中建會議管理制度一、總則1.目的為規(guī)范中國建筑（以下簡稱“公司”）各類會議組織與管理，提高會議效率，確保會議效果，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各單位、項(xiàng)目部等各類會議的管理。3.會議原則精簡高效原則：控制會議數(shù)量、規(guī)模和時間，提高會議效率，避免形式主義。務(wù)實(shí)有用原則：會議內(nèi)容要緊密圍繞公司的工作目標(biāo)和實(shí)際問題，注重解決實(shí)際問題，增強(qiáng)會議成果的實(shí)用性。分級負(fù)責(zé)原則：按照會議的性質(zhì)和規(guī)模，明確各級管理人員的會議組織與管理職責(zé)。二、會議分類公司會議分為以下幾類：1.公司年度工作會議召開時間：每年年初召開。參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門負(fù)責(zé)人、所屬各單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員等。會議內(nèi)容：總結(jié)上一年度工作，分析公司面臨的形勢和任務(wù)，部署本年度重點(diǎn)工作。2.公司季度工作會議召開時間：每季度末召開。參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門負(fù)責(zé)人、所屬各單位領(lǐng)導(dǎo)班子成員等。會議內(nèi)容：總結(jié)本季度工作，分析存在的問題，安排下季度工作重點(diǎn)。3.公司月度工作會議召開時間：每月初召開。參會人員：公司領(lǐng)導(dǎo)、總部各部門負(fù)責(zé)人、所屬各單位主要負(fù)責(zé)人等。會議內(nèi)容：總結(jié)上月工作完成情況，匯報當(dāng)月工作計劃，協(xié)調(diào)解決工作中存在的問題。4.專題會議召開時間：根據(jù)工作需要適時召開。參會人員：相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、總部相關(guān)部門負(fù)責(zé)人、所屬相關(guān)單位負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員等。會議內(nèi)容：針對公司某一專項(xiàng)工作或重要問題進(jìn)行研究討論，提出解決方案和措施。5.部門工作會議召開時間：由各部門根據(jù)工作安排自行確定，原則上每周不少于一次。參會人員：本部門全體人員。會議內(nèi)容：總結(jié)本部門上周工作，安排本周工作任務(wù)，傳達(dá)公司相關(guān)會議精神和工作要求。6.項(xiàng)目會議項(xiàng)目周例會召開時間：每周固定時間召開。參會人員：項(xiàng)目經(jīng)理、項(xiàng)目技術(shù)負(fù)責(zé)人、各部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)管理人員等。會議內(nèi)容：總結(jié)上周項(xiàng)目進(jìn)展情況，分析存在的問題，安排本周工作任務(wù)，協(xié)調(diào)項(xiàng)目資源。項(xiàng)目月例會召開時間：每月末召開。參會人員：項(xiàng)目全體管理人員。會議內(nèi)容：全面總結(jié)當(dāng)月項(xiàng)目工作，梳理項(xiàng)目進(jìn)度、質(zhì)量、安全等方面存在的問題，制定下月工作計劃和措施。項(xiàng)目專題會議召開時間：根據(jù)項(xiàng)目具體情況適時召開。參會人員：相關(guān)項(xiàng)目管理人員及技術(shù)專家等。會議內(nèi)容：針對項(xiàng)目中的特定技術(shù)、質(zhì)量、安全等問題進(jìn)行深入研究和討論，提出解決方案。三、會議組織與管理（一）會議發(fā)起1.年度工作會議、季度工作會議、月度工作會議由公司辦公室根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示發(fā)起。2.專題會議由相關(guān)部門或單位根據(jù)工作需要提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后由負(fù)責(zé)部門組織召開。3.部門工作會議由各部門自行組織發(fā)起。4.項(xiàng)目會議由項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)組織發(fā)起。（二）會議籌備1.明確會議主題：會議發(fā)起部門或單位應(yīng)提前明確會議主題，確保會議內(nèi)容聚焦，避免議題分散。2.確定參會人員：根據(jù)會議性質(zhì)和內(nèi)容，準(zhǔn)確確定參會人員范圍，并提前通知相關(guān)人員。參會人員應(yīng)按時參加會議，如有特殊情況不能參會，需提前向會議組織者請假并說明原因。3.準(zhǔn)備會議資料：會議組織者應(yīng)提前準(zhǔn)備好會議所需的各類資料，如匯報材料、會議議程、相關(guān)文件等。資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、條理清晰，并提前發(fā)送給參會人員，以便參會人員提前了解會議內(nèi)容，做好發(fā)言準(zhǔn)備。4.安排會議場地：根據(jù)會議規(guī)模和參會人數(shù)，合理安排會議場地。會議場地應(yīng)具備良好的通風(fēng)、采光、音響等條件，確保會議順利進(jìn)行。5.通知會議信息：會議組織者應(yīng)提前將會議的時間、地點(diǎn)、主題、議程、參會人員等信息通知給參會人員。通知方式可采用郵件、短信、內(nèi)部辦公系統(tǒng)等多種形式，但應(yīng)確保通知信息準(zhǔn)確無誤，避免遺漏或誤解。（三）會議召開1.準(zhǔn)時開始：會議應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)定時間準(zhǔn)時召開，不得隨意拖延。會議主持人應(yīng)提前到達(dá)會議現(xiàn)場，做好會議準(zhǔn)備工作。2.會議主持：會議主持人負(fù)責(zé)會議的整體組織和引導(dǎo)，確保會議按照議程有序進(jìn)行。