法院檔案日常管理制度一、總則（一）目的為加強法院檔案的規范化、科學化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于法院各部門在辦理各類案件及開展日常工作過程中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則法院檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，各部門應積極配合檔案管理部門做好檔案的收集、整理、歸檔等工作，不得擅自留存、銷毀檔案。2.真實完整原則檔案內容應真實反映案件辦理過程和工作實際情況，確保檔案資料的完整性，不得遺漏、篡改重要信息。3.方便利用原則檔案管理應便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案利用效率，為法院審判工作、司法行政工作及其他各項工作提供有力支持。4.安全保密原則嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規，采取必要的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發生。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門法院設立專門的檔案管理部門，負責全院檔案的集中統一管理工作。其主要職責包括：1.貫徹執行國家有關檔案工作的法律法規和方針政策，制定本院檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等檔案日常管理工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢利用。4.負責檔案的安全保管，定期對檔案進行檢查、清點，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的實體安全。5.按照規定做好檔案的鑒定、銷毀工作，對已超過保管期限且無保存價值的檔案進行鑒定，報經批準后予以銷毀。6.負責檔案信息化建設，推進檔案數字化管理，建立檔案信息數據庫，實現檔案信息資源的共享。7.組織開展檔案業務培訓和指導工作，提高全院檔案管理人員的業務水平。8.積極提供檔案利用服務，為本院各部門及社會各界依法查閱、借閱檔案提供便利。（二）各部門檔案管理人員各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、初步立卷等工作，并配合檔案管理部門做好檔案的移交、歸檔等工作。其主要職責包括：1.負責本部門各類文件材料的收集、積累和整理工作，確保文件材料齊全、完整。2.按照檔案管理要求，對本部門的文件材料進行分類、編號、裝訂等初步立卷工作。3.在規定時間內將整理好的檔案移交檔案管理部門，并辦理交接手續。4.協助檔案管理部門做好本部門檔案的查閱、借閱等利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各類案件的訴訟文書材料，包括立案登記表、起訴狀、答辯狀、證據材料、庭審筆錄、裁判文書等。2.執行案件的相關材料，如執行申請書、執行裁定書、執行和解協議、執行筆錄、財產查詢及處置材料等。3.司法行政工作中形成的文件材料，如工作計劃、總結、請示報告、會議紀要、人事檔案、財務檔案等。4.其他與法院工作相關的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.對于辦理完畢的案件及工作事項，承辦人員應在規定時間內將相關文件材料整理好后移交本部門檔案管理人員。3.收集的文件材料應字跡清晰、內容完整，紙張應符合檔案保存要求，破損或褪色的文件材料應進行修復或復制。（三）整理原則與方法1.整理原則遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯系，區分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照案件類別、年度、保管期限等進行分類。例如，民事案件、刑事案件、行政案件分別分類；按照年度將檔案分為不同年份；根據檔案的重要程度和保存價值確定保管期限，如永久、長期、短期等。編號：對每一類檔案編制唯一的編號，便于管理和查詢。編號可采用數字編碼的方式，如“民[年份][案件編號]”“刑[年份][案件編號]”等。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、頁數等信息，以便快速查找檔案。裝訂：將整理好的文件材料按照一定順序進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應去除金屬物，破損的頁面應進行修補。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.各類案件結案后，承辦人員應在[X]個工作日內將案件材料整理完畢并移交本部門檔案管理人員。2.司法行政工作中形成的文件材料，應在次年[X]月底前整理歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應齊全、完整、真實，符合檔案整理規范。2.歸檔的文件材料應按照分類、編號順序排列，編目準確，裝訂整齊。3.檔案管理人員應對歸檔的文件材料進行認真核對，確保無誤后辦理接收手續。（三）移交程序1.各部門檔案管理人員在完成檔案初步整理后，填寫檔案移交清單，一式兩份，詳細注明檔案的類別、數量、編號等信息。2.檔案管理人員將檔案及移交清單一并送交檔案管理部門，檔案管理部門核對無誤后，雙方在移交清單上簽字確認，各執一份。3.檔案管理部門接收檔案后，應及時將其上架存放，并更新檔案管理系統中的相關信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防污染等安全防護設施。