標準物質采購管理制度一、總則（一）目的為加強公司標準物質采購管理，規范采購流程，確保采購的標準物質符合公司質量控制和科研生產要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各部門標準物質的采購活動，包括但不限于化學分析、儀器校準、環境監測、產品質量檢驗等所需的各類標準物質。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策要求。2.質量優先原則：優先選擇質量可靠、信譽良好的供應商提供的標準物質，確保其準確性、溯源性和穩定性。3.成本效益原則：在保證標準物質質量的前提下，合理控制采購成本，提高采購效益。4.公開公正原則：采購過程應公開透明，遵循公正、公平的競爭機制，確保所有符合條件的供應商都有機會參與。5.歸口管理原則：標準物質采購工作實行歸口管理，由指定部門統一負責組織實施。二、職責分工（一）采購部門1.負責標準物質采購計劃的制定、執行和采購合同的簽訂。2.選擇合格供應商，建立供應商檔案，并定期對供應商進行評估。3.協調采購過程中的各項事宜，確保采購任務按時、按質、按量完成。（二）使用部門1.根據實際工作需要，提出標準物質的采購申請，明確規格、型號、數量等要求。2.參與對采購標準物質的驗收工作，對其適用性和質量進行確認。（三）質量管理部門1.負責對采購標準物質的質量進行監督和審核，確保其符合相關標準和規范要求。2.協助使用部門對采購標準物質進行驗收，提供技術支持和質量判定依據。（四）財務部門1.負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。2.辦理采購款項的支付手續，對采購費用進行核算和監督。三、采購計劃（一）計劃編制1.使用部門應根據年度工作任務、科研項目進度、質量控制要求等，提前[X]個月編制標準物質采購計劃。采購計劃應詳細列出所需標準物質的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等信息。2.采購計劃需經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。采購部門對各部門提交的采購計劃進行匯總、整理和分析，結合庫存情況，編制公司年度標準物質采購總計劃。（二）計劃調整1.在采購計劃執行過程中，如因工作任務變更、科研項目調整、質量控制要求變化等原因，需要對采購計劃進行調整的，使用部門應及時填寫《標準物質采購計劃調整申請表》，說明調整原因、調整內容等，并經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。2.采購部門對調整申請進行審核，如確需調整，應及時對采購計劃進行修改，并通知相關部門。調整后的采購計劃需重新履行審核手續。四、供應商管理（一）供應商選擇1.采購部門應通過多種渠道收集標準物質供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，并建立供應商信息庫。2.對潛在供應商進行資質審查，審查內容包括營業執照、生產許可證、產品質量認證、計量認證、售后服務能力等。只有符合資質要求的供應商才能進入公司合格供應商名錄。3.采購部門組織相關人員對進入合格供應商名錄的供應商進行實地考察，考察內容包括生產環境、生產工藝、質量管理體系、研發能力、售后服務等。根據考察結果，對供應商進行綜合評價，選擇優質供應商作為公司標準物質的主要供應商。（二）供應商評估1.采購部門定期對供應商進行評估，評估周期為每年一次。評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等方面。2.采購部門根據供應商評估結果，對供應商進行分類管理。對于評估結果優秀的供應商，給予優先合作機會；對于評估結果較差的供應商，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，取消其合格供應商資格。（三）供應商檔案管理1.采購部門負責建立供應商檔案，檔案內容包括供應商基本信息、資質證明文件、實地考察報告、評估記錄、合作記錄等。2.供應商檔案應及時更新，確保檔案信息的準確性和完整性。采購部門應定期對供應商檔案進行整理和歸檔，以便查閱和管理。五、采購流程（一）采購申請使用部門根據實際工作需要，填寫《標準物質采購申請表》，詳細說明所需標準物質的名稱、規格、型號、數量、用途、采購預算等信息，并經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批采購部門收到采購申請后，對其進行初步審核，審核內容包括采購申請的合理性、完整性、預算的準確性等。如審核通過，將采購申請提交至相關領導進行審批。審批通過后，采購部門方可組織實施采購活動。（三）采購實施1.采購部門根據審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行采購。采購方式包括招標采購、競爭性談判采購、詢價采購、單一來源采購等，具體采購方式應根據采購金額、采購性質、供應商數量等因素確定。2.采購部門與選定的供應商簽訂采購合同，合同內容應明確標準物質的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、售后服務等條款。采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門。（四）到貨驗收1.標準物質到貨前，采購部門應通知使用部門和質量管理部門做好驗收準備工作。2.標準物質到貨后，使用部門和質量管理部門按照相關標準和規范要求對標準物質進行驗收，驗收內容包括外觀、包裝、數量、規格、型號、證書、溯源性等。驗收合格后，填寫《標準物質驗收報告》，并簽字確認。3.如驗收發現標準物質存在質量問題或與合同約定不符的情況，采購部門應及時與供應商溝通協商，要求其采取補貨、換貨、退貨等措施，直至問題解決。如協商不成，采購部門可根據合同約定追究供應商的違約責任。（五）入庫管理驗收合格的標準物質由使用部門辦理入庫手續，填寫《標準物質入庫單》，注明標準物質的名稱、規格、型號、數量、入庫日期等信息，并簽字確認。倉庫管理人員根據入庫單對標準物質進行入庫登記，并按照規定的存儲條件進行存放。（六）付款結算1.采購部門根據采購合同和驗收報告，填寫《標準物質付款申請表》，經部門負責人審核簽字后，提交至財務部門。2.財務部門對付款申請進行審核，審核內容包括采購合同的執行情況、驗收報告的真實性、付款金額的準確性等。審核通過后，按照公司財務管理制度辦理付款手續。六、采購風險管理（一）質量風險1.采購部門應選擇質量可靠的供應商，簽訂質量保證協議，明確質量責任和違約責任。2.質量管理部門應加強對采購標準物質的質量監督和審核，確保其符合相關標準和規范要求。3.如發現采購標準物質存在質量問題，采購部門應及時采取措施，如與供應商協商解決、退貨換貨、追究違約責任等，以降低質量風險。（二）價格風險1.采購部門應定期收集市場價格信息，了解標準物質的價格波動情況，合理確定采購價格。2.在采購過程中，采購部門應通過招標采購、競爭性談判采購等方式，引入競爭機制，降低采購成本，防范價格風險。3.如因市場價格波動等原因導致采購成本增加，采購部門應及時與相關部門溝通協商，采取調整采購計劃、優化采購方案等措施，降低價格風險對公司造成的影響。（三）交貨期風險1.采購部門應與供應商明確交貨期，并在采購合同中約定違約責任。2.在采購過程中，采購部門應加強與供應商的溝通協調，及時了解生產進度和交貨情況，確保標準物質按時到貨。3.如因供應商原因導致交貨期延遲，采購部門應及時采取措施，如與供應商協商解決、調整工作計劃、追究違約責任等，以降低交貨期風險對公司造成的影響。七、監督與考核（一）監督檢查1.公司內部審計部門定期對標準物質采購活動進行監督檢查，檢查內容包括采購計劃的執行情況、采購流程的合規性、供應商管理情況、采購合同的履行情況等。2.質量管理部門不定期對采購標準物質的質量進行抽檢，確保其符合相關標準和規范要求。3.對于監督檢查中發現的問題，相關部門應及時整改，并將整改情況報告給公司領導。（二）考核評價1.采購部門定期對各部門標準物質采購計劃的執行情況進行統計分析，并將統計結果反饋給相關部門。2.公司建立標準物質采購工作考核評價機制，對采購部門、使用部門等相關部門在標準物質采購工作中的表現進行考核評價。考核評價指標包括采購計劃完成率