主持人應(yīng)掌控會議時間，避免出現(xiàn)發(fā)言冗長、偏離主題等情況。在會議過程中，主持人應(yīng)鼓勵參會人員積極發(fā)言，充分討論，營造良好的會議氛圍。3.會議發(fā)言：參會人員應(yīng)圍繞會議主題，認(rèn)真準(zhǔn)備發(fā)言內(nèi)容，做到言簡意賅、重點(diǎn)突出。發(fā)言時應(yīng)尊重他人，不得打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地提出自己的觀點(diǎn)和建議，共同探討解決問題的方法。4.會議記錄：會議組織者應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括會議時間、地點(diǎn)、參會人員、會議議程、發(fā)言要點(diǎn)、討論結(jié)果、決議事項(xiàng)等。會議記錄應(yīng)采用電子文檔和紙質(zhì)文檔相結(jié)合的方式進(jìn)行保存，以便日后查閱和存檔。5.會議紀(jì)律：參會人員應(yīng)嚴(yán)格遵守會議紀(jì)律，將手機(jī)調(diào)至靜音或關(guān)機(jī)狀態(tài)，不得在會議期間接聽電話、收發(fā)短信、玩游戲等與會議無關(guān)的行為。如有緊急情況需要處理，應(yīng)向會議主持人請假并到會議室外進(jìn)行處理。（四）會議決議及執(zhí)行1.形成決議：會議結(jié)束后，主持人應(yīng)根據(jù)會議討論情況，及時總結(jié)會議決議，并明確決議事項(xiàng)的責(zé)任部門、責(zé)任人、完成時間等。會議決議應(yīng)形成書面文件，經(jīng)參會人員確認(rèn)后印發(fā)執(zhí)行。2.決議執(zhí)行：責(zé)任部門和責(zé)任人應(yīng)按照會議決議要求，認(rèn)真組織實(shí)施相關(guān)工作，并及時將工作進(jìn)展情況反饋給會議組織者。會議組織者應(yīng)定期對決議執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保決議事項(xiàng)得到有效落實(shí)。3.決議變更：如因特殊情況需要變更會議決議，責(zé)任部門或責(zé)任人應(yīng)及時向會議組織者提出申請，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可對決議進(jìn)行變更。（五）會議結(jié)束1.會議結(jié)束后，參會人員應(yīng)按照會議組織者的安排，有序離開會議場地。會議組織者應(yīng)及時清理會議場地，整理會議資料，做好會議后續(xù)工作。2.會議組織者應(yīng)在會議結(jié)束后的[X]個工作日內(nèi)，將會議記錄整理完畢，并按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。四、會議時間管理1.合理安排會議時長公司年度工作會議、季度工作會議等重要會議，會議時長應(yīng)根據(jù)會議內(nèi)容合理安排，原則上不超過[X]小時。公司月度工作會議、專題會議等，會議時長一般控制在[X]小時左右。部門工作會議、項(xiàng)目周例會等，會議時長應(yīng)盡量精簡，一般不超過[X]小時。2.嚴(yán)格控制會議時間會議主持人應(yīng)嚴(yán)格把控會議時間，確保各項(xiàng)議程按照預(yù)定時間進(jìn)行。對于發(fā)言超時的情況，主持人應(yīng)及時提醒，保證會議高效進(jìn)行。會議組織者應(yīng)提前對會議時間進(jìn)行預(yù)估，并合理安排會議議程，避免出現(xiàn)議程過多導(dǎo)致會議時間過長的情況。3.提高會議效率會前應(yīng)充分準(zhǔn)備，確保參會人員熟悉會議主題和議程，避免在會議中臨時討論無關(guān)事項(xiàng)，浪費(fèi)時間。在會議過程中，應(yīng)鼓勵參會人員集中精力，簡潔明了地表達(dá)觀點(diǎn)，避免長篇大論、拖沓冗長的發(fā)言。五、會議質(zhì)量保障1.明確會議目標(biāo)：會議發(fā)起部門或單位應(yīng)在會議籌備階段明確會議目標(biāo)，確保會議圍繞目標(biāo)展開討論和決策。2.充分準(zhǔn)備資料：參會人員應(yīng)提前準(zhǔn)備好相關(guān)資料，對所涉及的問題進(jìn)行深入研究和分析，以便在會議中能夠充分發(fā)表意見，提高會議討論的質(zhì)量。3.營造良好氛圍：會議主持人應(yīng)引導(dǎo)參會人員積極參與討論，鼓勵不同觀點(diǎn)的交流和碰撞，營造開放、民主、務(wù)實(shí)的會議氛圍。4.加強(qiáng)會議記錄：會議記錄人員應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議討論的要點(diǎn)和決議事項(xiàng)，確保會議記錄能夠全面反映會議情況，為后續(xù)工作提供可靠依據(jù)。5.會后跟蹤反饋：會議組織者應(yīng)對會議決議的執(zhí)行情況進(jìn)行跟蹤檢查，并及時反饋給相關(guān)部門和人員。對于執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題，應(yīng)及時協(xié)調(diào)解決，確保會議決議得到有效落實(shí)。六、會議監(jiān)督與考核1.監(jiān)督機(jī)制公司辦公室負(fù)責(zé)對公司各類會議的組織與管理情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，確保會議制度的嚴(yán)格執(zhí)行。對于重要會議，公司領(lǐng)導(dǎo)可根據(jù)需要對會議組織情況、會議效果等進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督。2.考核標(biāo)準(zhǔn)會議組織情況：包括會議籌備是否充分、會議通知是否及時準(zhǔn)確、會議場地安排是否合理等。會議紀(jì)律遵守情況：參會人員是否按時參會、是否遵守會議紀(jì)律等。會議決議執(zhí)行情況：責(zé)任部門和責(zé)任人是否按照決議要求及時完成工作任務(wù)，工作質(zhì)量和效果是否