檢測公司合同管理制度一、總則（一）目的為加強本檢測公司合同管理，規(guī)范合同的簽訂、履行、變更、解除等行為，防范合同風險，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本檢測公司與自然人、法人及其他組織簽訂的各類合同。（三）基本原則1.依法簽訂原則：合同的簽訂、履行應遵守國家法律法規(guī)的規(guī)定。2.平等自愿原則：合同雙方在平等、自愿的基礎上協(xié)商一致，達成合同條款。3.公平公正原則：合同內(nèi)容應體現(xiàn)公平公正，保障雙方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同管理部門及職責（一）合同管理部門公司設立合同管理小組，由人事總監(jiān)擔任組長，成員包括法務人員、財務人員、相關業(yè)務部門負責人等。合同管理小組下設合同管理辦公室，設在公司綜合管理部。（二）職責分工1.人事總監(jiān)全面負責公司合同管理工作，對合同管理工作進行指導、監(jiān)督和協(xié)調(diào)。審核重大合同及涉及公司重要權益的合同。2.法務人員參與合同的起草、審核、修訂等工作，提供法律意見和建議。對合同糾紛進行法律分析，提出處理方案。3.財務人員參與合同的審核，對合同中的財務條款進行審查。負責合同執(zhí)行過程中的財務監(jiān)督，確保資金收付的準確性和合規(guī)性。4.相關業(yè)務部門負責人負責本部門合同的起草、談判、簽訂等工作。組織本部門人員履行合同約定的義務，及時處理合同履行過程中出現(xiàn)的問題。5.合同管理辦公室負責合同的日常管理工作，包括合同的登記、歸檔、保管等。對合同履行情況進行跟蹤檢查，及時向合同管理小組匯報。協(xié)助處理合同糾紛，提供相關資料和信息。三、合同的簽訂（一）合同的起草1.合同一般由業(yè)務部門負責起草。業(yè)務部門應根據(jù)合同內(nèi)容和要求，收集相關資料，進行充分的市場調(diào)研和分析，確保合同條款的合理性和可行性。2.合同起草應使用規(guī)范的合同文本格式，明確合同雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息，以及合同的標的、數(shù)量、質(zhì)量、價款或報酬、履行期限、地點和方式、違約責任等主要條款。3.合同條款應具體、明確、清晰，避免使用模糊、歧義或容易引起爭議的語言。對于重要條款和特殊要求，應進行詳細說明和解釋。（二）合同的審核1.合同起草完成后，應提交合同管理辦公室進行初審。合同管理辦公室應從合同的形式、內(nèi)容、條款等方面進行審查，確保合同的完整性和合規(guī)性。2.初審通過后，合同應提交法務人員進行法律審核。法務人員應重點審查合同的合法性、有效性、風險防范等方面，對合同條款提出法律意見和建議。3.合同還應提交財務人員進行財務審核。財務人員應審查合同中的財務條款，包括價款或報酬的支付方式、結算時間、發(fā)票開具等，確保合同的財務條款符合公司的財務管理制度和相關法律法規(guī)的規(guī)定。4.相關業(yè)務部門負責人應對合同涉及的業(yè)務內(nèi)容進行審核，確保合同條款與業(yè)務實際情況相符，能夠滿足業(yè)務需求。5.人事總監(jiān)對重大合同及涉及公司重要權益的合同進行最終審核。審核通過后，方可簽訂合同。（三）合同的簽訂1.合同經(jīng)審核通過后，由公司法定代表人或其授權代表簽訂。授權代表簽訂合同應持有法定代表人簽署的授權委托書，明確授權范圍和期限。2.簽訂合同應使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并在合同上加蓋騎縫章。合同專用章的使用應嚴格按照公司印章管理制度的規(guī)定執(zhí)行。3.合同簽訂后，合同管理辦公室應及時將合同副本分發(fā)給相關部門和人員，并做好合同的登記和歸檔工作。四、合同的履行（一）履行計劃1.合同簽訂后，業(yè)務部門應制定詳細的合同履行計劃，明確合同履行的各個環(huán)節(jié)和時間節(jié)點，確保合同能夠按時、按質(zhì)、按量履行。2.合同履行計劃應提交合同管理辦公室備案，合同管理辦公室應定期對合同履行計劃的執(zhí)行情況進行跟蹤檢查。（二）履行通知1.在合同履行過程中，雙方應按照合同約定及時履行通知義務。通知應采用書面形式，并注明通知的日期、內(nèi)容、送達方式等。2.通知應送達對方指定的地址或聯(lián)系人，并保留送達憑證。如對方地址或聯(lián)系人發(fā)生變更，應及時通知對方，并辦理相關變更手續(xù)。（三）履行監(jiān)督1.業(yè)務部門應負責合同履行的具體實施，定期對合同履行情況進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同履行過程中出現(xiàn)的問題。2.合同管理辦公室應定期對合同履行情況進行跟蹤檢查，重點檢查合同履行的進度、質(zhì)量、價款支付等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時向業(yè)務部門發(fā)出整改通知，并跟蹤整改情況。