中學資料管理制度一、總則（一）目的為了加強中學資料的規范化管理，確保資料的完整性、準確性和安全性，提高資料的利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于中學內所有部門、年級、班級及個人所涉及的各類資料，包括但不限于教學資料、行政資料、學生檔案資料等。（三）基本原則1.集中統一原則：資料管理工作由學校指定的專門部門或人員進行集中管理，確保資料的整體性和協調性。2.分類管理原則：根據資料的性質、用途等進行科學分類，便于查找、使用和保管。3.安全保密原則：采取必要的安全措施，確保資料的安全，對于涉及學校機密和學生隱私的資料嚴格保密。4.方便利用原則：在保證資料安全和規范的前提下，最大限度地滿足學校各部門、師生對資料的利用需求。二、資料的分類與編號（一）教學資料1.教材教案類：包括各學科教材、教師教案、教學計劃、教學總結等。2.教學輔助資料類：如教學參考書籍、試卷、課件、教具等。3.學生作業與成績類：學生的課堂作業、課后作業、考試成績記錄等。（二）行政資料1.學校文件類：上級教育部門文件、學校發布的各類通知、決定、規章制度等。2.會議資料類：學校各類會議的會議記錄、紀要、報告等。3.人事資料類：教職工檔案、考勤記錄、績效考核資料等。4.財務資料類：學校財務預算、決算報表、賬目憑證等。（三）學生檔案資料1.學生基本信息類：學生入學登記表、學籍檔案、家庭情況登記表等。2.學生成長記錄類：學生綜合素質評價記錄、獎懲記錄、社會實踐活動記錄等。（四）資料編號為便于資料的管理和查找，對每類資料進行編號。編號采用數字與字母相結合的方式，例如：1.教學資料：JX001001，其中“JX”表示教學資料，第一個“001”表示教材教案類，第二個“001”表示該類中的具體某一份資料。2.行政資料：XZ002001，“XZ”表示行政資料，“002”表示會議資料類，“001”表示具體某一份會議記錄。3.學生檔案資料：XS003001，“XS”表示學生檔案資料，“003”表示學生成長記錄類，“001”表示某一學生的具體成長記錄。三、資料的收集與整理（一）收集渠道1.各部門、年級、班級定期將產生的資料報送至資料管理部門。2.學校組織的各類活動所形成的資料，由活動組織部門及時收集并移交。3.教職工個人在工作中產生的重要資料，需主動提交至資料管理部門。（二）收集要求1.資料應真實、完整，不得遺漏重要信息。2.對于電子資料，應確保格式規范、存儲安全，并同時提交紙質版備份。3.收集過程中要做好記錄，注明資料的名稱、來源、收集時間等。（三）整理方法1.按照資料分類標準，對收集到的資料進行分類。2.對每一份資料進行核對、清理，去除重復、無效的內容。3.對于紙質資料，應進行裝訂、編頁，確保整齊美觀；對于電子資料，應進行分類存儲，并建立清晰的文件夾結構。四、資料的存儲與保管（一）存儲方式1.紙質資料：設立專門的資料檔案室，配備檔案柜、書架等存儲設備，按照資料類別和編號順序存放。2.電子資料：存儲在學校指定的服務器或存儲設備上，建立備份機制，定期進行數據備份。同時，對電子資料進行加密處理，防止數據泄露。（二）保管環境1.資料檔案室應保持干燥、通風、整潔，溫度和濕度適宜，防止資料受潮、發霉、蟲蛀等。2.配備必要的消防、防盜設備，確保資料的安全。（三）保管期限1.教學資料：教材教案類長期保存；教學輔助資料根據使用頻率和時效性確定保管期限，一般為35年。2.行政資料：學校文件類、會議資料類等重要資料長期保存；人事資料、財務資料等按照國家相關規定確定保管期限。3.學生檔案資料：學生基本信息類長期保存；學生成長記錄類保存至學生畢業離校后一定期限，一般為35年。（四）資料清查定期對資料進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保資料的數量、質量與記錄相符。對于清查中發現的問題，及時進行處理，并記錄在案。五、資料的借閱與使用（一）借閱權限1.校內教職工因工作需要借閱資料，需填寫借閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到資料管理部門辦理借閱手續。2.學生因學習需要借閱教學輔助資料，需經任課教師簽字同意，由班主任統一到資料管理部門辦理借閱手續。3.校外單位或個人因特殊原因需要借閱學校資料，需經學校主管領導批準，并嚴格履行借閱登記手續。（二）借閱期限1.一般資料的借閱期限為12周，如需延期，應提前辦理續借手續。2.重要資料和涉及機密的資料，借閱期限根據實際情況確定，原則上不超過3天。（三）借閱要求1.借閱人應妥善保管所借資料，不得轉借他人，不得在資料上涂改、圈劃、污損。2.如發現資料丟失或損壞，借閱人應承擔相應的賠償責任。3.借閱期滿后，借閱人應按時歸還資料，資料管理部門應及時進行核對和驗收。（四）資料使用1.校內教職工在使用資料過程中，如需復印、掃描等，應在資料管理部門指定的地點進行操作，確保資料的安全。2.學生使用教學輔助資料時，應遵守學校的相關規定，不得擅自將資料帶出校園。六、資料的更新與補充（一）更新周期1.教學資料應根據教材版本更新、教學改革要求等及時進行更新，一般每學期更新一次。2.行政資料應根據學校政策調整、工作實際變化等適時進行更新，確保資料的時效性。3.學生檔案資料應在學生每學期綜合素質評價、獎懲情況發生變化時及時進行更新。（二）更新程序1.資料管理部門定期對各類資料進行梳理，確定需要更新的內容。2.相關部門或個人負責提供更新后的資料，并按照資料收集與整理的要求進行提交。3.資料管理部門對更新后的資料進行審核、整理和存儲，確保資料的準確性和完整性。（三）補充原則1.根據學校發展和工作需要，及時補充各類必要的資料。2.補充的資料應符合資料分類與編號規則，確保與原有資料體系相銜接。七、資料的銷毀（一）銷毀條件1.超過保管期限且已無保存價值的資料。2.因損壞、變質等原因無法使用且無修復價值的資料。3.涉及學校機密但已過保密期限且經批準可以銷毀的資料。（二）銷毀程序1.資料管理部門提出銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明擬銷毀資料的名稱、數量、編號、銷毀原因等。2.經學校主管領導批準后，由資料管理部門會同相關部門共同實施銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認。4.對于電子資料的銷毀，應采用專業的數據擦除軟件進行徹底刪除，確保數據無法恢復。八、資料管理的監督與考核（一）監督機制1.學校設立資料管理監督小組，定期對資料管理工作進行檢查和監督。2.監督小組負責檢查資料的收集、整理、存儲、借閱、使用、更新、銷毀等環節是否符合本制度要求，發現問題及時督促整改。（二）考核辦法1.將資料管理工作納入學校各部門、教職工的績效考核體系