中藥入庫管理制度一、總則1.目的為加強公司中藥入庫管理，確保入庫中藥的質量、數量準確無誤，保障公司運營的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有中藥的采購入庫、驗收、儲存及相關管理活動。3.職責分工采購部門：負責中藥采購計劃的制定與執行，與供應商溝通協調，確保中藥按時、按質、按量供應。質量驗收部門：負責對入庫中藥進行質量檢驗，確保符合相關標準和要求。倉儲部門：負責中藥的入庫儲存、保管及發放，確保中藥在儲存過程中的質量安全。財務部門：負責中藥入庫相關款項的核算與支付，監督采購資金的合理使用。二、采購管理1.采購計劃采購部門應根據公司業務需求、庫存情況等，定期制定中藥采購計劃。采購計劃應明確中藥的名稱、規格、數量、預計采購時間等信息。采購計劃需經相關部門審核，確保其合理性和可行性。審核通過后的采購計劃作為采購工作的依據。2.供應商選擇建立合格供應商名錄，采購部門應從名錄中選擇供應商進行采購。選擇供應商時，應綜合考慮其信譽、資質、產品質量、價格、交貨期等因素。對于新的供應商，采購部門應進行實地考察和評估，確保其具備提供優質中藥的能力。評估內容包括供應商的生產環境、質量管理體系、生產工藝等。3.采購合同采購部門與供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括中藥的名稱、規格、數量、價格、交貨期、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分發給質量驗收部門、倉儲部門和財務部門，以便各部門做好相關準備工作。三、驗收管理1.驗收準備質量驗收部門在收到采購部門的到貨通知后，應安排驗收人員，并做好驗收準備工作。驗收人員應熟悉中藥的質量標準和驗收方法。驗收人員應準備好驗收所需的工具和設備，如天平、顯微鏡、檢驗試劑等，并確保其準確性和可靠性。2.數量驗收驗收人員首先對到貨中藥的數量進行核對，確保與采購合同一致。數量驗收可采用逐件清點、稱重、量尺等方法。如發現數量不符，驗收人員應及時與采購部門和供應商溝通，查明原因并進行處理。3.質量驗收按照國家藥品標準和公司內部質量要求，對中藥的外觀、性狀、純度、含水量等進行檢驗。質量驗收可采用感官檢驗、理化檢驗等方法。對于需檢驗內在質量的中藥，如有效成分含量測定等，應送有資質的檢驗機構進行檢驗，并出具檢驗報告。驗收合格的中藥，驗收人員應在驗收單上簽字確認；驗收不合格的中藥，應出具不合格報告，并及時通知采購部門處理。4.驗收記錄質量驗收部門應做好中藥驗收記錄，記錄內容包括中藥的名稱、規格、數量、供應商、到貨日期、驗收情況、驗收人員等信息。驗收記錄應妥善保存，以備追溯和查詢。四、入庫管理1.入庫流程驗收合格的中藥，倉儲部門應及時辦理入庫手續。入庫時，倉儲人員應核對中藥的名稱、規格、數量、質量驗收情況等信息，并在入庫單上簽字確認。倉儲人員按照規定的儲存條件和要求，將中藥存放到相應的倉庫區域，并做好標識。2.入庫標識對入庫的中藥，應在其外包裝上貼上明顯的標識，標識內容包括中藥名稱、規格、產地、生產日期、保質期、入庫日期等信息。對于不同批次、不同質量狀況的中藥，應采用不同顏色或形狀的標識加以區分，以便于識別和管理。3.入庫賬目倉儲部門應建立中藥入庫賬目，詳細記錄中藥的入庫時間、名稱、規格、數量、供應商等信息。入庫賬目應做到日清月結，賬物相符。財務部門應定期與倉儲部門核對入庫賬目，確保財務數據的準確性。五、儲存管理1.儲存條件根據中藥的特性和質量要求，設置適宜的儲存倉庫，確保倉庫的溫度、濕度、通風等條件符合規定要求。