嚴格檔案管理制度總則目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案的系統性和完整性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項活動和工作情況。3.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢和利用。檔案管理職責綜合管理部職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立檔案信息管理系統，實現檔案的信息化管理。5.負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，并對利用情況進行登記和統計。6.對各部門檔案管理工作進行指導、監督和檢查。各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向綜合管理部移交。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案的日常管理工作，并接受綜合管理部的業務指導。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，確保本部門檔案的安全和完整。檔案的分類與編號檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、各類通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.人事檔案：包括員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、培訓、工資福利等資料。3.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業務檔案：根據公司業務類型，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶檔案等。5.其他檔案：包括公司證照、榮譽證書、合同協議、固定資產檔案等。檔案編號1.檔案編號采用“年度+類別代碼+順序號”的方式編制。2.年度：用四位阿拉伯數字表示，如“2023”。3.類別代碼：根據檔案分類，分別用兩位大寫英文字母表示，如“WS”表示文書檔案，“RS”表示人事檔案等。4.順序號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯數字表示，如“0001”。5.例如，一份2023年形成的文書檔案，編號為“2023WS0001”。檔案的收集與整理檔案收集1.各部門應在工作結束后，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全，并進行初步整理。2.對于重要文件和資料，應實行雙套制備份，一套紙質檔案，一套電子檔案。3.員工離職時，所在部門應將其個人檔案材料整理齊全后移交綜合管理部。檔案整理1.綜合管理部檔案管理人員對收集到的檔案材料進行分類、排序、編目、裝訂等整理工作。2.文書檔案應按照文件的形成時間順序排列，同一問題的文件應集中排列在一起。3.人事檔案應按照檔案內容的類別進行分類整理，如履歷類、考核類、獎懲類等。4.財務檔案應按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行整理，并按照時間順序排列。5.業務檔案應根據業務流程和檔案內容進行分類整理，確保檔案的系統性和完整性。檔案的歸檔與保管檔案歸檔1.各部門整理好的檔案應定期移交綜合管理部歸檔，移交時應填寫《檔案移交清單》，雙方簽字確認。2.綜合管理部檔案管理人員對移交的檔案進行審核，符合要求的予以歸檔，不符合要求的退回原部門重新整理。3.檔案歸檔應遵循及時、完整、準確的原則，確保檔案的質量。檔案保管1.綜合管理部應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關標準。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。5.電子檔案應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲介質上，定期進行檢查和維護。檔案的鑒定與銷毀檔案鑒定1.綜合管理部應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標準按照國家有關規定執行。3.鑒定工作應由綜合管理部牽頭，組織相關部門人員組成鑒定小組進行。4.鑒定小組應根據檔案的內容、價值和歷史意義等因素，對檔案進行全面評估，確定其保管期限。檔案銷毀1.對已到保管期限且無保存價值的檔案，應按照規定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數量、保管期限等信息，經綜合管理部負責人審核后報公司領導批準。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由專人負責監銷，確保檔案銷毀過程的安全和保密。4.監銷人員應在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在案。檔案的查閱與借閱檔案查閱1.公司內部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內容等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部查閱。2.綜合管理部檔案管理人員應根據《檔案查閱申請表》提供的信息，為查閱人員提供相應的檔案，并在查閱現場進行監督。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等，如需摘錄或復制檔案內容，應經綜合管理部負責人批準。檔案借閱1.公司內部人員因工作需要借閱檔案，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經所在部門負責人簽字同意后，報綜合管理部負責人審批。2.綜合管理部負責人審批同意后，檔案管理人員應將檔案借給借閱人員，并辦理借閱登記手續。3.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得擅自復印、拍照、傳播檔案內容，如有違反，將追究其相應責任。檔案的保密與安全檔案保密1.檔案管理人員應嚴格遵守國家有關保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行保密管理。2.未經公司領導批準，任何人不得擅自查閱、借閱、傳播公司機密檔案。3.在檔案管理工作中，應采取必要的保密措施，如對檔案進行加密存儲、限制訪問權限等。4.對違反檔案保密規定的行為，應依法追究其相應責任。檔案安全1.檔案庫房應配備必要的安全設施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設備，確保檔案的安全。2.檔案管理人員應定期對檔案庫房進行安全檢查，發現問題及時處理，并做好記錄。3.對檔案的存儲介質應進行定期備份，并存儲在不同的地點，以防止數據丟失。4.在檔案的查閱、借閱、利用等過程中，應注意安全，防止檔案丟失、損壞或泄露。檔案管理信息化建立檔案信息管理系統1.綜合管理部應建立檔案信息管理系統，實現檔案的信息化管理。2.檔案信息管理系統應具備檔案的錄入、查詢、借閱、統計等功能，提高檔案管理的效率和水平。3.檔案管理人員應定期對檔案信息管理系統進行維護和更新，確保系統的正常運行。電子檔案管理1.公司應加強電子檔案的管理，確保電子檔案的真實性、完整性和安全性。2.電子檔案應按照檔案分類體系進行分類存儲，并建立相應的索引和目錄。3.對電子檔案應進行備份，并存儲在不