it溝通管理制度一、總則（一）目的為了規范公司內部IT溝通行為，提高溝通效率，確保信息準確傳遞，促進各部門之間的協作與配合，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在使用IT工具進行溝通時的行為規范。（三）基本原則1.準確性原則：溝通內容應準確、清晰，避免模糊、歧義或誤導性信息。2.及時性原則：及時回復重要信息，避免因拖延導致工作延誤。3.禮貌性原則：尊重他人，使用禮貌用語，保持良好的溝通態度。4.保密性原則：涉及公司機密信息的溝通，應嚴格遵守保密規定。二、IT溝通工具及使用規范（一）即時通訊工具1.公司統一使用的即時通訊工具為[具體工具名稱]。員工應使用該工具進行日常工作溝通，不得私自使用其他未經公司許可的即時通訊工具。2.添加好友：員工應按照公司組織架構添加同事為好友，便于溝通協作。添加好友時，需注明真實姓名及所在部門。3.群組管理：各部門可根據工作需要創建部門內部溝通群組，但需向行政部門報備群組名稱、成員范圍及用途。跨部門溝通群組需由相關部門負責人提出申請，經公司領導批準后創建。群組成員應遵守群規，不得在群內發送與工作無關的信息，不得進行惡意刷屏、爭吵等行為。4.消息發送：發送工作消息時，應簡潔明了，突出重點。重要信息應進行必要的說明和解釋，確保接收方能夠準確理解。避免在非工作時間發送緊急工作消息，如遇緊急情況，應先電話聯系相關人員確認其知曉后再通過即時通訊工具發送詳細信息。（二）電子郵件1.郵箱使用：公司為員工配備統一的工作郵箱，員工應妥善保管賬號密碼，不得隨意透露給他人。2.郵件主題：郵件主題應準確概括郵件內容，便于收件人快速了解郵件主旨。主題應避免使用模糊、籠統的表述。3.郵件正文：郵件正文應條理清晰，分段表述。開頭應簡要說明郵件目的，正文內容應詳細闡述相關事項，結尾應明確提出需要收件人采取的行動或回復要求。如有附件，應在正文中注明附件名稱及內容簡介，以便收件人在查看郵件時能夠快速了解附件情況。郵件內容應使用規范的語言文字，避免使用網絡用語、錯別字和語病。4.郵件發送：發送郵件前，應仔細核對收件人、抄送人和密送人信息，確保郵件發送給正確的對象。根據郵件內容的重要性和緊急程度，合理選擇發送時機。重要緊急的郵件應及時發送，重要但不緊急的郵件可提前規劃好發送時間，避免集中發送導致收件人應接不暇。對于涉及多個部門或人員的郵件，應確保相關人員都能收到郵件，避免因遺漏收件人而影響工作。（三）視頻會議系統1.會議預約：如需召開視頻會議，會議組織者應至少提前[X]小時通過公司內部系統預約會議，并詳細填寫會議主題、時間、參會人員、會議議程等信息。如遇緊急會議，應盡量提前通知參會人員，并確保參會人員有足夠的時間準備。2.會議準備：會議組織者應提前測試視頻會議設備，確保音頻、視頻效果良好，網絡連接穩定。準備好會議所需的資料，如PPT、文檔等，并提前發送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內容。3.參會要求：參會人員應提前[X]分鐘進入視頻會議系統，調試好設備，確保能夠正常參會。參會人員應保持良好的會議秩序，將手機調至靜音或關機狀態，避免在會議期間接聽電話或處理其他事務。參會人員應積極參與會議討論，認真聽取他人發言，不得隨意打斷他人。如有意見或建議，應在合適的時機提出。4.會議記錄：會議組織者應指定專人負責會議記錄，記錄會議討論的主要內容、達成的共識、決策事項及責任人等信息。會議記錄應在會議結束后[X]個工作日內整理完成，并發送給參會人員及相關部門負責人。