中海合約管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司合約管理工作，加強(qiáng)對各類合約的全過程管控，保障公司合法權(quán)益，提高合約管理水平和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)公司各項業(yè)務(wù)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于公司及各下屬單位簽訂的各類合約，包括但不限于工程建設(shè)、物資采購、服務(wù)外包、租賃合同等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則合約的簽訂、履行、變更、解除等行為必須遵守國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定，確保合約合法有效。2.風(fēng)險防控原則強(qiáng)化合約風(fēng)險意識，對合約簽訂、履行過程中的風(fēng)險進(jìn)行識別、評估和防控，避免或減少風(fēng)險損失。3.公平公正原則在合約簽訂和履行過程中，遵循公平、公正的原則，維護(hù)公司與交易對方的合法權(quán)益。4.統(tǒng)一管理原則公司對合約實行統(tǒng)一管理制度，明確各部門職責(zé)，規(guī)范管理流程，確保合約管理工作的協(xié)調(diào)一致。（四）職責(zé)分工1.合約管理部門負(fù)責(zé)公司合約管理工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)和歸口管理，制定和完善合約管理制度，審核合約文本，監(jiān)督合約履行情況，處理合約糾紛等。2.業(yè)務(wù)部門作為合約的主辦部門，負(fù)責(zé)合約的談判、起草、簽訂、履行、變更、解除等具體工作，并對合約履行情況進(jìn)行跟蹤和反饋。3.法務(wù)部門為合約管理提供法律支持和保障，參與合約談判、審核合約文本，處理合約糾紛，提供法律咨詢服務(wù)等。4.財務(wù)部門負(fù)責(zé)審核合約的財務(wù)條款，監(jiān)督合約款項的收付，提供財務(wù)分析和風(fēng)險預(yù)警等。二、合約簽訂管理（一）合約談判1.業(yè)務(wù)部門在簽訂合約前，應(yīng)進(jìn)行充分的市場調(diào)研和分析，了解交易對方的資信狀況、經(jīng)營業(yè)績、市場信譽等情況，收集相關(guān)資料，為合約談判提供依據(jù)。2.合約談判應(yīng)組建談判小組，小組成員應(yīng)包括業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)人員、財務(wù)人員等，必要時可邀請技術(shù)專家等相關(guān)人員參與。談判小組應(yīng)明確分工，各司其職，確保談判工作的順利進(jìn)行。3.談判過程中，應(yīng)注重維護(hù)公司利益，堅持原則，靈活應(yīng)對，爭取有利的合約條款。同時，應(yīng)做好談判記錄，記錄談判時間、地點、參與人員、談判內(nèi)容、達(dá)成的共識等信息。（二）合約文本起草1.合約文本應(yīng)由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)起草，根據(jù)談判達(dá)成的共識，明確合約雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合約條款完整、準(zhǔn)確、清晰，避免出現(xiàn)模糊不清、歧義或漏洞等情況。2.合約文本應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，符合國家法律法規(guī)和行業(yè)慣例的要求。對于重要合約或涉及復(fù)雜法律關(guān)系的合約，應(yīng)邀請法務(wù)人員參與起草，確保合約文本的合法性和有效性。3.合約文本應(yīng)包含以下基本條款：（1）合約雙方的名稱、地址、聯(lián)系方式等基本信息；（2）合約標(biāo)的的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等詳細(xì)描述；（3）合約價格及付款方式、付款期限等；（4）合約履行的期限、地點、方式等；（5）合約雙方的權(quán)利和義務(wù)；（6）合約變更、解除的條件和程序；（7）違約責(zé)任及爭議解決方式等。（三）合約審核1.合約文本起草完成后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將合約文本提交合約管理部門進(jìn)行審核。合約管理部門應(yīng)組織法務(wù)、財務(wù)等相關(guān)部門對合約文本進(jìn)行聯(lián)合審核，并出具審核意見。2.審核內(nèi)容主要包括：（1）合約的合法性，是否符合國家法律法規(guī)和公司相關(guān)規(guī)定；（2）合約的條款是否完整、準(zhǔn)確、清晰，是否存在歧義或漏洞；（3）合約雙方的權(quán)利和義務(wù)是否對等，是否有利于維護(hù)公司利益；（4）合約的風(fēng)險評估及防控措施是否合理有效；（5）合約的財務(wù)條款是否合理，是否符合公司財務(wù)管理要求等。3.合約管理部門應(yīng)根據(jù)審核意見，及時與業(yè)務(wù)部門溝通協(xié)調(diào)，對合約文本進(jìn)行修改完善。