中梁文件管理制度一、總則（一）目的為加強中梁文件管理，確保文件的規范生成、準確傳遞、妥善存儲與有效利用，提高公司運營效率，保障各項工作順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于中梁公司總部及各分支機構、子公司，涵蓋公司所有部門、崗位的文件管理活動。（三）文件定義本制度所指文件包括但不限于公司內部規章制度、各類通知、報告、請示、合同協議、會議紀要、工作計劃與總結、技術資料、業務文檔等以紙質、電子等形式存在的信息記錄。（四）管理原則1.準確性原則：文件內容應準確反映實際工作情況，數據、表述等準確無誤。2.規范性原則：文件格式、編號、排版等遵循統一規范標準。3.及時性原則：文件的起草、審批、發布、傳遞等環節應及時高效，確保信息時效性。4.保密性原則：涉及公司機密、商業秘密的文件嚴格保密，防止信息泄露。二、文件分類與編號（一）分類1.行政文件：包括公司行政辦公類文件，如通知、決定、通報等。2.人事文件：涉及員工招聘、培訓、考核、薪酬福利等人事管理方面的文件。3.財務文件：財務預算、決算、報銷、審計等相關文件。4.業務文件：如市場營銷方案、項目策劃書、業務合同等。5.技術文件：公司技術研發、生產工藝等方面的文件。6.其他文件：不屬于上述分類的其他各類文件。（二）編號1.各類文件統一編號，編號規則為：[文件類別代碼（2位大寫字母）][年份（4位數字）][順序號（4位數字）]。例如：行政文件行政類以“XZ”表示，編號為“XZ20230001”。2.文件類別代碼具體如下：行政文件：XZ人事文件：RS財務文件：CW業務文件：YW技術文件：JS其他文件：QT三、文件起草（一）起草責任1.公司各部門負責本部門職責范圍內文件的起草工作，確保文件內容符合公司政策、業務實際和法律法規要求。2.涉及多個部門的文件，由主辦部門牽頭起草，并組織相關部門會簽。（二）起草要求1.文件應主題明確、邏輯清晰、條理分明，文字表述準確、簡潔、易懂。2.明確文件目的、適用范圍、具體內容、執行要求等關鍵要素。3.使用規范的語言文字，避免使用模糊、歧義性詞匯。四、文件審批（一）審批流程1.一般性文件：由部門負責人審核后報分管領導審批。2.重要文件：需經部門負責人、分管領導審核后，報總經理審批。3.涉及重大決策、重要事項、重大資金支出等文件，按公司相關規定經相應決策機構審議通過后審批。（二）審批職責1.部門負責人：對文件內容的準確性、完整性、合規性及與本部門工作的關聯性進行審核，提出修改意見或建議。2.分管領導：從分管業務角度對文件進行把關，確保文件符合公司整體戰略和業務發展方向。3.總經理：對重要文件進行最終決策審批，批準文件的發布與執行。五、文件發布（一）發布方式1.電子發布：通過公司內部辦公系統（如OA系統）發布，方便員工查閱、下載。2.紙質發布：對于需要存檔或特定人員簽收的文件，印發紙質版，發放至相關部門或個人。（二）發布范圍根據文件內容和工作需要，明確文件的發布范圍，確保相關人員及時知曉文件要求。六、文件傳遞（一）內部傳遞1.通過公司內部辦公系統、電子郵件等方式進行文件傳遞時，應明確接收人，重要文件需電話或短信確認接收。2.紙質文件傳遞采用專人傳遞、機要郵寄等方式，確保文件安全、及時送達。3.建立文件傳遞臺賬，記錄文件傳遞時間、接收人、傳遞方式等信息，便于跟蹤查詢。（二）外部傳遞1.與外部單位傳遞文件時，應嚴格按照保密規定進行，確保文件信息安全。2.重要文件可采用專人送達、機要郵寄等方式，涉及商業秘密的文件可簽訂保密協議后傳遞。七、文件存儲（一）存儲方式1.電子存儲：利用公司服務器、云存儲等電子設備對文件進行存儲，建立電子文件檔案庫，按文件類別、年份等進行分類存儲。2.紙質存儲：設立專門的文件檔案室，對紙質文件進行分類歸檔存放，并建立紙質文件目錄索引，便于查找。（二）存儲要求1.電子文件應定期進行備份，防止數據丟失。備份存儲介質應異地存放，確保數據安全。2.紙質文件應按檔案管理規范裝訂、編目，存放于干燥、通風、防火、防潮、防蟲的環境中。八、文件借閱（一）借閱流程1.因工作需要借閱文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱目的、借閱時間等信息。2.《文件借閱申請表》經所在部門負責人審批后，到文件保管部門辦理借閱手續。3.文件保管部門應對借閱人員身份進行核實，提供文件復印件或原件，并登記借閱時間、歸還時間、借閱人等信息。（二）借閱要求1.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得涂改、損壞、丟失。2.借閱期限一般不得超過[具體天數]，如需延期，應提前辦理續借手續。3.借閱文件僅限于在公司內部使用，未經允許不得轉借他人或帶出公司。九、文件使用（一）使用規范1.文件使用人員應嚴格按照文件規定的內容和要求執行相關工作，不得擅自變更文件內容。2.在文件使用過程中，如發現文件存在問題或疑問，應及時與文件起草部門或審批部門溝通。（二）文件引用在對外發布信息、撰寫報告、制定方案等工作中引用公司文件時，應準確引用文件編號和具體條款內容。十、文件修訂（一）修訂情形1.國家法律法規、政策發生變化，導致公司文件與之不符。2.公司組織架構、業務范圍、戰略目標等發生調整，原文件需相應修訂。3.文件執行過程中發現問題，需要對文件進行完善。（二）修訂流程1.由文件起草部門或相關部門提出文件修訂申請，說明修訂原因、修訂內容等。2.經審批流程進行審核、審批，審批通過后按照文件發布流程進行修訂文件的發布。十一、文件廢止（一）廢止情形1.文件所依據的法律法規、政策已廢止或修訂，導致文件失去效力。2.公司相關業務已停止或變更，文件不再適用。3.新文件發布后，替代原有文件發揮作用。（二）廢止流程1.由相關部門提出文件廢止申請，說明廢止原因。2.經審批后，在公司內部辦公系統和文件檔案室發布文件廢止通知，明確廢止文件的名稱、編號等信息，并對文件進行標識銷毀處理。十二、文件保密管理（一）保密措施1.對涉及公司機密、商業秘密的文件，嚴格限制知悉范圍，實行專人專管。2.電子文件設置訪問權限，紙質文件存放在專門的保密柜中。3.與外部單位交換文件時，明確保密責任，簽訂保密協議。（二）保密教育定期對員工進行文件保密教育，提高員工保密意識，防止文件泄密事件發生。十三、文件監督與考核（一）監督檢查1.公司行政部門定期對文件管理情況進行監督檢查，包括文件起草質量、審批流程合規性、文件存儲與使用情況等。2.對發現的問題及時提出整改意見，要求責任部門限期整改。（二）考核機制1.將文件管理工作納入部門