對于易受潮、易霉變、易蟲蛀的中藥，應采取防潮、防霉、防蟲等措施，如密封保存、放置干燥劑、防蟲藥劑等。對于有特殊儲存要求的中藥，如毒性中藥、麻醉中藥等，應按照相關規定進行專庫或專柜儲存，并實行雙人雙鎖管理。2.倉庫布局倉庫應合理布局，劃分待驗區、合格區、不合格區、退貨區等不同區域，并設置明顯的標識。不同區域應保持一定的距離，避免相互混淆。中藥應按照類別、劑型、用途等進行分類存放，便于查找和管理。3.庫存盤點倉儲部門應定期對庫存中藥進行盤點，確保賬物相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為每月或每季度進行一次全面盤點。在盤點過程中，如發現賬物不符，應及時查明原因，并進行調整。對于盤盈或盤虧的中藥，應填寫盤點報告，報相關部門審批后進行處理。六、養護管理1.養護計劃倉儲部門應制定中藥養護計劃，根據中藥的庫存數量、儲存時間、儲存條件等因素，確定養護的頻率和方法。養護計劃應明確養護人員的職責和工作流程，確保養護工作的有效開展。2.養護方法養護人員應定期對庫存中藥進行檢查，查看中藥的外觀、性狀、包裝等是否有變化，是否存在受潮、霉變、蟲蛀等情況。根據中藥的特性，可采用通風、除濕、降溫、熏蒸等養護方法，確保中藥的質量穩定。對于發現的問題中藥，應及時采取相應的措施進行處理，如晾曬、篩選、返工等，并做好記錄。3.養護記錄倉儲部門應做好中藥養護記錄，記錄內容包括養護時間、養護中藥名稱、規格、數量、養護方法、養護結果等信息。養護記錄應妥善保存，以備追溯和查詢。七、出庫管理1.出庫流程各部門如需領用中藥，應填寫領料單，注明中藥的名稱、規格、數量、用途等信息，并經相關負責人審批。倉儲部門根據審批后的領料單進行發貨，發貨時應核對領料單與庫存中藥的信息一致，并在領料單上簽字確認。倉儲人員按照規定的出庫程序，將中藥發放給領料部門，并做好出庫記錄。2.出庫核對在出庫時，倉儲人員應仔細核對中藥的名稱、規格、數量等信息，確保與領料單一致。同時，應檢查中藥的質量狀況，如發現質量問題，不得出庫。對于貴重中藥、毒性中藥、麻醉中藥等，應實行雙人核對制度，確保出庫的準確性和安全性。3.出庫賬目倉儲部門應及時更新中藥出庫賬目，記錄中藥的出庫時間、名稱、規格、數量、領料部門等信息。出庫賬目應做到日清月結，賬物相符。財務部門應根據出庫記錄進行成本核算，確保財務數據的準確性。八、退貨管理1.退貨原因因質量問題、采購計劃變更、銷售退回等原因，需要將已入庫的中藥進行退貨處理。2.退貨流程采購部門或相關部門填寫退貨申請單，說明退貨原因、中藥名稱、規格、數量等信息，并經相關負責人審批。采購部門將退貨申請單傳遞給供應商，協商退貨事宜。供應商同意退貨后，安排退貨運輸。退貨到達公司后，倉儲部門負責接收，并進行核對。核對內容包括退貨的名稱、規格、數量、質量狀況等。如退貨質量合格，倉儲部門辦理入庫手續；如退貨質量不合格，應及時通知質量驗收部門進行檢驗，并按照相關規定進行處理。3.退貨記錄倉儲部門應做好中藥退貨記錄，記錄內容包括退貨時間、退貨原因、中藥名稱、規格、數量、供應商等信息。退貨記錄應妥善保存，以備追溯和查詢。九、盤點盈虧處理1.盤點盈虧原因分析定期盤點結束后，倉儲部門應組織相關人員對盤點盈虧情況進行分析，查找原因。盤點盈虧原因可能包括出入庫記錄錯誤、保管不善、自然損耗等。2.盤點盈虧處理原則根據盤點盈虧原因，按照相關規定進行處理。對于因人為原因造成的盤盈或盤虧，應追究相關人員的責任；對于因自然損耗等合理原因造成的盤盈或盤虧，應按照規定進行賬務調整。3.盤點盈虧處理流程倉儲部門填寫盤點盈虧報告，詳細說明盤點盈虧的中藥名稱、規格、數量、原因等信息，并報相關部門審批。審批通過后，財務