專業采購管理制度一、總則（一）目的為規范公司采購管理工作，確保采購活動的合規、高效、透明，滿足公司生產經營需求，降低采購成本，提高公司經濟效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有采購活動，包括但不限于原材料、設備、辦公用品、服務等的采購。（三）基本原則1.合規性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和公司內部規定。2.效益性原則：在保證采購質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。3.公開透明原則：采購過程應公開、公平、公正，接受公司內部監督。4.誠信合作原則：與供應商建立長期穩定的合作關系，誠實守信，互利共贏。二、采購組織與職責（一）采購部門1.負責采購計劃的制定與執行：根據公司生產經營計劃，結合庫存情況，編制采購計劃，并組織實施采購活動。2.供應商管理：開發、評估、選擇供應商，建立供應商檔案，維護供應商關系。3.采購合同管理：起草、審核、簽訂采購合同，跟蹤合同執行情況，及時處理合同變更和糾紛。4.采購成本控制：通過市場調研、談判等方式，降低采購價格，控制采購成本。5.采購信息管理：收集、整理、分析采購信息，為公司決策提供支持。（二）需求部門1.提出采購需求：根據本部門生產經營需要，向采購部門提交采購申請，明確采購物資的名稱、規格、數量、質量要求等。2.參與采購過程：協助采購部門進行供應商選擇、采購合同談判等工作，提供技術支持和質量標準要求。3.驗收采購物資：對采購物資進行驗收，確保物資符合質量要求和使用需求。（三）財務部門1.采購資金管理：審核采購預算，安排采購資金，監督采購資金的使用情況。2.采購成本核算：對采購成本進行核算和分析，為公司成本控制提供數據支持。3.采購付款審核：審核采購合同和發票，辦理采購付款手續。（四）審計部門1.采購審計監督：對采購活動進行審計監督，檢查采購過程的合規性、合法性和效益性。2.處理采購違規行為：對發現的采購違規行為進行調查處理，提出整改建議。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據生產經營需要，填寫《采購申請表》，詳細說明采購物資的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購時間等信息。2.《采購申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到《采購申請表》后，對采購需求進行審核，核實需求的合理性和必要性。2.對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應組織相關部門進行會審，會審通過后報公司領導審批。3.經審批后的《采購申請表》作為采購部門開展采購活動的依據。（三）采購計劃制定1.采購部門根據審批后的《采購申請表》，結合庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資的名稱、規格、數量、采購時間、采購方式等。2.采購計劃經采購部門負責人審核后，報公司領導批準。（四）供應商選擇與評估1.采購部門根據采購計劃，通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選，篩選標準包括供應商的資質、信譽、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等。3.對篩選合格的供應商進行實地考察，了解供應商的實際情況，評估其是否具備合作條件。4.建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估，評估內容包括產品質量、交貨期、價格、售后服務等。根據評估結果，對供應商進行分類管理，對于表現優秀的供應商給予優先合作機會，對于表現不佳的供應商進行警告或淘汰。（五）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應商進行采購談判，談判內容包括采購物資的價格、質量、交貨期、付款方式、售后服務等。2.在談判過程中，采購部門應充分了解市場行情，掌握談判技巧，爭取最有利的采購條件。3.談判達成一致后，采購部門起草采購合同，合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物資的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、售后服務等條款。4.采購合同經采購部門負責人審核后，提交至法律部門進行審核。法律部門對合同的合法性、合規性進行審查，提出修改意見。