個人簽章管理制度一、總則（一）目的為規范公司個人簽章的使用與管理，維護公司正常的運營秩序，保障公司及員工的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.合法性原則：個人簽章的使用必須符合國家法律法規的規定。2.真實性原則：個人簽章使用人應對所簽署文件的真實性負責。3.安全性原則：加強個人簽章的安全保管，防止被盜用、冒用。4.審批規范原則：明確簽章使用的審批流程，確保簽章使用的合理性和必要性。二、個人簽章的定義與形式（一）定義個人簽章是指員工個人在公司內部或對外業務活動中代表個人行使權利、履行義務，以簽名加蓋印章或電子簽名等方式確認相關文件、合同、協議等具有法律效力的行為標識。（二）形式1.實物印章：由公司統一制作并發放給員工的實體印章，印章樣式、材質等應符合公司規定。2.電子簽名：通過電子認證服務機構認證的，與個人身份綁定的數字簽名，用于電子文件的簽署。三、個人簽章的申請與發放（一）申請條件員工因工作需要，需經常簽署各類文件、合同等，可申請個人簽章。（二）申請流程1.員工填寫《個人簽章申請表》，詳細說明申請簽章的原因、使用范圍、預計簽署的文件類型等。2.將申請表提交給所在部門負責人審核，部門負責人應根據員工工作實際情況，對申請進行合理性審查，并簽署意見。3.申請表經部門負責人審核通過后，提交至人力資源部。人力資源部對員工信息及申請情況進行復核，無誤后報公司分管領導審批。4.公司分管領導審批通過后，由人力資源部通知員工到指定地點領取個人簽章。（三）發放要求1.實物印章領取時，員工需在《個人簽章領取登記表》上簽字確認，并領取印章保管盒及相關使用說明。2.電子簽名的發放，由人力資源部協助員工完成電子認證服務機構的注冊及綁定流程，并提供相關操作指南。四、個人簽章的保管（一）實物印章保管1.員工應妥善保管個人實物印章，確保印章存放安全，防止遺失、被盜用。2.個人實物印章必須存放在專門的印章保管盒內，并放置在安全可靠的地方，如辦公室抽屜、保險柜等，不得隨意放置。3.如因工作需要暫時離開辦公場所，應將印章妥善保管，不得委托他人代管。特殊情況需委托他人代管時，應經部門負責人批準，并辦理書面委托手續。受托人應在規定時間內歸還印章，并在《印章代管登記表》上記錄相關情況。4.嚴禁將個人實物印章外借他人使用。如遇特殊情況必須外借時，需經所在部門負責人、公司分管領導批準，并在借用期間跟蹤使用情況。（二）電子簽名保管1.員工應妥善保管電子簽名的相關密鑰或證書，不得泄露給他人。2.定期更換電子簽名的密碼，并確保密碼強度符合安全要求。3.如發現電子簽名存在安全風險，如密碼泄露、證書被盜用等情況，應立即向人力資源部報告，并采取相應的補救措施，如重置密碼、掛失證書等。五、個人簽章的使用（一）使用范圍1.公司內部文件、報告、通知等的簽署，以確認文件的起草、審核、批準等流程。2.對外簽訂的合同、協議、承諾書等具有法律效力的文件。3.其他經公司批準的需要使用個人簽章的業務活動。（二）使用流程1.文件準備：由文件起草人或相關業務人員準備好需要簽署的文件，并確保文件內容完整、準確、合法。2.審批對于一般性文件，由所在部門負責人審批簽署意見。涉及重要業務、重大金額、法律風險較高等文件，需經公司分管領導或總經理審批。審批人應認真審核文件內容，對簽署后果負責。3.簽章簽署實物印章使用時，員工應在指定位置加蓋印章，并確保印章清晰、完整。同時，在《個人簽章使用登記表》上詳細記錄文件名稱、文號、簽署日期、使用目的等信息。電子簽名使用時，員工應按照電子認證服務機構的操作流程，在電子文件上進行簽名確認。完成簽名后，系統自動記錄相關簽署信息。4.文件存檔：文件簽署完成后，按照公司檔案管理規定進行存檔，以備查閱。（三）使用限制1.個人簽章只能用于本人職責范圍內的業務活動，不得超出規定范圍使用。2.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白協議等文件上預先加蓋個人簽章。3.如因誤簽或其他原因需要修改已簽署的文件，應按照公司文件修改的相關規定進行操作，重新履行審批和簽署手續，不得擅自涂改已簽署文件。六、監督與檢查（一）內部監督1.人力資源部負責定期對個人簽章的使用情況進行檢查，包括申請、保管、使用等環節，確保制度執行到位。2.各部門負責人應加強對本部門員工個人簽章使用情況的日常監督，發現問題及時糾正，并向人力資源部報告。（二）違規處理1.如發現員工違反個人簽章管理制度，擅自使用、出借、偽造個人簽章等行為，公司將視情節輕重給予相應的紀律處分，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.因個人簽章使用不當給公司或他人造成經濟損失或法律糾紛的，責任人應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，依法追究刑事責任。七、印章的掛失與補辦（一）掛失1.員工發現個人簽章遺失或被盜用后，應立即向所在部門負責人報告，并同時通知人力資源部。2.部門負責人接到報告后，應及時采取措施防止印章被進一步非法使用，并協助員工填寫《個人簽章掛失申請表》。3.人力資源部收到掛失申請后，應及時在公司內部發布掛失通知，告知各部門注意防范風險。同時，按照規定流程辦理掛失手續，對相關信息進行記錄留存。（二）補辦1.掛失手續辦理完畢后，如確需補辦個人簽章，員工應重新填寫《個人簽章申請表》，并按照申請與發放流程重新申請。2.補辦的實物印章應更換印章編號或樣式，以區別于原印章；電子簽名需重新進行認證注冊。八、特殊情況處理（一）員工離職1.員工離職時，應將個人實物印章交回人力資源部，并在《個人簽章交回登記表》上簽字確認。人力資源部負責對印章進行收回、封存處理。2.對于電子簽名，人力資源部應及時協助員工辦理注銷或停用手續，并確保相關信息安全刪除。（二）印章損壞1.如個人實物印章出現損壞，員工應及時向人力資源部報告，并提交損壞的印章。2.人力資源部核實情況后，為員工辦理印章更換手續，發放新的印章。（三）不可抗力因素因自然災害、突發事件等不可抗力因素導致個人簽章無法正常使用時，員工應及時向公司報告，并采取必要的應急措施。公司將根據實際情況，研究制定