3.財務人員應按照合同約定及時辦理價款收付手續(xù)，對合同履行過程中的資金流向進行監(jiān)控，確保資金安全。（四）變更與解除1.合同履行過程中，如需要變更合同內(nèi)容，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面的變更協(xié)議。變更協(xié)議應作為原合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。2.如需要解除合同，雙方應協(xié)商一致，并簽訂書面的解除協(xié)議。解除協(xié)議應明確解除合同的原因、時間、雙方的權利義務等內(nèi)容。3.合同的變更或解除應及時通知合同管理辦公室，并辦理相關的登記和歸檔手續(xù)。五、合同的歸檔與保管（一）歸檔范圍公司簽訂的各類合同，包括合同正本、副本、補充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議等相關文件均應歸檔。（二）歸檔要求1.合同管理辦公室應按照合同類別、簽訂時間等進行分類整理，建立合同檔案目錄。2.合同檔案應包括合同文本、審批表、授權委托書、送達憑證、履行記錄等相關資料，確保檔案資料的完整性。3.合同檔案應采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。紙質(zhì)檔案應裝訂成冊，妥善保管；電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上。（三）保管期限合同檔案的保管期限應根據(jù)合同的性質(zhì)和重要程度確定，一般為[X]年。對于涉及公司重大權益、重要資產(chǎn)或具有長期法律效力的合同，保管期限應適當延長。（四）檔案查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應填寫《合同檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到合同管理辦公室查閱。2.查閱合同檔案應在合同管理辦公室指定的地點進行，不得擅自將合同檔案帶出辦公室。如需復印或摘錄合同檔案內(nèi)容，應經(jīng)合同管理辦公室同意，并辦理相關手續(xù)。3.外部單位或個人因工作需要查閱合同檔案的，應持有單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司分管領導批準后，方可查閱。查閱過程中應嚴格遵守公司的保密制度，不得泄露合同檔案中的機密信息。六、合同糾紛的處理（一）糾紛預防1.合同簽訂前，業(yè)務部門應充分了解對方的主體資格、經(jīng)營狀況、信譽等情況，對合同風險進行評估，采取相應的防范措施。2.合同履行過程中，業(yè)務部門應嚴格按照合同約定履行義務，及時與對方溝通協(xié)調(diào)，避免因溝通不暢或履行不當引發(fā)合同糾紛。3.合同管理辦公室應定期對合同履行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的合同糾紛隱患。（二）糾紛處理流程1.合同糾紛發(fā)生后，業(yè)務部門應及時收集相關證據(jù)材料，分析糾紛原因，提出初步的處理意見，并向合同管理辦公室報告。2.合同管理辦公室應組織法務人員、財務人員等相關人員對合同糾紛進行分析研究，制定具體的處理方案。3.如合同糾紛需要通過協(xié)商、調(diào)解、仲裁或訴訟等方式解決，公司應按照相關法律法規(guī)的規(guī)定，委托專業(yè)的法律機構或律師進行處理。4.在合同糾紛處理過程中，業(yè)務部門應積極配合，提供相關資料和信息，確保糾紛得到妥善解決。（三）糾紛記錄與總結1.合同管理辦公室應對合同糾紛的處理過程進行詳細記錄，包括糾紛發(fā)生的原因、處理過程、處理結果等信息。2.合同糾紛處理完畢后，合同管理辦公室應組織相關人員對糾紛處理情況進行總結分析，總結經(jīng)驗教訓，提出改進措施，防止類似糾紛再次發(fā)生。七、合同管理的信息化建設（一）信息化系統(tǒng)建設1.公司應建立合同管理信息化系統(tǒng)，實現(xiàn)合同的起草、審核、簽訂、履行、歸檔等全過程的信息化管理。2.合同管理信息化系統(tǒng)應具備合同模板管理、流程審批、文檔管理、統(tǒng)計分析等功能，提高合同管理的效率和準確性。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.業(yè)務部門應按照合同管理信息化系統(tǒng)的要求，及時將合同相關信息錄入系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.合同管理辦公室應定期對合同管理信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的及時性和有效性。（三）系統(tǒng)安全與保密1.公司應加強合同管理信息化系統(tǒng)的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密