5.根據法律部門的審核意見，采購部門對采購合同進行修改完善，修改后的合同經采購部門負責人、公司領導簽字后生效。（六）采購訂單下達1.采購合同簽訂后，采購部門根據合同條款下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資的名稱、規格、數量、交貨期、交貨地點等信息。2.采購訂單經采購部門負責人審核后，發送至供應商。（七）采購物資驗收1.采購物資到貨前，采購部門應通知需求部門做好驗收準備工作。2.采購物資到貨后，需求部門按照合同要求和質量標準對采購物資進行驗收。驗收內容包括物資的名稱、規格、數量、質量、外觀等。3.對于驗收合格的采購物資，需求部門在《采購驗收單》上簽字確認；對于驗收不合格的采購物資，需求部門應及時通知采購部門與供應商協商處理。（八）采購付款1.采購物資驗收合格后，采購部門根據合同約定，填寫《付款申請表》，附上采購合同、發票、驗收單等相關資料，提交至財務部門。2.財務部門對《付款申請表》及相關資料進行審核，審核無誤后報公司領導審批。3.經公司領導審批后的《付款申請表》作為財務部門辦理付款手續的依據。財務部門按照合同約定的付款方式和時間，向供應商支付貨款。四、采購預算管理（一）預算編制1.采購部門每年年底根據公司下一年度的生產經營計劃，結合市場行情和歷史采購數據，編制采購預算草案。2.采購預算草案應包括采購物資的名稱、規格、數量、預計采購金額等內容，并按季度進行分解。3.采購部門將采購預算草案提交至財務部門，財務部門對預算草案進行審核和匯總，形成公司年度采購預算。（二）預算執行1.采購部門應嚴格按照采購預算執行采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊原因需要調整采購預算，采購部門應填寫《采購預算調整申請表》，詳細說明調整的原因、調整的金額、調整的項目等信息。3.《采購預算調整申請表》經采購部門負責人審核后，提交至財務部門。財務部門對調整申請進行審核，審核通過后報公司領導審批。4.經公司領導審批后的《采購預算調整申請表》作為采購部門調整采購預算的依據。（三）預算監控與分析1.財務部門定期對采購預算的執行情況進行監控，及時發現和解決預算執行過程中出現的問題。2.采購部門每月對采購預算的執行情況進行分析，對比實際采購金額與預算金額的差異，分析差異產生的原因，并提出改進措施。3.財務部門和采購部門應定期向公司領導匯報采購預算的執行情況，為公司決策提供參考依據。五、采購風險管理（一）風險識別1.采購部門應定期對采購活動進行風險識別，識別的風險包括但不限于市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、法律風險等。2.對于識別出的風險，采購部門應進行詳細的分析和評估，確定風險的等級和影響程度。（二）風險應對1.根據風險評估結果，采購部門制定相應的風險應對措施。對于市場風險，可通過市場調研、價格談判等方式進行應對；對于供應商風險，可加強供應商管理，建立供應商評估體系，定期對供應商進行評估和考核；對于質量風險，可加強采購物資的驗收管理，嚴格把控質量標準；對于合同風險，可加強合同管理，嚴格審核合同條款，確保合同的合法性和有效性；對于法律風險，可加強法律知識培訓，提高法律意識，必要時咨詢專業律師。2.采購部門應定期對風險應對措施的執行情況進行檢查和評估，及時調整和完善風險應對措施，確保風險得到有效控制。（三）風險監控1.采購部門應建立風險監控機制，定期對采購活動中的風險進行監控和預警。2.如發現風險指標出現異常變化，采購部門應及時采取措施進行處理，并向上級領導匯報。六、采購績效評估（一）評估指標1.采購成本：考核采購物資的實際采購價格與預算價格的差異率，以及采購成本的降低率。2.采購質量：考核采購物資的驗收合格率，以及因采購質量問題導致的損失金額。3.交貨期：考核采購物資的實際交貨期與合同約定交貨期的符合率，以及因交貨延遲導致的損失金額。4.供應商管理：考核供應商的評估得分、合作滿意度，以及供應商的投訴率。5.采購效率：考核采購訂單的處理時間、采購合同的簽訂時間，以及采購流程的執行效率。（二）評估方法1.采購部門每月對采購績效進行自評，填寫《采購績效評估表》，詳細說明各項評估指標的完成情況。2.財務部門、需求部門等相關部門對采購部門的采購績效進行評價，評價結果作為采購績效評估的重要依據。3.公司定期對采購部門的采購績效進行綜合評估，根據評估結果對采購部門進行獎懲。（三）評估結果應用1.對于采購績效優秀的采購人員，公司給予表彰和獎勵，如獎金、晉升、榮譽證書等。2.對于采購績效不佳的采購人員，公司進行批評教育，并要求其制定改進措施。如連續多次采購績效不佳，公司將視情節輕重給予相應的處罰，如降職、調崗、辭退等。3