庫房應保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案裝具檔案應存放在符合標準的檔案柜、檔案架等裝具中，裝具應堅固耐用，便于檔案的存放和查找。檔案柜應排列整齊，編號清晰，便于標識和管理。（三）檔案保管期限根據國家有關規定和法院工作實際，確定各類檔案的保管期限。一般分為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）三種。具體保管期限如下：1.永久保管本院制定的重要規章制度、規范性文件等。具有重大歷史意義和查考價值的案件檔案。涉及國家機密、國家安全的案件檔案。其他需要永久保存的檔案。2.長期保管一般案件的訴訟文書材料、執行案件材料等。司法行政工作中形成的重要文件材料，如年度工作計劃、總結、重要會議紀要等。其他具有重要查考價值的檔案。3.短期保管一般性案件的訴訟文書材料、執行案件材料等。司法行政工作中形成的一般性文件材料，如一般性通知、簡報等。其他保存價值相對較小的檔案。（四）檔案保管檢查1.檔案管理部門應定期對檔案保管情況進行檢查，每月至少進行一次全面檢查，每季度進行一次重點抽查。檢查內容包括檔案的實體狀況、裝具情況、庫房環境等。2.對檢查中發現的問題應及時采取措施進行處理，如修復破損檔案、更換損壞的裝具、改善庫房環境等，確保檔案的安全保管。3.檢查情況應詳細記錄，并存檔備查。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法利用原則檔案利用應嚴格遵守國家有關法律法規和法院的相關規定，確保檔案利用工作合法、合規。2.權限管理原則根據檔案的密級和利用范圍，對檔案利用者的權限進行嚴格管理，限制非授權人員查閱、借閱檔案。3.登記審批原則檔案利用應進行登記，并按照規定履行審批手續，未經批準不得查閱、借閱檔案。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的，查閱人員應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的類別、內容、目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理查閱手續。檔案管理部門應根據查閱申請表提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，查閱完畢后應及時歸還檔案。2.借閱因特殊情況需要借閱檔案的，借閱人員應填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱檔案的理由、期限等，經所在部門負責人、檔案管理部門負責人及分管院領導簽字批準后，方可辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。借閱人員應對借閱的檔案妥善保管，不得轉借他人，不得在檔案上涂改、標記、污損，不得擅自復印、拍照檔案內容。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理部門應對歸還的檔案進行認真核對，如有損壞或丟失，應依法追究借閱人員的責任。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對每一次檔案利用情況進行詳細登記，包括利用時間、利用者姓名、所在部門、利用方式、查閱或借閱檔案的名稱及數量等信息。登記記錄應妥善保存，以便查詢和統計分析。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業務部門資深法官及相關專家組成，負責對檔案的鑒定工作進行指導和審核。（二）鑒定標準根據檔案的保管期限、重要程度、現實查考價值等因素，對檔案進行鑒定。鑒定時應參考國家有關檔案鑒定的標準和規范，結合法院工作實際情況，確定檔案是否仍具有保存價值。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進行清理，提出擬銷毀檔案的清單，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定工作小組進行鑒定。鑒定工作小組應逐卷審查檔案，根據鑒定標準，確定檔案是否可以銷毀。3.對經鑒定可以銷毀的檔案，檔案鑒定工作小組應簽署鑒定意見，并報分管院領導批準。4.檔案管理部門根據批準的銷毀清單，組織實施檔案銷毀工作。銷毀檔案時，應指定專人負責監銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。（四）銷毀記錄檔案銷毀過程應進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱及數量、監銷人員等信息。銷毀記錄應永久保存，以備查考。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的法院檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平，為法院審判工作和司法行政工作提供更加便捷、高效的檔案信息服務。（二）數字化掃描對庫存檔案進行全面數字化掃描，掃描分辨率應符合檔案存儲和利用要求，確保掃描圖像清晰、完整。掃描后的電子文件應進行格式轉換、圖像處理等技術處理，保證電子文件的質量。（三）數據錄入與掛接將掃描后的電子文件進行數據錄入，建立檔案目錄數據庫，實現檔案目錄信息與電子文件的關聯掛接。數據錄入應準確、完整，確保檔案信息的一致性和準確性。（四）系統功能1.檔案檢索提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便快速查找所需檔案信息。2.借閱管理實現檔案借閱的在線申請、審批、登記、續借、歸還等功能，對借閱過程進行全程跟蹤和管理。3.權限管理設置不同的用戶角色和權限，根據用戶的工作職責和需求，授予相應的檔案查閱、借閱等權限，確保檔案信息安全。4.統計分析對檔案利用情況、檔案數量變化等進行統計分析，生成各類統計報表，為檔案管理決策提供數據支持。