經(jīng)審核通過的合約文本，方可提交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（四）合約審批1.合約審批應(yīng)按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、合約管理部門負(fù)責(zé)人、法務(wù)部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)、公司主要領(lǐng)導(dǎo)等逐級審批。2.審批人員應(yīng)認(rèn)真審查合約文本，對合約的合法性、合理性、完整性等進(jìn)行全面評估，簽署審批意見。對于重大合約或涉及公司重大利益的合約，應(yīng)提交公司董事會或總經(jīng)理辦公會審議決定。3.經(jīng)審批通過的合約，由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)簽訂。簽訂合約時，應(yīng)確保合約雙方蓋章或簽字齊全，合約文本一式多份，分別由合約雙方及相關(guān)部門留存。三、合約履行管理（一）合約交底1.合約簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時組織合約交底會議，向本部門及相關(guān)部門的人員傳達(dá)合約內(nèi)容和要求，明確各部門在合約履行過程中的職責(zé)和分工。2.合約交底內(nèi)容應(yīng)包括：（1）合約的基本情況，如合約名稱、簽訂時間、雙方當(dāng)事人等；（2）合約的主要條款，如合約標(biāo)的、價格、付款方式、履行期限等；（3）合約雙方的權(quán)利和義務(wù)；（4）合約履行過程中的風(fēng)險點及防控措施；（5）各部門在合約履行過程中的工作任務(wù)和要求等。（二）合約執(zhí)行1.業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格按照合約約定履行義務(wù)，確保合約的順利執(zhí)行。在合約履行過程中，應(yīng)建立有效的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，及時與交易對方溝通聯(lián)系，解決合約履行過程中出現(xiàn)的問題。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)定期對合約履行情況進(jìn)行跟蹤和檢查，及時掌握合約執(zhí)行進(jìn)度，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并將合約履行情況定期向合約管理部門匯報。3.合約執(zhí)行過程中如需變更合約內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與交易對方協(xié)商一致，并簽訂書面補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議作為原合約的組成部分，具有同等法律效力。補(bǔ)充協(xié)議簽訂后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將其提交合約管理部門備案。（三）合約付款1.財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)合約約定和業(yè)務(wù)部門提交的付款申請，對付款條件、付款金額、付款方式等進(jìn)行審核。審核無誤后，按照公司財務(wù)管理規(guī)定辦理付款手續(xù)。2.付款申請應(yīng)附合約副本、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。對于涉及預(yù)付款項的合約，業(yè)務(wù)部門應(yīng)嚴(yán)格控制預(yù)付款比例和支付時間，防范預(yù)付款風(fēng)險。3.在合約付款過程中，如發(fā)現(xiàn)交易對方存在違約行為或其他不符合合約約定的情況，財務(wù)部門應(yīng)及時通知業(yè)務(wù)部門，并暫停付款，待問題解決后再行處理。（四）合約驗收1.合約履行完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時組織相關(guān)人員對合約標(biāo)的進(jìn)行驗收。驗收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)按照合約約定執(zhí)行，如無約定，應(yīng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)慣例執(zhí)行。2.驗收過程中，應(yīng)認(rèn)真填寫驗收報告，詳細(xì)記錄驗收情況，包括合約標(biāo)的的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合要求，驗收人員應(yīng)簽字確認(rèn)。驗收合格后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)將驗收報告提交合約管理部門備案。3.如驗收不合格，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與交易對方協(xié)商解決，要求其采取整改措施，直至達(dá)到驗收標(biāo)準(zhǔn)。如因交易對方原因?qū)е买炇詹缓细瘢o公司造成損失的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合約約定追究其違約責(zé)任。