三、信息發布與共享（一）公司內部網站1.信息發布職責：行政部門負責公司內部網站的日常維護和管理，確保網站內容的及時更新和準確性。各部門應指定專人負責本部門信息的收集、整理和發布工作，并及時將相關信息提交給行政部門。2.信息發布內容：公司內部網站應發布公司動態、規章制度、通知公告、業務信息、員工風采等各類信息。發布的信息應具有真實性、時效性和價值性，不得發布虛假、誤導性或無關的信息。3.信息審核：行政部門在發布信息前，應進行嚴格的審核，確保信息內容符合公司規定和法律法規要求。對于涉及公司機密、敏感信息的發布，應按照公司保密制度進行審批。（二）共享文件夾1.共享文件夾設置：各部門可根據工作需要創建共享文件夾，并設置相應的訪問權限。共享文件夾應按照工作類別進行分類管理，便于員工查找和使用。共享文件夾的名稱應簡潔明了，能夠準確反映文件夾的內容。2.文件上傳與管理：員工應將工作中產生的重要文件及時上傳至共享文件夾，并按照文件夾的分類進行存放。上傳的文件應命名規范，注明文件名稱、日期、作者等信息，以便于他人識別和查找。員工應定期清理共享文件夾中的文件，刪除過期、無用的文件，確保共享文件夾的整潔和高效使用。3.訪問權限管理：共享文件夾的訪問權限應根據工作需要進行合理設置，確保只有授權人員能夠訪問相關文件。如需調整共享文件夾的訪問權限，應填寫權限變更申請表，經部門負責人批準后提交給行政部門進行操作。四、溝通流程與規范（一）跨部門溝通流程1.溝通發起：當需要與其他部門進行溝通協作時，發起部門應首先明確溝通目的、內容和要求。通過即時通訊工具、電子郵件或電話等方式與對方部門負責人或相關人員取得聯系，預約溝通時間。2.溝通準備：發起部門應提前準備好相關資料，如項目方案、數據報表、需求文檔等，以便在溝通時能夠清晰地向對方闡述問題。對方部門在接到溝通邀請后，應及時安排人員參與溝通，并做好相應的準備工作。3.溝通會議：按照預約時間召開溝通會議，會議組織者應控制會議節奏，確保溝通圍繞主題進行，避免出現跑題或爭吵等情況。參會人員應積極發言，充分表達自己的觀點和意見，同時認真傾聽他人發言，共同探討解決方案。4.溝通記錄與跟進：會議結束后，會議組織者應及時整理會議記錄，明確溝通達成的共識、決策事項及責任人等信息，并發送給參會人員及相關部門負責人。各部門應按照溝通達成的共識和決策事項，及時跟進工作進展，確保各項工作得到有效落實。（二）問題反饋與解決流程1.問題發現：員工在工作中發現IT相關問題時，應及時記錄問題的詳細情況，包括問題描述、出現時間、影響范圍等。2.問題反饋：通過公司內部IT服務平臺、即時通訊工具或電子郵件等方式將問題反饋給公司IT部門。反饋問題時，應盡量提供準確的信息，以便IT部門能夠快速定位和解決問題。3.問題處理：IT部門接到問題反饋后，應及時對問題進行評估和分析，制定解決方案。在處理問題過程中，如需要相關部門或人員配合，IT部門應及時溝通協調，確保問題能夠得到及時解決。4.問題跟蹤與反饋：IT部門應及時跟蹤問題處理進度，并定期向問題反饋人反饋處理情況。問題解決后，IT部門應進行總結和分析，總結經驗教訓，避免類似問題再次發生。五、溝通監督與考核（一）監督機制1.行政部門負責對公司內部IT溝通情況進行日常監督，定期檢查員工使用IT溝通工具的規范性、信息發布的準確性和及時性等。2.設立意見反饋郵箱[郵箱地址]，員工如發現違反IT溝通管理制度的行為，可通過該郵箱進行舉報。行政部門接到舉報后，應及時進行調查核實，并根據調查結果進行處理。（二）考核辦法1.將IT溝通管理納入員工績效考核體系，考核內容包括溝通的及時性、準確性、有效性、禮貌性等方面