現金采購庫存管理制度總則目的為加強公司現金采購庫存管理，規范采購行為，確保庫存物資的合理儲備、安全完整和有效利用，保障公司生產經營活動的順利進行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及現金采購及庫存管理的部門和人員。基本原則1.合法性原則：采購活動及庫存管理必須符合國家法律法規和公司各項規定。2.準確性原則：采購數量、價格等信息要準確無誤，庫存記錄要真實可靠。3.效益性原則：在滿足公司生產經營需求的前提下，合理控制采購成本和庫存水平，提高資金使用效率。4.監督制約原則：采購、驗收、保管、付款等環節相互分離、相互制約，防止舞弊行為。采購流程采購申請1.需求部門提交：各部門根據生產經營計劃和實際需求，填寫《采購申請表》，詳細注明所需物資的名稱、規格、型號、數量、預計到貨時間等信息。2.審批：部門負責人對申請的合理性和必要性進行審核簽字。涉及金額較大的采購申請，需報經分管領導審批。超過一定金額的重大采購項目，需提交公司管理層會議審議通過。供應商選擇與評估1.建立供應商庫：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，進行篩選和評估，建立合格供應商庫。2.選擇供應商：根據采購申請，從合格供應商庫中選擇合適的供應商，向其發送詢價單或招標邀請。要求供應商提供報價單、產品規格書、質量保證文件等資料。3.評估供應商：采購部門會同相關部門對供應商的報價、產品質量、交貨期、售后服務等方面進行綜合評估。定期對供應商進行考核，對于不符合要求的供應商，及時從供應商庫中剔除。采購合同簽訂1.合同起草：采購部門根據與供應商協商的結果，起草采購合同。2.審核：合同初稿提交法務部門審核，確保合同條款合法合規、權責清晰。3.簽訂：經審核通過后，由公司授權代表與供應商簽訂采購合同。合同應明確采購物資的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、付款方式等條款。采購執行1.下達采購訂單：采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單，明確訂單編號、訂單明細、交貨要求等信息。2.跟蹤訂單執行情況：采購人員定期與供應商溝通，了解訂單執行進度，及時協調解決出現的問題，確保物資按時、按質、按量到貨。3.到貨驗收：物資到貨前，采購部門通知驗收部門做好驗收準備。驗收部門按照合同要求和相關標準對到貨物資的數量、質量、規格等進行檢驗。對于驗收合格的物資，填寫《驗收單》；對于驗收不合格的物資，及時與供應商協商處理，如退貨、換貨、補貨等，并記錄相關情況。庫存管理庫存規劃1.制定庫存定額：根據公司生產經營特點和歷史數據，結合市場需求預測，制定各類物資的庫存定額，作為庫存控制的依據。2.分類管理：按照物資的重要性、價值高低、使用頻率等因素，將庫存物資分為A、B、C三類，實施分類管理。A類物資：價值高、用量大、重要性強的物資，重點監控，嚴格控制庫存水平。B類物資：價值和用量適中的物資，進行常規管理。C類物資：價值低、用量小、重要性較弱的物資，簡化管理。庫存入庫1.辦理入庫手續：物資到貨并驗收合格后，倉庫管理人員根據《驗收單》辦理入庫手續，填寫《入庫單》，注明物資名稱、規格、數量、入庫日期、供應商等信息。2.入庫上架：按照物資的類別、規格、批次等進行分類存放，合理規劃庫位，確保物資擺放整齊、便于查找和盤點。庫存保管1.日常巡查：倉庫管理人員定期對庫存物資進行巡查，檢查物資的存儲狀態、質量狀況、安全情況等，發現問題及時處理，并做好記錄。2.倉儲環境維護：保持倉庫清潔、干燥、通風良好，根據物資的特性，采取相應的防潮、防蟲、防火、防盜等措施，確保庫存物資的安全。3.庫存盤點：定期盤點：制定盤點計劃，定期對庫存物資進行全面盤點，確保賬實相符。不定期抽查：在日常工作中，對部分庫存物資進行不定期抽查盤點，及時發現和糾正可能存在的問題。盤點結果處理：盤點結束后，編制《盤點報告》，對盤盈、盤虧情況進行分析，查明原因，提出處理意見，報經批準后進行賬務調整和相關處理。庫存出庫1.填寫出庫單：各部門根據實際需求，填寫《出庫單》，注明物資名稱、規格、數量、用途等信息。2.審批：部門負責人對出庫申請進行審核簽字。涉及貴重物資或限額領用物資的出庫，需報經相關領導審批。3.辦理出庫手續：倉庫管理人員根據審批后的《出庫單》辦理物資出庫手續，核對物資信息無誤后，交付領用部門，并在《出庫單》上簽字確認。4.出庫記錄：及時更新庫存臺賬，記錄物資的出庫日期、數量、領用部門等信息，確保庫存數據的準確性。現金管理現金采購預算1.編制預算：采購部門根據年度生產經營計劃和采購需求，編制現金采購預算，明確預算期內各項采購支出的金額、時間等。2.審核與批準：現金采購預算經財務部門審核、公司管理層審批后執行。現金支付1.支付申請：采購部門根據采購合同和到貨驗收情況，填寫《付款申請單》，注明供應商名稱、采購合同編號、付款金額、付款方式等信息。2.審批流程：采購部門負責人審核簽字。財務部門審核發票、驗收單、采購合同等相關憑證，核對付款金額和付款條件，審核無誤后簽字。按照公司財務審批權限，報經各級領導審批。3.支付執行：財務部門根據審批通過的《付款申請單》，辦理現金支付手續，確保支付的準確性和及時性。現金使用監督1.定期審計：財務部門定期對現金采購業務進行內部審計，檢查采購流程的合規性、發票的真實性、付款的準確性等，發現問題及時整改。2.專項檢查：對于重大采購項目或涉及金額較大的現金支付業務，進行專項檢查，加強監督力度。信息化管理建立采購庫存管理系統利用信息化技術，建立采購庫存管理系統，實現采購申請、供應商管理、采購合同簽訂、訂單跟蹤、庫存管理、入庫出庫、現金支付等業務的信息化操作和數據共享。數據維護與更新指定專人負責采購庫存管理系統的數據維護與更新工作，確保系統數據的準確性、及時性和完整性。定期對系統數據進行備份，防止數據丟失。數據分析與利用通過采購庫存管理系統，定期生成各類報表和分析數據，如采購成本分析、庫存周轉率分析、供應商績效分析等，為公司管理層提供決策支持，幫助優化采購庫存管理工作。監督與考核監督機制1.內部審計監督：公司內部審計部門定期對現金采購庫存管理情況進行審計，檢查制度執行情況、業務流程合規性、財務收支真實性等，發現問題及時提出審計意見和建議，并督促整改。2.風險管理部門監督：風險管理部門對采購庫存業務中的風險進行識別、評估和監控，制定相應的風險應對措施，確保公司采購庫存管理活動的穩健運行。考核辦法1.考核指標設定：制定采購庫存管理考核指標體系，包括采購成本控制、庫存周轉率、物資質量合格率、供應商交貨及時率、制度執行情況等方面的指標。2.考核周期：定期對采購部門、倉庫管理部門及相關人員進行考核，考核周期為月度、季度或年度。3.考核結果應用：將考核結果與部門和個人的績效掛鉤，對于考核優秀的部門和個人給