產品資料管理制度一、總則（一）目的為加強公司產品資料的管理，確保產品資料的完整性、準確性、規范性和保密性，提高工作效率，促進公司業務的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及產品資料的部門和人員，包括但不限于研發、生產、銷售、市場、客服等部門。（三）定義1.產品資料：指與公司產品相關的各類文件、資料、數據、圖表、樣品等，包括但不限于產品設計圖紙、技術規格書、操作手冊、維護手冊、銷售文檔、宣傳資料等。2.受控文件：指經過審批、發布，并在一定范圍內受控的產品資料，其版本具有唯一性和追溯性。3.非受控文件：指未經審批或不要求受控的產品資料，如一般性的參考資料、內部討論文件等。二、職責分工（一）產品資料管理部門1.研發部門負責產品設計圖紙、技術規格書等技術資料的編制、審核和更新。確保產品資料與產品實際情況相符，及時反映產品的技術變更。配合其他部門對產品資料的需求，提供技術支持和解釋。2.生產部門根據研發部門提供的產品資料，組織生產，并確保生產過程符合產品要求。負責收集和反饋生產過程中發現的產品資料問題，協助研發部門進行改進。對生產過程中產生的相關記錄和資料進行整理和保存。3.銷售部門負責產品銷售文檔、宣傳資料等市場推廣資料的編制和審核。根據市場需求和客戶反饋，及時向相關部門提出產品資料更新的建議。確保銷售和宣傳資料中產品信息的準確性和一致性。4.市場部門負責市場調研資料的收集、整理和分析，為產品資料的完善提供市場依據。協助銷售部門制定產品宣傳策略，參與宣傳資料的審核。跟蹤市場動態，及時反饋市場對產品資料的需求變化。5.客服部門負責收集客戶對產品資料的反饋意見，及時轉交給相關部門。解答客戶在使用產品過程中對產品資料的疑問，提供必要的技術支持。協助相關部門對客戶反饋的問題進行分析和處理，推動產品資料的優化。（二）文檔管理部門1.負責公司產品資料的統一歸口管理，建立產品資料檔案庫制定產品資料的分類標準和編號規則，確保資料的有序存儲和檢索。對產品資料進行登記、編號、歸檔，定期進行盤點和清查，保證資料的完整性和準確性。負責產品資料的借閱、發放、回收和銷毀等管理工作，嚴格執行相關流程和規定。2.協助各部門對產品資料進行規范化管理提供文檔管理方面的培訓和指導，提高各部門對產品資料管理的認識和水平。審核產品資料的格式、排版等規范性要求，確保資料的質量。參與產品資料管理相關制度和流程的制定和修訂工作。（三）審批人員1.部門負責人對本部門編制和使用的產品資料進行審核和批準，確保資料符合部門業務需求和公司整體利益。對跨部門的產品資料進行協調和溝通，組織相關部門進行會審，并簽署審批意見。2.公司領導根據公司戰略和業務發展需要，對重要產品資料進行最終審批，確保資料與公司整體目標一致。對涉及公司機密或重大利益的產品資料進行嚴格把關，決定資料的發布和使用范圍。三、產品資料的分類與編號（一）分類原則產品資料按照其性質、用途和來源進行分類，確保分類清晰、便于管理和查找。（二）分類方法1.技術資料類：包括產品設計圖紙、技術規格書、工藝文件、測試報告等。2.市場資料類：包括產品銷售文檔、宣傳資料、市場調研報告等。3.客戶資料類：包括客戶需求文檔、客戶反饋記錄、客戶合同等。4.其他資料類：如產品培訓資料、產品認證文件、行業標準等。（三）編號規則1.編號組成：產品資料編號由字母和數字組成，共[X]位。2.具體含義前[X]位為產品類別代碼，按照上述分類方法進行編碼。接下來[X]位為年份代碼，取資料編制年份的后兩位數字。再接下來[X]位為順序號，按照資料編制的先后順序依次編號。3.示例：如“JS2201001”，表示技術資料類，2022年編制的第1份產品資料。四、產品資料的編制與審核（一）編制要求1.內容準確：產品資料應如實反映產品的性能、特點、技術要求等信息，確保內容準確無誤。2.格式規范：按照公司統一規定的格式進行編制，包括字體、字號、排版、圖表等，保證資料的規范性和一致性。3.邏輯清晰：資料內容應條理清楚、邏輯連貫，便于閱讀和理解。4.及時更新：隨著產品的研發、生產和市場需求的變化，及時對產品資料進行更新，確保資料的時效性。（二）審核流程1.部門內部審核：編制完成的產品資料首先由編制人員所在部門進行內部審核，審核內容包括資料的準確性、完整性、規范性等。審核通過后，由部門負責人簽字確認。2.跨部門會審：對于涉及多個部門的產品資料，由文檔管理部門組織相關部門進行會審。會審人員應認真審查資料內容，提出修改意見和建議。會審通過后，各部門會審人員簽字確認。3.最終審批：經過內部審核和跨部門會審的產品資料，按照公司審批權限規定，提交給相應的審批人員進行最終審批。審批通過后，資料方可發布和使用。五、產品資料的受控與發放（一）受控文件管理1.受控文件的標識：在受控文件上加蓋“受控”印章，并注明文件編號、版本號、受控狀態等信息。2.受控文件的發放：受控文件由文檔管理部門統一發放，發放時應填寫《產品資料發放登記表》，記錄發放日期、文件編號、文件名稱、發放部門、領取人等信息。