人老印章管理制度總則目的為加強公司印章管理，規范印章使用流程，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬分支機構、子公司等所有使用公司印章的部門和人員。印章種類1.公司公章：用于公司對外的正式文件、合同協議、授權委托書、證明信函等重要事項。2.法定代表人印章：用于特定的財務票據、稅務申報等相關業務。3.合同專用章：專門用于簽訂各類經濟合同。4.部門印章：各部門根據工作需要，經公司批準后刻制的印章，用于部門內部文件、資料、報表等的蓋章確認。5.財務專用章：用于公司財務結算、票據支付等財務相關業務。印章的刻制與啟用印章刻制申請1.因工作需要刻制公司印章的部門或個人，應填寫《印章刻制申請表》，詳細說明印章名稱、用途、刻制數量等信息，并經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。2.涉及公司公章、法定代表人印章、合同專用章、財務專用章等重要印章的刻制申請，需經公司總經理批準。印章刻制1.經審批同意刻制印章后，由公司行政部門或指定專人負責聯系具有合法資質的印章制作單位進行刻制。2.印章制作單位應嚴格按照公司提供的式樣、規格、材質等要求進行制作，確保印章質量清晰、規范。印章啟用1.新印章刻制完成后，由行政部門負責組織啟用儀式，填寫《印章啟用登記表》，詳細記錄印章啟用日期、啟用范圍、保管人等信息。2.印章啟用前，應在公司內部進行公示，確保相關人員知曉新印章已啟用，并明確其使用范圍和管理要求。印章的保管保管原則1.實行專人保管制度，確保印章安全。原則上，公司公章、法定代表人印章、合同專用章由公司辦公室主任指定專人保管；財務專用章由財務部門負責人指定專人保管；部門印章由各部門負責人指定專人保管。2.印章保管人員應具備高度的責任心和保密意識，不得擅自將印章轉借他人使用或帶出公司辦公區域。保管方式1.印章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱中，鑰匙由保管人員妥善保管，不得隨意交予他人。2.對于重要印章，如公司公章、法定代表人印章等，原則上應實行雙人保管制度，即由兩名保管人員分別持有鑰匙，共同開啟保險柜。保管人員職責1.負責印章的日常保管工作，確保印章存放安全，無丟失、被盜等情況發生。2.嚴格按照印章使用流程和審批權限進行用印操作，不得擅自使用印章。3.做好印章使用登記記錄，詳細記錄用印日期、用印事由、用印文件名稱、批準人等信息，并及時歸檔保存。4.定期對印章進行檢查，如發現印章有損壞、變形等情況，應及時報告行政部門，并按照規定程序申請更換印章。印章的使用使用流程1.申請：需使用印章的部門或個人，應填寫《印章使用申請表》，詳細說明用印事項、用印文件名稱、用印份數等信息，并經部門負責人審核簽字。2.審批：根據用印事項的重要程度和審批權限，報公司相關領導審批。具體審批權限如下：涉及公司重大決策、對外投資、融資、擔保等重要事項的用印，需經公司總經理批準。涉及公司日常經營業務合同、協議等用印，需經公司分管領導批準。涉及部門內部文件、資料等用印，由部門負責人審批。3.用印：印章保管人員在收到經審批后的《印章使用申請表》后，應仔細核對申請表上的各項信息，確保準確無誤。在確認無誤后，方可在用印文件上加蓋印章，并在《印章使用登記表》上記錄用印情況。4.登記：用印完成后，印章保管人員應及時將《印章使用申請表》和《印章使用登記表》歸檔保存，以備查閱。使用范圍1.公司公章：僅限于公司對外的正式文件、合同協議、授權委托書、證明信函等重要事項使用。嚴禁用于任何違法違規或損害公司利益的行為。2.法定代表人印章：用于特定的財務票據、稅務申報等相關業務。使用時需嚴格按照財務管理制度和相關規定執行。3.合同專用章：專門用于簽訂各類經濟合同。簽訂合同前，應確保合同條款符合公司利益和法律法規要求，并經公司法律部門或法律顧問審核通過。4.部門印章：僅限于部門內部文件、資料、報表等的蓋章確認，不得對外使用。5.財務專用章：用于公司財務結算、票據支付等財務相關業務。使用時需嚴格遵守財務管理制度和相關規定。印章的停用、更換與銷毀停用1.因公司機構調整、業務范圍變更、印章損壞等原因，需要停用印章時，由印章保管部門填寫《印章停用申請表》，詳細說明停用原因、停用日期等信息，并經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。2.經審批同意停用的印章，由行政部門負責收回，并在公司內部發布停用公告，通知相關部門和人員。更換1.因印章磨損、損壞、樣式變更等原因需要更換印章時，由印章保管部門填寫《印章更換申請表》，詳細說明更換原因、新印章樣式、材質等信息，并經部門負責人審核簽字后，報公司分管領導審批。2.經審批同意更換印章后，按照印章刻制與啟用的相關規定進行操作。新印章啟用后，原印章同時停用。銷毀1.對于停用的印章，除公司另有規定外，原則上應進行銷毀處理。由行政部門負責組織實施印章銷毀工作，填寫《印章銷毀登記表》，詳細記錄印章名稱、銷毀日期、銷毀方式等信息。2.印章銷毀方式可采用粉碎、熔化等物理方法，確保印章無法恢復使用。銷毀過程中，應至少有兩名以上人員在場監督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認。3.印章銷毀后，相關銷毀記錄應作為重要檔案資料長期保存。監督與檢查內部審計公司內部審計部門定期對印章管理情況進行審計檢查，包括印章的保管、使用、登記等方面。如發現問題，應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。定期檢查公司行政部門定期對印章保管情況進行檢查，確保印章存放安全、使用規范。對于檢查中發現的問題，應及時督促印章保管人員進行整改。違規處理1.對于違反本制度規定，擅自使用印章或因保管不善導致印章丟失、被盜等情況的，公司將視情節輕重，給予相關責任人批評教育、警告、罰款等處罰；情節嚴重的，將依法追究其法律責任。2.因印章使用不當