中央痕跡管理制度一、總則（一）目的為加強公司管理，規范工作流程，確保各項工作有跡可循、責任可查，提高工作效率和質量，特制定本中央痕跡管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括各部門、各崗位的日常工作開展及各類業務活動。（三）基本原則1.真實性原則：痕跡記錄應真實反映工作實際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋工作全過程的關鍵環節和重要信息，確保痕跡資料完整無缺。3.及時性原則：工作完成后應及時進行痕跡記錄，避免信息遺漏或延誤。4.保密性原則：涉及公司機密或敏感信息的痕跡資料，應嚴格按照保密規定進行管理。二、痕跡管理的內容與要求（一）文件與資料管理1.文件起草起草人應明確文件主題、目的、依據等關鍵信息，并在文件初稿中注明起草日期、起草人姓名。對文件涉及的重要數據、參考資料等應進行標注，確保文件內容來源清晰。2.文件審核審核人應在文件審核意見欄詳細記錄審核意見，包括修改建議、審核日期、審核人姓名等。審核過程中如有不同意見的討論，應記錄討論要點及結果。3.文件批準批準人應簽署明確的批準意見，如“同意發布”“按修改意見完善后發布”等，并注明批準日期、批準人姓名。4.文件發放建立文件發放登記臺賬，記錄文件名稱、發放部門、發放份數、發放日期、簽收人等信息。簽收人應在臺賬上簽字確認，確保文件發放去向清晰。5.文件歸檔定期對文件進行分類歸檔，歸檔文件應保持完整、有序。建立電子和紙質檔案索引，便于快速查找和調閱。（二）會議管理1.會議籌備確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并提前通知相關人員。準備會議資料，如議程、匯報材料、討論文件等，資料應注明準備人、日期。2.會議記錄安排專人負責會議記錄，記錄內容應包括會議時間、地點、主持人、參會人員、會議議程、發言要點、決議事項等。會議記錄應準確、完整，對重要發言可進行摘要記錄，必要時可采用錄音、錄像等輔助記錄方式。3.會議決議執行明確決議事項的責任部門、責任人、完成時間節點。建立決議執行跟蹤臺賬，記錄執行情況、進度匯報、問題反饋等信息。（三）工作流程執行1.業務流程設計繪制詳細的業務流程圖，明確各環節的工作內容、責任人、輸入輸出信息等。對關鍵流程節點設置風險提示和控制措施。2.流程操作記錄員工在執行工作流程過程中，應及時記錄操作時間、操作內容、操作結果等信息。涉及審批環節的，審批人應在審批記錄中注明審批意見、審批時間。3.流程優化根據實際工作情況，定期對業務流程進行評估和優化。記錄流程優化的原因、內容、實施時間等信息，并跟蹤優化效果。（四）項目管理1.項目立項編制項目立項申請書，包括項目背景、目標、內容、計劃進度、預算等。立項申請書應經相關部門和領導審批，審批意見和日期應詳細記錄。2.項目實施建立項目進度跟蹤表，記錄項目各階段的實際完成時間、工作內容、遇到的問題及解決措施等。項目團隊成員應定期提交工作報告，匯報工作進展、成果及下一步計劃。3.項目驗收項目完成后，組織相關人員進行驗收。驗收記錄應包括驗收時間、驗收人員、驗收意見、整改要求等信息。對驗收不合格的項目，應明確整改責任人及整改期限，并跟蹤整改情況。三、痕跡管理的方式與工具（一）紙質記錄1.各類審批表、登記表、臺賬等應使用統一格式的紙質文檔進行記錄。2.紙質記錄應書寫工整、清晰，不得隨意涂改。如有涂改，應在涂改處加蓋涂改人印章或簽字確認。（二）電子記錄1.利用公司內部辦公系統建立文件管理模塊、會議管理模塊、流程管理模塊、項目管理模塊等，實現痕跡信息的電子化存儲和共享。2.員工應按照系統操作規范及時錄入和更新痕跡信息，確保電子記錄與紙質記錄一致。3.定期對電子痕跡數據進行備份，防止數據丟失。（三）其他工具1.對于一些重要會議或活動，可采用錄音、錄像設備進行記錄，作為文字記錄的補充。2.在工作現場，可使用拍照、攝像等方式記錄工作實景，為工作追溯提供直觀依據。四、痕跡資料的保管與查閱（一）保管期限1.一般性文件和資料保管期限為[X]年，重要文件和資料保管期限為[X]年，涉及公司核心機密和長期戰略規劃的文件資料應永久保管。2.會議記錄、決議執行跟蹤記錄等保管期限為相關事項處理完畢后[X]年。3.項目資料保管期限至項目結束后[X]年。（二）保管部門1.文件與資料管理部門負責紙質檔案的集中保管，定期對檔案進行整理、裝訂和存放。2.信息管理部門負責電子檔案的存儲和維護，確保電子數據的安全、完整。（三）查閱權限與流程1.公司內部員工因工作需要查閱痕跡資料的，應填寫《痕跡資料查閱申請表》，注明查閱內容、目的、時間等信息，經所在部門負責人審批后，到保管部門查閱。2.涉及公司機密的痕跡資料，查閱人需經公司保密管理部門批準，并在保管部門指定地點查閱，不得復印、拍照或帶出指定區域。3.外部單位或人員因工作需要查閱公司痕跡資料的，需經公司相關領導批準，并按照公司對外提供資料的管理規定辦理查閱手續。五、監督與考核（一）監督檢查1.公司設立痕跡管理監督小組，定期對各部門痕跡管理工作進行檢查。2.監督檢查內容包括痕跡記錄的真實性、完整性、及時性，痕跡資料的保管情況，查閱流程的執行情況等。3.對檢查中發現的問題，監督小組應及時下達整改通知，要求責任部門限期整改。（二）考核機制1.將痕跡管理工作納入員工績效考核體系，考核指標包括痕跡記錄的準確性、完整性、及時性，工作流程執行的規范性，資料保管的合規性等。2.對痕跡管理工作表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵，對違反本制度的行為進行嚴肅處理，視情節輕重給予警告、罰款、績