生產(chǎn)質(zhì)量文件管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)質(zhì)量文件的管理，確保生產(chǎn)過程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，提高產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)質(zhì)量相關(guān)文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)布、使用、修訂、廢止及保管等環(huán)節(jié)。（三）職責(zé)分工1.質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)制定、修訂和完善生產(chǎn)質(zhì)量文件管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。歸口管理各類生產(chǎn)質(zhì)量文件，組織文件的審核、批準(zhǔn)工作。定期對(duì)生產(chǎn)質(zhì)量文件的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和評(píng)估，提出改進(jìn)建議。2.各生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)質(zhì)量文件的起草、修訂和執(zhí)行，并確保文件的有效實(shí)施。及時(shí)反饋生產(chǎn)質(zhì)量文件在執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，配合質(zhì)量管理部門進(jìn)行文件的優(yōu)化。3.其他相關(guān)部門按照各自職責(zé)，配合質(zhì)量管理部門做好生產(chǎn)質(zhì)量文件的管理工作，在工作中嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)文件規(guī)定。二、文件分類與編號(hào)（一）文件分類1.質(zhì)量手冊(cè)：闡述公司質(zhì)量管理體系的總體要求和框架，是公司質(zhì)量管理的綱領(lǐng)性文件。2.程序文件：規(guī)定質(zhì)量管理體系過程的方法和要求，確保各項(xiàng)質(zhì)量活動(dòng)有效開展。3.作業(yè)文件操作規(guī)程：明確生產(chǎn)過程中各工序的操作步驟、方法和注意事項(xiàng)。檢驗(yàn)規(guī)范：規(guī)定原材料、半成品、成品的檢驗(yàn)項(xiàng)目、方法、標(biāo)準(zhǔn)和抽樣方案。質(zhì)量記錄表格：用于記錄生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)質(zhì)量數(shù)據(jù)和信息。4.外來文件：包括國家和行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、法規(guī)、客戶提供的技術(shù)文件等。（二）文件編號(hào)1.質(zhì)量手冊(cè)：QM[公司簡稱][年份]例如：QMABC公司20232.程序文件：QP[部門代碼][順序號(hào)][年份]部門代碼按照公司部門設(shè)置進(jìn)行編制，如生產(chǎn)部為SC，質(zhì)量部為ZL等。順序號(hào)為三位數(shù)字，從001開始依次編排。例如：QPSC00120233.作業(yè)文件操作規(guī)程：OP[工序代碼][順序號(hào)][年份]工序代碼根據(jù)生產(chǎn)流程進(jìn)行編制，順序號(hào)為三位數(shù)字。例如：OP010012023檢驗(yàn)規(guī)范：IS[產(chǎn)品類別代碼][順序號(hào)][年份]產(chǎn)品類別代碼按照公司產(chǎn)品分類進(jìn)行編制，順序號(hào)為三位數(shù)字。例如：ISA類產(chǎn)品0012023質(zhì)量記錄表格：QR[表格名稱代碼][年份]表格名稱代碼根據(jù)表格內(nèi)容進(jìn)行編制，盡量簡潔明了。例如：QR原材料檢驗(yàn)記錄20234.外來文件：FL[文件來源代碼][文件編號(hào)][年份]文件來源代碼根據(jù)文件來源進(jìn)行編制，如國家標(biāo)準(zhǔn)為GB，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)為HB等。例如：FLGB190832023三、文件編制與審核（一）編制要求1.內(nèi)容準(zhǔn)確：文件內(nèi)容應(yīng)符合國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況，確保準(zhǔn)確無誤。2.邏輯清晰：文件結(jié)構(gòu)應(yīng)合理，層次分明，條款之間邏輯連貫，便于理解和執(zhí)行。3.語言規(guī)范：使用規(guī)范、簡潔、易懂的語言，避免模糊、歧義或生僻的詞匯和語句。4.可操作性強(qiáng)：文件應(yīng)明確規(guī)定各項(xiàng)工作的操作流程、方法和標(biāo)準(zhǔn)，具有實(shí)際指導(dǎo)意義，便于員工在工作中遵循。（二）起草1.由相關(guān)部門根據(jù)工作需要，指定熟悉業(yè)務(wù)的人員負(fù)責(zé)文件的起草工作。2.起草人員應(yīng)深入了解工作流程和實(shí)際需求，收集相關(guān)資料，參考同類文件，確保文件內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。3.在起草過程中，應(yīng)與相關(guān)部門和人員進(jìn)行充分溝通，廣泛征求意見，確保文件的可行性和可操作性。（三）審核1.文件起草完成后，由起草部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初審，重點(diǎn)審核文件內(nèi)容是否符合部門實(shí)際工作要求，邏輯是否清晰，語言是否規(guī)范等。2.初審?fù)ㄟ^后，將文件提交質(zhì)量管理部門進(jìn)行審核。質(zhì)量管理部門審核人員應(yīng)從質(zhì)量管理體系的整體要求出發(fā)，審核文件與質(zhì)量手冊(cè)、程序文件的一致性，文件的可操作性以及對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量的保障作用等。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，質(zhì)量管理部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，共同對(duì)文件進(jìn)行審核，確保文件內(nèi)容在各部門之間的協(xié)調(diào)性和一致性。4.審核人員應(yīng)在文件上簽署審核意見，對(duì)于不符合要求的地方，應(yīng)明確指出并提出修改建議，起草人員根據(jù)審核意見進(jìn)行修改完善。四、文件批準(zhǔn)與發(fā)布（一）批準(zhǔn)1.經(jīng)過審核的文件，由質(zhì)量管理部門提交公司主管領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行批準(zhǔn)。