產品記錄管理制度一、總則（一）目的為了規范公司產品記錄的管理，確保產品記錄的真實性、完整性、準確性和可追溯性，加強對產品質量的控制和管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有產品從原材料采購、生產加工、成品檢驗到銷售交付等全過程的記錄管理。（三）職責分工1.質量管理部門負責制定產品記錄管理的相關標準和規范。監督、檢查各部門產品記錄的執行情況。負責對產品記錄進行審核和歸檔管理。2.各生產部門負責本部門產品生產過程中各類記錄的填寫、收集、整理和保管。確保產品記錄的及時、準確和完整。3.采購部門負責原材料采購過程中相關記錄的管理，包括供應商評價記錄、采購訂單記錄、進貨檢驗記錄等。4.銷售部門負責產品銷售過程中相關記錄的管理，如銷售合同記錄、客戶信息記錄、發貨記錄等。5.其他部門按照本制度要求，做好與本部門工作相關的產品記錄管理工作。二、產品記錄的內容與要求（一）原材料采購記錄1.供應商選擇記錄詳細記錄供應商的名稱、地址、聯系方式、經營范圍等基本信息。對供應商進行評價的過程記錄，包括實地考察報告、樣品檢驗報告、供貨業績評估等。2.采購訂單記錄記錄采購訂單的編號、日期、采購產品的名稱、規格、數量、價格、交貨期等信息。采購訂單的審批流程記錄，包括審批人簽字、審批意見等。3.進貨檢驗記錄對每批進貨原材料進行檢驗的記錄，包括檢驗日期、檢驗項目、檢驗方法、檢驗結果、檢驗人員簽字等。不合格品處理記錄，包括不合格品的標識、隔離、評審、處置方式及結果等。（二）生產過程記錄1.生產計劃記錄記錄生產計劃的下達日期、產品名稱、規格、數量、生產批次、生產車間等信息。生產計劃的調整記錄，包括調整原因、調整內容及審批情況。2.原材料領用記錄詳細記錄原材料的領用日期、產品名稱、規格、數量、領用部門、領用人簽字等信息。原材料退庫記錄，包括退庫日期、退庫原因、退庫數量、退庫部門等。3.生產過程操作記錄根據不同產品的生產工藝，詳細記錄各工序的操作時間、操作參數、操作人員簽字等信息。設備運行記錄，包括設備編號、設備名稱、運行時間、運行參數、維護保養記錄等。4.質量檢驗記錄首件檢驗記錄，包括首件產品的檢驗日期、檢驗項目、檢驗結果、檢驗人員簽字等。巡檢記錄，記錄巡檢時間、巡檢人員、巡檢發現的問題及處理情況。成品檢驗記錄，對每批成品進行全面檢驗的記錄，包括檢驗日期、檢驗項目、檢驗方法、檢驗結果、檢驗人員簽字等。不合格品處理記錄，同進貨檢驗不合格品處理記錄要求。（三）成品入庫記錄1.成品入庫單記錄記錄成品入庫的日期、產品名稱、規格、數量、生產批次、入庫倉庫、入庫人員簽字等信息。2.成品庫存記錄定期更新成品庫存臺賬，記錄庫存產品的名稱、規格、數量、入庫日期、出庫日期、結存數量等信息。（四）產品銷售記錄1.銷售合同記錄詳細記錄銷售合同的編號、簽訂日期、客戶名稱、產品名稱、規格、數量、價格、交貨期、付款方式等信息。銷售合同的審批流程記錄。2.發貨記錄記錄發貨日期、發貨產品的名稱、規格、數量、生產批次、發貨單號、收貨客戶名稱及地址、運輸方式等信息。發貨單的審批記錄。3.售后服務記錄客戶反饋記錄，包括客戶反饋的問題、反饋日期、處理部門及處理結果等。產品維修記錄，記錄維修產品的名稱、規格、故障原因、維修時間、維修人員簽字等信息。三、產品記錄的填寫規范（一）基本要求1.產品記錄應使用黑色或藍色中性筆填寫，字跡應清晰、工整、規范，不得隨意涂改。2.記錄內容應真實、準確、完整，不得弄虛作假。（二）填寫內容要求1.各項記錄應按照規定的格式和內容進行填寫，不得遺漏重要信息。2.日期填寫應具體到年、月、日；數量填寫應使用阿拉伯數字，并注明單位；金額填寫應保留到小數點后兩位。3.對于選擇項，應在相應的選項上打“√”；對于簽字欄，相關人員應簽字確認，不得代簽。（三）涂改規定1.如記錄填寫錯誤，應在錯誤的內容上劃一條橫線，在其上方填寫正確的內容，并由修改人簽字確認。2.嚴禁刮擦、挖補、涂抹或使用修正液等方式修改記錄。四、產品記錄的收集與整理（一）收集要求1.各部門應按照規定的時間和要求，及時收集本部門的產品記錄。2.收集的記錄應確保完整無缺頁、無損壞。（二）整理要求1.對收集到的產品記錄進行分類整理，按照記錄的時間順序或類別進行排序。2.去除無關的附件和空白頁，確保記錄內容簡潔明了。3.對于同一產品或同一批次產品的相關記錄，應集中整理在一起，便于查閱和追溯。五、產品記錄的保管與存儲（一）保管責任各部門負責本部門產品記錄的保管工作，明確專人負責記錄的存放和管理，確保記錄的安全和完整。（二）存儲方式1.產品記錄應采用紙質或電子介質進行存儲。紙質記錄應存放在專用的文件柜中，按照類別和時間順序進行歸檔；電子記錄應進行備份，并存儲在安全的服務器或存儲設備上。2.存儲環境應保持干燥、通風、防火、防潮、防蟲，防止記錄損壞或丟失。（三）保管期限1.一般產品記錄的保管期限為[X]年，重要產品記錄的保管期限為[X]年，具體保管期限按照國家相關法律法規和公司規定執行。2.保管期限屆滿后，經質量管理部門審核批準，可按照規定的程序進行銷毀。六、產品記錄的查閱與借閱（一）查閱規定1.公司內部人員因工作需要查閱產品記錄時，應填寫《產品記錄查閱申請表》，注明查閱的記錄名稱、查閱原因、查閱時間等信息，經所在部門負責人審批后，到質量管理部門查閱。2.質量管理部門應指定專人負責記錄的查閱工作，查閱人員應在指定地點查閱，不得擅自將記錄帶出或復印。3.查閱人員應愛護記錄，不得在記錄上涂改、標記或損壞。（二）借閱規定1.公司外部單位或人員因特殊原因需要借閱產品記錄時，應填寫《產品記錄借閱申請表》，注明借閱的記錄名稱、借閱原因、借閱時間等信息，經公司主管領導審批后，到質量管理部門辦理借閱手續。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.借閱人員應妥善保管借閱的記錄，不得轉借他人，不得泄露記錄內容。借閱期滿后，應及時歸還記錄。七、產品記錄的審核與監督（一）審核要求1.質量管理部門應定期對各部門的產品記錄進行審核，確保記錄的真實性、完整性和準確性。2.審核內容包括記錄的填寫是否規范、內容是否完整、數據是否準確、簽字是否齊全等。3.對于審核中發現的問題，質量管理部門應及時通知相關部門進行整改，并跟蹤整改情況。（二）監督檢查1.公司定期對產品記錄管理工作進行監督檢查，檢查內容包括記錄的收集、整理、保管、查閱、借閱等環節的執行情況。2.對違反本制