括談判時間、地點、參與人員、談判內容、達成的共識等。（二）合同起草1.合同文本一般由項目部合同管理員負責起草，也可委托專業律師或其他專業人員起草。2.起草合同文本應遵循相關法律法規和公司合同示范文本，確保合同條款合法、準確、完整。3.合同文本應明確雙方的權利義務、合同價格、付款方式、質量標準、交貨時間、違約責任等主要條款，避免使用模糊不清、歧義性的語言。（三）合同評審1.合同起草完成后，項目部應組織相關部門和人員進行合同評審。評審人員包括項目經理、合同管理員、財務人員、法務人員等。2.合同評審應重點對合同的合法性、合理性、完整性、可行性等進行審查，提出評審意見和建議。3.評審人員應在合同評審表上簽字確認，表明對評審意見負責。（四）合同簽訂1.經評審通過的合同，由項目部負責人簽字后，報公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章。2.合同簽訂應使用公司統一的合同專用章，不得使用其他印章代替。3.合同簽訂后，合同管理員應及時將合同文本副本分發給相關部門和人員，并做好合同編號、歸檔等工作。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同簽訂后，項目部應組織合同交底會議，向項目團隊成員詳細介紹合同的主要內容、雙方的權利義務、履行要求等，確保項目團隊成員了解合同要求，明確各自的職責。2.合同交底應形成書面記錄，記錄內容包括交底時間、地點、參與人員、交底內容等。（二）合同執行跟蹤1.合同管理員應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時掌握合同執行進度，發現問題及時向項目經理匯報。2.項目經理應定期組織召開合同履行情況分析會，對合同履行過程中出現的問題進行分析研究，制定解決方案，確保合同順利履行。（三）合同變更管理1.在合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更合同條款的，項目部應及時與合同對方協商，達成一致意見后簽訂書面變更協議。2.合同變更協議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。3.合同變更后，合同管理員應及時更新合同臺賬和相關文件資料。（四）合同付款管理1.財務部門應根據合同約定的付款方式和時間，審核付款申請，確保付款符合合同要求。2.付款申請應附合同副本、發票、驗收報告等相關資料，經項目經理簽字確認后，報公司財務負責人審批。3.財務部門應嚴格按照審批后的付款申請進行付款，并做好付款記錄。（五）合同驗收管理1.合同履行完畢后，項目部應組織相關部門和人員對合同標的進行驗收，確保合同標的符合合同約定的質量標準和要求。2.驗收合格后，應出具驗收報告，驗收報告應由驗收人員簽字確認。3.驗收過程中發現問題的，項目部應及時與合同對方協商解決，如協商不成，可按照合同約定的爭議解決方式處理。五、合同風險管理（一）風險識別1.項目部應定期對合同履行過程中可能存在的風險進行識別，包括但不限于合同對方違約風險、合同條款風險、不可抗力風險、法律法規變化風險等。2.風險識別可采用問卷調查、案例分析、專家咨詢等方法進行。（二）風險評估1.對識別出的風險，項目部應進行風險評估，評估風險發生的可能性和影響程度。2.風險評估可采用定性評估和定量評估相結合的方法進行，確定風險等級。（三）風險應對1.根據風險評估結果，項目部應制定相應的風險應對措施，包括但不限于風險規避、風險減輕、風險轉移、風險接受等。2.對于重大風險，項目部應及時向公司領導匯報，并組織相關部門和人員研究制定應對方案。六、合同糾紛處理（一）糾紛協商1.合同履行過程中如發生糾紛，項目部應首先與合同對方進行協商，尋求解決方案。2.協商過程中應保持冷靜、理智，尊重對方意見，避免情緒化的表達和行為。3.協商達成一致意見的，應簽訂書面協議，明確糾紛解決方式和雙方權利義務。（二）糾紛調解1.如協商不成，可根據合同約定或雙方協商一致，申請第三方進行調解。2.調解應在公正、公平、合法的原則下進行，調解結果應符合雙方利益。3.調解達成協議的，應簽訂書面調解協議，雙方應按照調解協議履行各自義務。（三）糾紛仲裁或訴訟1.如調解不成，可根據合同約定的仲裁條款或雙方協商一致，向仲裁機構申請仲裁或向人民法院提起訴訟。2.在糾紛處理過程中，項目部應積極配合公司相關部門提供證據資料，維護公司合法權益。3.糾紛處理結束后，項目部應及時總結經驗教訓，完善合同管理工作。七、合同檔案管理（一）檔案收集1.合同簽訂后，合同管理員應及時收集合同文本、合同評審表、合同變更協議、驗收報告、付款記錄等相關文件資料，確保檔案資料的完整性。2.檔案收集應按照時間順序和類別進行整理，便于查閱和管理。（二）檔案整理1.合同管理員應定期對收集的檔案資料進行整理，分類歸檔，建立合同檔案目錄。2.檔案整理應遵循檔案管理的相關規定，確保檔案資料的規范性和準確性。（三）檔案保管1.合同檔案應妥善保管，存放于安全、防火、防潮、防蟲的檔案柜中。2.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案資料的安全和完整。（四）檔案借閱1.因工作