中國供給管理制度總則一、目的為了加強公司的供給管理，規范供給流程，提高供給效率，降低供給成本，保障公司生產運營的順利進行，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于公司所有涉及物資、服務等供給活動，包括但不限于原材料采購、辦公用品采購、設備采購、外包服務采購等。三、基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規和公司內部規定，確保供給活動合法合規。2.效益優先原則：在保證供給質量的前提下，追求供給成本的最小化，提高公司經濟效益。3.公平公正原則：對待所有供應商一視同仁，通過公平競爭選擇優質供應商，確保采購過程公正透明。4.協同合作原則：加強與供應商的溝通協作，建立長期穩定的合作關系，共同應對市場變化。供給管理組織架構與職責一、供給管理部門1.部門職責制定和完善公司供給管理制度、流程和標準。負責供應商的開發、評估、選擇和管理。組織實施物資、服務等的采購工作，包括采購計劃制定、采購訂單下達、采購合同簽訂與執行等。監控采購進度，協調解決采購過程中的問題，確保按時、按質、按量完成采購任務。負責采購成本的控制與分析，進行市場調研，尋找性價比高的采購資源。管理采購檔案，做好采購數據的統計與分析工作。2.崗位設置及職責供給管理經理全面負責供給管理部門的日常工作，制定部門工作計劃并組織實施。領導和管理團隊，提高團隊整體業務水平和工作效率。負責重大采購項目的決策和組織實施，協調與其他部門的關系。對采購成本、質量和交付等關鍵指標負責，確保供給管理工作符合公司要求。采購專員根據采購計劃，負責具體物資、服務的采購操作，包括詢價、比價、議價等。與供應商進行溝通協調，及時跟進采購訂單的執行情況，解決采購過程中的問題。協助整理采購合同，做好合同簽訂、變更和執行等工作。收集市場信息，為采購決策提供參考依據。供應商管理員負責供應商的開發與拓展，建立供應商數據庫。對供應商進行日常評估和考核，定期更新供應商信息。處理供應商的投訴和糾紛，維護供應商關系。參與供應商的選擇和淘汰工作，確保供應商的質量和穩定性。二、需求部門1.部門職責根據公司業務發展和生產運營需求，及時提出物資、服務等的采購申請。協助供給管理部門進行采購需求的明確和細化，提供技術參數、規格要求等相關信息。參與采購合同的評審，對采購物資、服務的質量、交付等方面提出意見和建議。負責接收和驗收采購的物資和服務，反饋使用過程中的問題。2.崗位設置及職責（以生產部門為例）生產計劃員根據生產訂單制定物資需求計劃，提交采購申請。跟蹤生產進度，及時調整物資需求計劃，確保生產物資的及時供應。質量檢驗員參與采購合同評審，提出質量驗收標準和要求。負責采購物資的到貨檢驗工作，確保物資質量符合要求。對不合格物資進行標識和處理，跟蹤供應商整改情況。三、財務部門1.部門職責負責審核采購預算，確保采購資金的合理安排。參與采購合同的評審，對合同中的付款條款進行審核。辦理采購款項的支付手續，進行賬務處理，確保財務數據的準確記錄。對采購成本進行核算和分析，為公司決策提供財務支持。2.崗位設置及職責財務經理全面負責公司財務工作，包括采購資金的預算管理和成本控制。參與重大采購項目的決策，從財務角度提供專業意見。審核財務報表和財務分析報告，保障財務信息的真實性和準確性。會計負責采購業務的賬務處理，記錄采購發票、付款等相關信息。定期核對采購賬目，與供給管理部門進行數據溝通，確保賬賬相符。協助編制財務報表，提供采購相關的財務數據。供應商管理一、供應商開發1.根據公司采購需求和市場情況，制定供應商開發計劃。2.通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。3.對潛在供應商進行初步篩選，考察其資質、信譽、生產能力、產品質量等方面情況。4.向符合基本條件的供應商發出詢價函或邀請其參與項目投標，要求提供公司介紹、產品資料、報價等相關信息。二、供應商評估1.建立供應商評估指標體系，包括但不限于以下方面：產品質量：考察供應商提供產品的合格率、穩定性等。價格水平：對比市場價格，評估供應商的報價合理性。交付能力：供應商的交貨及時性、訂單履行率等。售后服務：包括售后響應速度、維修保養能力等。企業信譽：查看供應商的商業信譽、是否存在違規記錄等。2.定期對供應商進行評估，評估周期可根據實際情況設定為季度或年度。3.評估方式可采用問卷調查、實地考察、數據分析、與其他合作客戶交流等多種形式。三、供應商選擇1.根據評估結果，對供應商進行綜合排名，選擇排名靠前的供應商作為合作對象。2.對于重要物資或大額采購項目，組織相關部門進行供應商評審會議，共同商討確定最終供應商。3.與選定的供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括采購價格、交付時間、質量標準、售后服務等條款。四、供應商考核1.建立供應商考核機制，定期對供應商的表現進行考核評分。2.考核指標與評估指標保持一致，根據考核結果對供應商進行相應獎懲。