從事檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案由綜合管理部集中統一管理，確保檔案管理的規范性和一致性。2.真實準確原則：檔案內容必須真實、準確地反映公司各項工作的實際情況。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規，確保檔案不被泄露、篡改或丟失。4.方便利用原則：在確保檔案安全保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務效率。二、檔案管理職責（一）綜合管理部職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統一管理公司各類檔案，包括文書檔案、人事檔案、財務檔案、業務檔案等。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立健全檔案檢索體系，為公司各部門及員工提供檔案查詢服務。5.定期對檔案管理工作進行檢查和評估，發現問題及時整改。6.負責組織檔案管理人員的業務培訓，提高檔案管理水平。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案資料的完整性和準確性。2.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案管理的日常工作，并接受綜合管理部的業務指導。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改或轉借檔案。4.根據工作需要，及時向綜合管理部申請查閱檔案。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理規章制度，保守檔案機密。2.認真做好檔案的收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案質量。3.積極開展檔案利用工作，為公司各項工作提供有效服務。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時報告并處理。5.負責檔案管理設備的維護和管理，確保檔案管理工作的正常開展。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司紅頭文件、會議文件、請示報告、通知通報、規章制度等。2.人事檔案：包括員工個人基本信息、勞動合同、工資福利、培訓考核、獎懲記錄等。3.財務檔案：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.業務檔案：根據公司業務特點，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶服務檔案等。5.其他檔案：包括公司榮譽證書、資質證書、合同協議、工程圖紙等。（二）檔案編號1.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式編制，如“2023永久001”。2.人事檔案編號：按照員工工號進行編號，如“001”員工的人事檔案編號為“RS001”。3.財務檔案編號：根據會計年度和檔案類別進行編號，如“2023會計憑證001”。4.業務檔案編號：結合業務部門和項目名稱進行編號，如“市場部XX項目2023001”。5.其他檔案編號：根據檔案性質和類別進行編號，如“榮譽證書2023001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據等。2.員工個人在工作中形成的與公司業務相關的文件、報告、總結等。3.公司對外簽訂的合同、協議、意向書等。4.公司獲得的榮譽證書、資質證書、專利證書等。5.其他需要歸檔保存的文件資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案資料的及時、完整收集。2.收集的檔案資料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對于電子文件，應確保其格式規范、內容完整，并進行備份存儲。（三）整理方法1.文書檔案整理：按照文件形成時間順序，進行分類、排列、編號、編目、裝訂等工作。2.人事檔案整理：按照員工檔案材料的類別，進行分類、排序、編目、裝訂等工作。3.財務檔案整理：按照會計憑證、賬簿、報表等類別，進行分類、編號、裝訂等工作。4.業務檔案整理：根據業務流程和項目階段，對檔案資料進行分類、整理、編目等工作。5.其他檔案整理：根據檔案性質和特點，采用相應的整理方法進行整理。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.文書檔案應在次年上半年完成歸檔工作。2.人事檔案應在員工離職后一個月內完成歸檔工作。3.財務檔案應按照國家有關會計檔案管理規定的時間進行歸檔。4.業務檔案應在項目結束后及時進行歸檔。5.其他檔案應在形成后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案資料移交至綜合管理部檔案管理人員。2.檔案管理人員對移交的檔案資料進行審核，檢查檔案的完整性、準確性和規范性。3.審核通過后，檔案管理人員將檔案資料進行分類、編號、編目，并裝入檔案盒或檔案柜進行保管。（三）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案主要包括公司重要文件、規章制度、會議紀要等；長期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括公司一般性文件、業務合同等；短期保管的檔案期限為1年至5年，主要包括公司臨時性文件、一般性通知等。2.人事檔案的保管期限為員工離職后50年。3.財務檔案的保管期限按照國家有關會計檔案管理規定執行。4.業務檔案的保管期限根據項目性質和重要程度確定，一般為5年至20年。5.其他檔案的保管期限根據檔案性質和實際需要確定。（四）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.檔案庫房應配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設施，確保檔案安全。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。5.電子檔案應進行備份存儲，備份介質應異地存放，確保數據安全。六、檔案的查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部檔案管理人員處查閱。2.公司外部人員因工作需要查閱檔案的，應持單位介紹信或相關證明材料，填寫《檔案查閱申請表》，經公司分管領導簽字同意后，到綜合管理部檔案管理人員處查閱。3.涉及公司機密的檔案，查閱權限按照公司保密制度執行。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內容、用途等。2.所在部門負責人或公司分管領導簽字審批。3.綜合管理部檔案管理人員根據審批意見，提供相應的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上登記查閱人姓名、查閱時間、查閱內容等信息。4.查閱人應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復印或摘抄檔案內容，應經檔案管理人員同意，并在復印件或摘抄件上注明出處。5.查閱完畢后，查閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）借閱權限1.公司內部員工因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到綜合管理部檔案管理人員處辦理借閱手續。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續借手續。3.涉及公司機密的檔案，借閱權限按照公司保密制度執行。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內容、用途、借閱期限等。2.所在部門負責人簽字審批。3.綜合管理部檔案管理人員根據審批意見，提供相應的檔案資料，并在《檔案借閱登記表》上登記借閱人姓名、借閱時間、借閱內容、借閱期限等信息。4.借閱人應妥善保管借閱的檔案資料，不得轉借他人或擅自涂改、損壞、丟失檔案。5.借閱期限屆滿，借閱人應及時將檔案資料歸還檔案管理人員，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。如檔案資料有損壞或丟失，借閱人應承擔相應的賠償責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據國家有關檔案鑒定的規定和標準，結合公司實際情況，對檔案進行定期鑒定。2.鑒定工作應堅持全面、客觀、公正的原則，確保鑒定結果的準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、各部門兼職檔案員等。（三）鑒定內容1.檔案的保管期限是否合理，是否符合國家有關規定和公司實際情況。2.檔案的內容是否已失去保存價值，是否與公司當前業務無關。3.檔案的完整性和準確性，是否存在涂改、偽造、丟失等情況。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對檔案進行清查，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理人員對需要鑒定的檔案進行初步審核，提出鑒定意見。3.檔案鑒定小組召開會議，對檔案管理人員提出的鑒定意見進行討論和審議，形成鑒定結論。4.對已失去保存價值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，經公司分管領導簽字同意后，進行銷毀處理。（五）銷毀程序1.檔案管理人員按照鑒定結論，將需要銷毀的檔案進行登記造冊，注明檔案名稱、數量、保管期限等信息。2.選擇安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，并確保銷毀過程的徹底性。3.在銷毀現場，應安排專人負責監督，確保銷毀工作的順利進行。4.銷毀工作完成后，銷毀人員和監督人員應在《檔案銷毀登記表》上簽字確認。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立公司檔案管理信息系統，實現檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和服務水平。2.實現檔案信息的在線查詢、借閱、統計分析等功能，方便公司各部門及員工利用檔案。3.確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露和丟失。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備、存儲設備和網絡設備，建立檔案管理信息系統。2.對檔案管理人員進行信息化培訓，提高其計算機操作技能和檔案管理信息化水平。3.制定檔案信息化管理制度，規范檔案信息的錄入、存儲、檢索、利用等操作流程。4.定期對檔案信息進行備份，確保數據安全。（三）