海口合同備案管理制度一、總則（一）目的為加強公司合同管理，規范合同簽訂、履行及備案流程，維護公司合法權益，提高公司經濟效益，根據國家相關法律法規及公司實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在海口地區簽訂的各類合同，包括但不限于買賣合同、租賃合同、服務合同、技術合同等。（三）基本原則1.依法合規原則：合同的簽訂、履行及備案應嚴格遵守國家法律法規及政策規定。2.平等自愿原則：合同雙方應在平等、自愿的基礎上簽訂合同，充分表達各自意愿。3.公平公正原則：合同條款應公平合理，不得損害任何一方的合法權益。4.誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，全面履行合同約定的義務。二、合同簽訂管理（一）合同承辦部門及職責1.公司各部門根據業務需要簽訂合同的，為合同承辦部門。合同承辦部門負責合同項目的調研、談判、起草、審查、簽訂及履行等工作。2.合同承辦部門應指定專人作為合同承辦人，負責具體辦理合同事務。合同承辦人應具備相應的業務知識和法律知識，熟悉合同簽訂流程和相關法律法規。（二）合同簽訂流程1.合同立項合同承辦部門根據業務需求，填寫《合同立項申請表》，詳細說明合同項目的名稱、內容、金額、履行期限等基本情況，并提交分管領導審批。2.合同談判合同承辦部門負責組織合同談判工作，與合同對方就合同條款進行協商，爭取有利于公司的合同條件。談判過程中，應做好談判記錄，記錄談判時間、地點、參與人員、談判內容等。3.合同起草合同承辦人根據談判結果，起草合同文本。合同文本應內容完整、條款明確、邏輯嚴謹，避免出現模糊不清、歧義或容易引起糾紛的條款。合同文本應使用公司統一的合同模板，如無合適模板，可根據實際情況自行起草，但應確保符合法律法規及公司相關規定。4.合同審查合同起草完成后，合同承辦人應將合同文本提交本部門負責人和法務部門進行審查。部門負責人主要審查合同內容是否符合本部門業務要求，法務部門主要審查合同條款是否符合法律法規及公司利益。審查意見應書面反饋給合同承辦人，合同承辦人根據審查意見對合同文本進行修改完善。5.合同審批經審查修改后的合同文本，由合同承辦部門負責人簽署意見后，提交公司分管領導、總經理審批。審批通過的合同，方可正式簽訂。（三）合同印章管理1.公司設立合同專用章，由法務部門負責保管和使用。合同專用章的使用應嚴格按照規定的流程進行審批，未經批準不得擅自使用。2.合同承辦人持審批通過的合同文本到法務部門申請加蓋合同專用章。法務部門在核對合同文本與審批單一致后，方可加蓋合同專用章。蓋章后的合同文本應留存一份復印件存檔。三、合同履行管理（一）合同履行跟蹤1.合同簽訂后，合同承辦部門應負責跟蹤合同的履行情況，及時掌握合同對方的履行進度和存在的問題。2.合同承辦人應定期向部門負責人匯報合同履行情況，重大問題應及時向分管領導和總經理報告。合同履行過程中，如發現合同對方有違約行為或可能影響合同履行的情況，應及時采取措施，要求對方糾正違約行為或協商解決問題。（二）合同變更與解除1.合同履行過程中，如因客觀情況發生變化需要變更或解除合同的，合同承辦部門應及時與合同對方協商，并簽訂書面的變更或解除協議。變更或解除協議應按照合同簽訂流程進行審批。2.合同變更或解除后，合同承辦部門應及時通知相關部門和人員，并對合同變更或解除的原因、過程及結果進行記錄存檔。（三）合同糾紛處理1.如在合同履行過程中發生糾紛，合同承辦部門應及時收集相關證據，分析糾紛原因，制定解決方案，并及時向分管領導和法務部門報告。2.法務部門負責指導合同承辦部門處理合同糾紛，必要時可委托律師代理訴訟或仲裁。合同糾紛處理過程中，應嚴格按照法律法規的規定進行，維護公司合法權益。四、合同備案管理（一）備案范圍公司在海口地區簽訂的各類合同，均應按照本制度規定進行備案。（二）備案流程1.合同簽訂后，合同承辦人應在[X]個工作日內將合同文本及相關資料提交法務部門進行備案。備案資料包括合同文本原件、合同審批單、對方營業執照副本復印件等。2.法務部門收到備案資料后，應及時進行審核。審核內容包括合同文本是否符合法律法規及公司規定、合同審批手續是否齊全等。審核無誤后，將合同資料登記備案，并留存一份復印件存檔。3.法務部門應定期對備案合同進行整理和統計，形成合同備案臺賬，并將合同備案情況定期向公司領導匯報。五、監督檢查與考核（一）監督檢查1.法務部門負責對公司合同簽訂、履行及備案情況進行定期監督檢查，確保合同管理工作規范、有序進行。2.監督檢查內容包括合同簽訂流程是否合規、合同履行情況是否良好、合同備案是否及時準確等。對發現的問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）考核機制1.將合同管理工作納入公司績效考核體系，對合同承辦部門和合同承辦人的工作進行考核。考核指標包括合同簽訂的合規性、合同履行的效果、合同糾紛的處理情況、合同備案的及時性等。2.對在合同管理工作中表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對因工作失誤或違規操作給公司造成損失的部門和個人，按照公司相關規定進行責任追究。六、附則（一）解釋權本