中藥膏方制作配料記錄管理制度?

一、目的為規范中藥膏方制作配料記錄管理，保證配料過程的準確性、可追溯性，確保膏方質量安全，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于醫院內所有中藥膏方制作的配料記錄管理工作，包括但不限于膏方制作室、藥房等相關部門。三、職責分工1.膏方制作室負責人：負責監督配料記錄工作的執行，對記錄的完整性、準確性進行審核。確保配料記錄符合本制度要求，并對記錄資料進行定期整理和歸檔。2.配料人員：嚴格按照操作規范進行配料操作，并及時、準確、完整地填寫配料記錄。對記錄的真實性和準確性負責。3.質量管理人員：對配料記錄進行定期檢查和不定期抽查，確保記錄符合質量管理要求。對發現的問題及時提出整改意見，并監督整改措施的落實。四、記錄內容1.基本信息-膏方名稱、編號：應與處方及相關醫囑一致，確保膏方的唯一性標識。-患者信息：包括姓名、性別、年齡、病歷號等，以便追溯膏方的使用對象。-制作日期：精確到年、月、日，記錄膏方配料開始的時間。2.配料信息-藥材名稱：詳細記錄所使用的每一味中藥材的名稱，應使用法定名稱，避免使用別名。-規格：明確藥材的規格，如產地、炮制方法等，確保藥材質量的一致性。-用量：按照處方準確記錄每味藥材的用量，單位統一使用法定計量單位（克、毫克等）。-來源：記錄藥材的采購來源，包括供應商名稱、采購批次等信息，以便追溯藥材的質量和來源。3.操作記錄-配料順序：嚴格按照膏方制作工藝要求記錄配料的先后順序，確保膏方質量的穩定性。-稱量過程：詳細記錄每味藥材的稱量時間、稱量設備編號及稱量結果。對于貴重藥材和毒性藥材，應雙人復核稱量并簽字確認。-配料操作人簽名：由實際進行配料操作的人員簽名，明確責任。4.特殊情況記錄-若在配料過程中出現藥材質量問題（如變質、蟲蛀等）、稱量誤差、操作失誤等特殊情況，應詳細記錄問題發生的時間、具體情況、處理措施及處理結果。記錄應由相關負責人審核并簽字。五、記錄填寫要求1.真實性：配料記錄應如實反映實際配料過程，不得偽造、篡改記錄內容。2.準確性：記錄內容應準確無誤，文字表述清晰、簡潔，避免模糊不清或容易產生歧義的表述。3.完整性：所有規定的記錄項目必須填寫完整，不得漏項。如有空白欄，應劃斜線表示。4.及時性：配料記錄應在操作過程中及時填寫，不得事后補記。對于緊急調配的膏方，應在完成配料后盡快補齊記錄。5.規范性：記錄應使用藍黑墨水或碳素墨水書寫，字跡工整、清晰。不得使用鉛筆、圓珠筆等容易褪色或修改的筆具。如需修改記錄，應在修改處劃雙線，注明修改日期，并由修改人簽名確認。六、記錄審核1.配料人員自審：配料完成后，配料人員應首先對自己填寫的配料記錄進行自查，確保記錄內容完整、準確。2.專人審核：膏方制作室應安排專人對配料記錄進行審核，審核內容包括記錄的完整性、準確性、規范性以及配料操作是否符合工藝要求等。審核人應在審核后簽名并注明審核日期。3.質量管理人員抽檢：質量管理人員應定期對配料記錄進行抽檢，抽檢比例不低于總記錄數的[X]%。發現問題及時反饋給膏方制作室，并督促整改。七、記錄保存與歸檔1.保存方式：配料記錄應以紙質和電子兩種形式保存。紙質記錄應存放在專用的文件柜中，做好防潮、防蟲、防火等措施；電子記錄應定期備份，存儲在醫院專用的服務器或外部存儲設備中，并設置訪問權限，確保數據安全。2.保存期限：配料記錄應保存至少[X]年，自膏方制作完成之日起計算。對于涉及醫療糾紛或其他特殊情況的記錄，應按照相關法律法規的要求延長保存期限。3.歸檔管理：膏方制作室應定期對配料記錄進行整理歸檔，按照制作日期、膏方名稱等進行分類編號，便于查詢和檢索。同時，應建立歸檔記錄清單，記錄每份記錄的歸檔位置、保存期限等信息。八、記錄查閱與調用1.內部查閱：醫院內部因工作需要查閱配料記錄的，應填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到膏方制作室或檔案管理部門查閱。查閱人不得擅自復印、摘抄記錄內容，如需摘錄相關信息，應經膏方制作室負責人同意，并在指定的記錄摘錄本上進行記錄。2.外部調用：因司法、行政等外部原因需要調用配料記錄的，應按照國家法律法規和醫院相關規定，由醫院相關部門接待并辦理手續。在提供記錄前，應確保調用方具有合法的手續和授權，并對調用記錄的用途進行明確登記。調用記錄一般提供復印件，原件原則上不予外借。如有特殊情況需要外借原件，應經醫院主管領導批準，并辦理嚴格的借閱手續，規定歸還日期。九、培訓與考核1.培訓：醫院應定期組織對膏方制作人員、質量管理人員等相關人員進行配料記錄管理制度的培訓，培訓內容包括記錄填寫規范、審核要點、保存與歸檔要求等。新入職員工應在入職后[X]周內接受專門的配料記錄管理培訓。2.考核：定期對相關人員進行考核，考核內容包括理論知識和實際操作兩部分。理論知識考核主要考查對本制度的掌握程度；實際操作考核主要檢查記錄填寫的準確性、規范性以及對記錄審核、保存等流程的執行情況。考核結果應與員工的績效掛鉤，對于考核不合格的員工，應進行補考和再培訓，直至考核合格。十、監督與獎懲1.監督：醫院行政部門和質量管理部門應對配料記錄管理制度的執行情況進行定期監督檢查，發現問題及時督促整改。對制度執行不力的部門和個人，應進行通報批評。2.獎勵：對嚴格執行配料記錄管理制度，在記錄管理工作中表現突出的部門和個人，醫院應給予表彰和獎勵，獎勵形式包括物質獎勵、精神獎勵等。3.懲罰：對于違反本制度，導致配料記錄不真實、不準確、不完整或丟失的部門和個人，醫院將視情節輕重