四、合約變更與解除管理（一）合約變更1.合約履行過程中，如有需要變更合約內(nèi)容，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與交易對方協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、原因、時間等信息，并經(jīng)合約管理部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。2.合約變更可能涉及合約價格、履行期限、履行地點、標(biāo)的數(shù)量或質(zhì)量等條款的調(diào)整，業(yè)務(wù)部門應(yīng)在變更協(xié)議中對上述條款的調(diào)整情況進(jìn)行詳細(xì)說明，并確保變更后的合約條款合法有效，不損害公司利益。3.合約變更后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并按照變更后的合約內(nèi)容履行義務(wù)。同時，應(yīng)將合約變更情況向合約管理部門備案。（二）合約解除1.在合約履行過程中，如出現(xiàn)法定或約定的解除情形，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時與交易對方協(xié)商解除合約，并簽訂書面解除協(xié)議。解除協(xié)議應(yīng)明確解除的原因、時間、雙方的權(quán)利和義務(wù)等內(nèi)容，并經(jīng)合約管理部門審核、公司領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。2.合約解除后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時清理合約履行過程中的相關(guān)事項，如收回已交付的貨物、結(jié)算已發(fā)生的款項、處理未履行完畢的義務(wù)等。同時，應(yīng)將合約解除情況向合約管理部門備案。3.如因合約解除給公司造成損失的，業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照合約約定或法律規(guī)定，追究交易對方的違約責(zé)任，維護(hù)公司的合法權(quán)益。五、合約糾紛管理（一）糾紛防范1.各部門應(yīng)加強(qiáng)合約管理，嚴(yán)格按照合約約定履行義務(wù)，避免因自身原因引發(fā)合約糾紛。在合約簽訂和履行過程中，應(yīng)注重收集和保存相關(guān)證據(jù)，如合約文本、談判記錄、往來函件、發(fā)票、驗收報告等，以備發(fā)生糾紛時使用。2.合約管理部門應(yīng)定期組織合約管理培訓(xùn)和風(fēng)險排查，提高員工的合約管理意識和風(fēng)險防范能力，及時發(fā)現(xiàn)和解決合約履行過程中存在的問題，預(yù)防合約糾紛的發(fā)生。（二）糾紛處理1.如發(fā)生合約糾紛，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時向合約管理部門報告，并積極與交易對方協(xié)商解決。協(xié)商過程中，應(yīng)遵循平等、自愿、合法的原則，尋求雙方都能接受的解決方案。2.如協(xié)商不成，可根據(jù)合約約定或法律規(guī)定，選擇通過仲裁、訴訟等方式解決糾紛。在糾紛處理過程中，公司應(yīng)積極配合，提供相關(guān)證據(jù)和資料，維護(hù)公司的合法權(quán)益。3.合約糾紛處理完畢后，業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時將糾紛處理情況向合約管理部門匯報，并將相關(guān)資料整理歸檔。同時，應(yīng)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善合約管理工作，避免類似糾紛的再次發(fā)生。六、合約檔案管理（一）檔案整理1.合約簽訂、履行過程中形成的各種文件、資料、記錄等均應(yīng)作為合約檔案進(jìn)行整理歸檔。合約檔案應(yīng)包括合約文本、談判記錄、審批文件、補(bǔ)充協(xié)議、變更協(xié)議、解除協(xié)議、付款憑證、驗收報告、往來函件等。2.業(yè)務(wù)部門應(yīng)按照檔案管理的要求，對合約檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、清晰。同時，應(yīng)建立合約檔案目錄，便于查詢和管理。（二）檔案保管1.合約檔案應(yīng)由合約管理部門指定專人負(fù)責(zé)保管，確保檔案的安全和完整。檔案保管人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查和盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.合約檔案應(yīng)存放于專門的檔案柜或檔案庫中，按照檔案類別和時間順序進(jìn)行排列存放，便于查閱。同時，應(yīng)采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案不受損壞。（三）檔案查閱1.因工作需要查閱合約檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)合約管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.檔案查閱人員應(yīng)