2.公司主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，確保文件符合公司質(zhì)量管理方針和目標(biāo)，與公司整體戰(zhàn)略和運(yùn)營要求相一致。3.對(duì)于重要的生產(chǎn)質(zhì)量文件，如質(zhì)量手冊(cè)、關(guān)鍵工序的操作規(guī)程等，公司主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行專題討論，充分聽取各方意見后再行批準(zhǔn)。4.批準(zhǔn)人應(yīng)在文件上簽署批準(zhǔn)意見，并注明批準(zhǔn)日期。（二）發(fā)布1.文件批準(zhǔn)后，由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一發(fā)布。2.發(fā)布方式包括紙質(zhì)文件發(fā)放、電子文件共享等，確保相關(guān)部門和人員能夠及時(shí)獲取最新的生產(chǎn)質(zhì)量文件。3.在文件發(fā)布時(shí)，應(yīng)同時(shí)發(fā)放文件發(fā)放登記表，記錄文件發(fā)放的部門、人員、日期等信息，以便進(jìn)行文件的跟蹤和管理。4.對(duì)于受控文件，應(yīng)在文件上加蓋“受控”印章，并注明文件編號(hào)、版本號(hào)、生效日期等信息。受控文件的發(fā)放范圍應(yīng)嚴(yán)格限定，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸和使用。五、文件使用與培訓(xùn)（一）文件使用1.各部門和人員應(yīng)按照文件發(fā)放登記表上的記錄，及時(shí)領(lǐng)取所需要的生產(chǎn)質(zhì)量文件，并妥善保管。2.在工作中，員工應(yīng)嚴(yán)格按照文件規(guī)定的流程、方法和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行操作，確保工作質(zhì)量的一致性和穩(wěn)定性。3.對(duì)于文件中規(guī)定的各項(xiàng)質(zhì)量記錄，員工應(yīng)認(rèn)真填寫，保證記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，并按照規(guī)定的期限進(jìn)行保存。4.當(dāng)文件發(fā)生修訂時(shí)，員工應(yīng)及時(shí)獲取最新版本的文件，并按照新文件的要求進(jìn)行工作調(diào)整。（二）培訓(xùn)1.質(zhì)量管理部門應(yīng)根據(jù)文件的重要性和適用范圍，定期組織相關(guān)人員進(jìn)行文件培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括文件的目的、適用范圍、主要內(nèi)容、操作要點(diǎn)以及與其他文件的關(guān)系等，確保員工能夠全面理解和掌握文件要求。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學(xué)習(xí)等多種形式，以滿足不同員工的學(xué)習(xí)需求。4.在培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)員工進(jìn)行考核，考核方式可以是書面考試、實(shí)際操作等，確保員工真正掌握了文件內(nèi)容。對(duì)于考核不合格的員工，應(yīng)進(jìn)行補(bǔ)考或再次培訓(xùn)，直至合格為止。六、文件修訂與廢止（一）修訂1.隨著公司業(yè)務(wù)發(fā)展、法律法規(guī)變更、技術(shù)進(jìn)步等原因，生產(chǎn)質(zhì)量文件可能需要進(jìn)行修訂。2.各部門在工作中發(fā)現(xiàn)文件存在不合理、不適用或需要補(bǔ)充完善的情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)填寫文件修訂申請(qǐng)表，詳細(xì)說明修訂的原因、內(nèi)容和建議。3.文件修訂申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，提交質(zhì)量管理部門。質(zhì)量管理部門對(duì)修訂申請(qǐng)進(jìn)行評(píng)估，確定是否需要修訂文件。4.如需修訂文件，質(zhì)量管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)修訂工作。修訂人員應(yīng)按照文件編制與審核的要求，對(duì)文件進(jìn)行修改，并重新履行審核、批準(zhǔn)和發(fā)布手續(xù)。5.文件修訂后，質(zhì)量管理部門應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門和人員，確保他們能夠獲取最新版本的文件，并組織對(duì)涉及修訂內(nèi)容的員工進(jìn)行培訓(xùn)。（二）廢止1.當(dāng)文件不再適用或已被新文件替代時(shí)，應(yīng)予以廢止。2.質(zhì)量管理部門定期對(duì)生產(chǎn)質(zhì)量文件進(jìn)行清理，識(shí)別需要廢止的文件，并填寫文件廢止申請(qǐng)表。3.文件廢止申請(qǐng)表經(jīng)質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，正式發(fā)布文件廢止通知。4.對(duì)于廢止的文件，應(yīng)在文件上加蓋“廢止”印章，并妥善保管一定期限，以備查閱。七、文件保管與存檔（一）保管要求1.質(zhì)量管理部門應(yīng)設(shè)立專門的文件保管場所，配備必要的保管設(shè)施，如文件柜、防火防潮設(shè)備等，確保文件的安全存放。2.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照文件類別、編號(hào)、年份等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。同時(shí)，應(yīng)建立紙質(zhì)文件借閱登記制度，記錄借閱文件的人員、日期、歸還日期等信息。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則進(jìn)行分類管理。定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保文件的完整性和可讀性。4.文件保管人員應(yīng)定期對(duì)文件進(jìn)行盤點(diǎn)，核對(duì)文件的數(shù)量、完整性等情況，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。（二）存檔1.生產(chǎn)質(zhì)量文件應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行存檔，存檔期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定的要求。2.存檔文件應(yīng)包括文件的原始版本、修訂記錄