優秀供應商：給予一定的獎勵，如增加訂單份額、優先付款、推薦給其他客戶等。合格供應商：維持現有合作關系，督促其持續改進。不合格供應商：發出書面警告，要求限期整改；若多次考核不合格或出現嚴重問題，終止合作關系。3.定期向供應商反饋考核結果，與供應商共同分析問題，尋求改進措施，促進供應商不斷提升服務質量和供應水平。采購管理一、采購計劃制定1.需求部門每月末根據本部門業務發展和生產運營計劃，編制次月物資需求清單，明確物資名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。2.供給管理部門對需求部門提交的物資需求清單進行匯總和審核，結合庫存情況，制定月度采購計劃。采購計劃應包括采購物資明細、預計采購時間、采購預算等內容。3.對于緊急采購需求，需求部門應及時填寫緊急采購申請表，說明緊急原因和需求情況，經相關領導批準后，供給管理部門優先安排采購。二、采購實施1.采購專員根據采購計劃，通過詢價、比價、議價等方式選擇合適的供應商。詢價過程中，應至少向三家以上供應商發出詢價函，獲取其報價和產品信息。2.對比各供應商的報價、產品質量、交貨期等因素，選擇最優供應商，并向其下達采購訂單。采購訂單應明確物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式等詳細條款。3.在采購訂單執行過程中，采購專員要與供應商保持密切溝通，及時了解訂單進度，協調解決可能出現的問題。如因特殊情況需要變更采購訂單，應按照公司規定的流程辦理相關審批手續。三、采購合同管理1.采購合同由供給管理部門負責起草，涉及重大采購項目或復雜條款的合同，可聘請法律顧問進行審核。2.合同條款應明確雙方的權利和義務，包括但不限于物資或服務的規格、數量、價格、交付時間、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內容。3.采購合同簽訂前，需經供給管理部門負責人、財務部門負責人及相關領導審批通過。合同簽訂后，應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門備案。4.加強對采購合同執行情況的跟蹤和監督，確保供應商按照合同約定履行義務。如供應商出現違約行為，應及時采取措施追究其責任，維護公司合法權益。四、采購成本控制1.采購專員應定期關注市場價格動態，通過市場調研、與供應商談判等方式，爭取更有利的采購價格。2.優化采購批量和采購頻率，根據物資的使用規律和市場供應情況，合理確定采購數量，降低采購成本。3.在保證質量的前提下，鼓勵采購專員尋找性價比更高的替代產品或供應商，實現采購成本的有效控制。4.財務部門定期對采購成本進行分析和核算，對比預算執行情況，發現問題及時與供給管理部門溝通，共同采取措施進行改進。物資驗收與付款一、物資驗收1.采購物資到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具和場地等。2.物資到貨時，采購專員應及時通知需求部門和質量檢驗員進行驗收。驗收人員應依據采購合同、質量標準等對物資的數量、規格型號、外觀質量等進行檢查。3.對于需要進行質量檢驗的物資，質量檢驗員應按照相關標準和流程進行檢驗，出具檢驗報告。檢驗合格的物資辦理入庫手續，檢驗不合格的物資，應及時與供應商溝通協商處理，包括退貨、換貨、補貨等。4.驗收過程中，如發現物資存在數量短缺、質量問題等異常情況，驗收人員應及時做好記錄，并向供給管理部門反饋，由供給管理部門負責與供應商聯系解決。二、付款管理1.財務部門根據采購合同約定的付款方式和時間，審核付款申請。付款申請應包括采購合同編號、物資名稱、數量、金額、發票號碼等相關信息，并附驗收報告、發票等證明文件。2.對于符合付款條件的采購項目，財務部門按照公司財務審批流程辦理付款手續。付款方式可根據合同約定選擇電匯、支票、承兌匯票等。3.財務部門在付款后，應及時進行賬務處理，確保財務數據的準確性。同時，定期與供給管理部門核對付款情況，保證賬實相符。4.如因供應商原因導致付款延遲或出現其他付款問題，財務部門應及時與供給管理部門溝通，共同采取措施解決，維護公司資金安全和利益。信息管理與監督一、信息管理1.供給管理部門應建立完善的供給管理信息系統，包括供應商信息庫、采購訂單管理系統、合同管理系統、物資驗收記錄等，實現供給管理工作的信息化、規范化。2.及時更新和維護供給管理信息系統中的數據，確保數據的準確性和完整性。采購專員、供應商管理員等相關人員應按照規定權限使用信息系統，不得擅自修改或刪除數據。3.定期對供給管理信息進行分析和統計，生成采購報表、供應商分析報告等，為公司決策提供數據支持。二、監督與審計1.公司內部審計部門定期對供給管理工作進行審計監督，檢查采購流程的合規性、采購合同的執行情況、采購成本的控制效果等。2.審計過程中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見和建議，要求相關部門限期整改。供給管理部門應積極配合審計工作，對審計提出