領取人應簽字確認。3.受控文件的回收：當受控文件需要回收時，由發放部門填寫《產品資料回收登記表》，交文檔管理部門進行回收。文檔管理部門應核對回收文件的完整性和準確性，確認無誤后進行銷毀或存檔處理。4.受控文件的版本管理：受控文件的版本更新時，應及時收回舊版本文件，并發放新版本文件。同時，應在《產品資料發放登記表》和相關文檔記錄中注明版本變更情況。（二）非受控文件管理1.非受控文件的標識：在非受控文件上加蓋“非受控”印章，并注明文件編號、版本號等信息。2.非受控文件的發放：非受控文件的發放由各部門自行負責，發放時應做好記錄，記錄內容包括發放日期、文件編號、文件名稱、發放部門、領取人等。3.非受控文件的使用：非受控文件僅供參考使用，不得作為正式文件對外發布或用于生產、銷售等業務活動。使用部門應確保非受控文件的妥善保管，防止丟失或泄露。六、產品資料的借閱與使用（一）借閱規定1.借閱申請：因工作需要借閱產品資料的人員，應填寫《產品資料借閱申請表》，注明借閱文件編號、文件名稱、借閱原因、借閱期限等信息。2.審批流程：《產品資料借閱申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交給文檔管理部門審批。文檔管理部門根據資料的受控情況和借閱用途進行審批，審批通過后予以借閱。3.借閱期限：一般情況下，產品資料的借閱期限為[X]個工作日。如需延長借閱期限，應提前向文檔管理部門提出申請，經批準后方可延長。4.借閱歸還：借閱人員應在規定的借閱期限內歸還所借產品資料，歸還時應填寫《產品資料歸還登記表》，交文檔管理部門核對。如發現資料有損壞、丟失等情況，借閱人員應承擔相應的責任。（二）使用規定1.使用范圍：產品資料的使用應嚴格按照公司規定的使用范圍進行，不得擅自擴大使用范圍或用于其他目的。2.保密要求：涉及公司機密的產品資料，使用人員應嚴格遵守公司保密制度，妥善保管，不得泄露給任何第三方。3.不得擅自修改：未經授權，使用人員不得擅自修改產品資料的內容。如需對資料進行修改，應按照產品資料的編制與審核流程進行操作。七、產品資料的歸檔與保管（一）歸檔要求1.歸檔時間：產品資料編制完成并經審核、審批通過后，應及時歸檔。一般情況下，應在[X]個工作日內完成歸檔工作。2.歸檔內容：歸檔的產品資料應包括紙質文檔和電子文檔，確保兩者內容一致。電子文檔應按照公司規定的存儲路徑和命名規則進行保存。3.歸檔整理：文檔管理部門應對歸檔的產品資料進行整理和分類，按照編號順序進行排列，確保資料的整齊和有序。（二）保管要求1.保管環境：產品資料應存放在安全、干燥、通風的環境中，防止資料受潮、發霉、損壞等。2.防火防盜：加強對產品資料保管場所的安全管理，配備必要的防火、防盜設施，確保資料的安全。3.定期盤點：文檔管理部門應定期對產品資料進行盤點，每年至少進行一次全面盤點。盤點內容包括資料的數量、完整性、準確性等，如發現問題應及時進行處理。八、產品資料的變更與廢止（一）變更管理1.變更申請：當產品資料需要變更時，由相關部門填寫《產品資料變更申請表》，說明變更的原因、內容、影響范圍等信息。2.變更審核：《產品資料變更申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交給文檔管理部門審核。文檔管理部門應組織相關部門對變更內容進行審核，評估變更對其他相關資料的影響，并提出審核意見。3.變更實施：變更申請經審核通過后，由研發部門負責組織實施變更。變更完成后，應及時更新相關產品資料，并按照產品資料的編制與審核流程進行審核和審批。4.變更通知：文檔管理部門應及時將產品資料變更情況通知相關部門和人員，確保他們能夠獲取最新的產品資料。（二）廢止管理1.廢止原因：產品資料因產品停產、技術淘汰、法律法規變更等原因不再使用時，應予以廢止。2.廢止申請：由相關部門填寫《產品資料廢止申請表》，說明廢止的原因和文件編號、名稱等信息。3.廢止審核：《產品資料廢止申請表》經所在部門負責人簽字同意后，提交給文檔管理部門審核。文檔管理部門應核實廢止原因和相關情況，確認無誤后進行審核。4.廢止實施：審核通過后，文檔管理部門負責對廢止的產品資料進行銷毀或存檔處理。對于涉及公司機密的產品資料，應按照公司保密制度進行銷毀。九、監督與考核（一）監督檢查1.定期檢查：公司定期對各部門產品資料管理情況進行檢查，檢查內容包括資料的編制、審核、受控、發放、借閱、歸檔、保管等環節。2.不定期抽查：文檔管理部門不定期對各部門產品資料的使用情況進行抽查，發現問題及時督促整改。3.檢查結果通報：檢查結束后，對檢查結果進行通報，對存在問題的部門提出整改要求，并跟蹤整改情況。（二）考核機制1.考核指標：將產品資料管理工作納入部門和個人績效考核體系，考核指標包括資料的準確性、完整性、規范性、及時性、保密性等方面。2.考核方式：采用定期考核與不定期考核相結合的方式，通過查閱資料、現場檢查、聽取