介質存放管理制度一、總則（一）目的為了規范公司各類介質的存放管理，確保介質的安全性、完整性和可追溯性，防止介質丟失、損壞、泄露等情況發生，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有涉及的各類介質，包括但不限于紙質文件、電子文檔、存儲設備（硬盤、U盤、光盤等）、磁性介質、膠片等。（三）職責分工1.行政部門負責制定和完善介質存放管理制度，并監督制度的執行情況。負責提供介質存放所需的場地、設施和設備，并確保其符合安全要求。負責對介質存放區域進行定期檢查和維護，確保環境安全、整潔。2.各部門負責本部門介質的分類、整理、標識和存放，并指定專人負責管理。按照本制度的要求，定期對本部門的介質進行盤點和清理，確保介質的準確性和完整性。配合行政部門做好介質存放管理的相關工作，如提供必要的信息、協助檢查等。3.信息部門負責電子介質的存儲、備份和恢復管理，確保電子數據的安全性和可用性。對涉及公司核心機密和敏感信息的電子介質，采取加密、訪問控制等安全措施。指導和培訓各部門正確使用和管理電子介質，提高員工的信息安全意識。二、介質分類與標識（一）介質分類1.紙質文件：包括公司各類規章制度、合同協議、報告報表、信函等書面材料。2.電子文檔：以電子形式存儲的各類文件、數據、資料等，如辦公軟件文檔、數據庫文件、設計圖紙等。3.存儲設備：用于存儲數據的硬件設備，如硬盤、U盤、移動硬盤、光盤等。4.磁性介質：如磁帶、軟盤等，主要用于數據備份和存儲。5.膠片：用于記錄圖像、數據等信息的感光材料，如X光片、電影膠片等。（二）標識要求1.所有介質應進行明確標識，標識內容應包括介質名稱、類別、所屬部門、密級、日期等信息。2.紙質文件應在文件封面或首頁顯著位置加蓋標識章，標識章應包含上述標識內容。3.電子文檔應在文件名或文件屬性中注明標識信息，確保在存儲和傳輸過程中能夠清晰識別。4.存儲設備應在外殼上粘貼標識標簽，標簽內容應完整、清晰。5.磁性介質和膠片應在包裝上標明標識信息，以便于查找和管理。三、介質存放環境要求（一）紙質文件存放環境1.應存放在干燥、通風、防火、防潮的房間內，溫度保持在18℃28℃之間，相對濕度控制在40%60%。2.文件柜應選用質量可靠、結構堅固的產品，具備防火、防盜、防蟲、防潮等功能。3.文件應分類存放在文件柜中，按照類別、年份、編號等順序排列，便于查找和管理。（二）電子介質存放環境1.服務器機房應保持恒溫、恒濕，溫度控制在20℃25℃之間，相對濕度控制在45%55%。2.服務器應配備不間斷電源（UPS），以防止突然斷電造成數據丟失。3.存儲設備應存放在專門的存儲柜中，避免受到磁場、靜電等干擾。4.電子介質應定期進行備份，并分別存儲在不同的物理位置，以防止數據丟失。（三）磁性介質和膠片存放環境1.應存放在干燥、陰涼、通風的環境中，避免陽光直射和潮濕。2.磁性介質和膠片應遠離強磁場源，如微波爐、電視機、冰箱等。3.存放磁性介質和膠片的容器應具有防靜電、防磁、防潮等功能。四、介質存放方式與要求（一）紙質文件存放方式1.按照文件類別、年份、編號等順序進行分類存放，建立文件索引目錄，便于查找和檢索。2.重要文件和機密文件應單獨存放，并采取加密、鎖柜等安全措施。3.定期對紙質文件進行整理和歸檔，清理過期、無用的文件，確保文件的準確性和完整性。（二）電子介質存放方式1.電子文檔應按照文件夾結構進行分類存儲，文件夾名稱應簡潔明了，便于識別和管理。2.對于重要的電子文檔，應進行備份，并分別存儲在不同的存儲設備或存儲位置，如本地硬盤、外部硬盤、光盤等。3.建立電子文檔的版本控制機制，對文檔的修改歷史進行記錄，確保文檔的一致性和可追溯性。4.存儲設備應定期進行檢查和維護，確保設備的正常運行，防止數據丟失。（三）存儲設備存放方式1.存儲設備應存放在專門的存儲柜中，按照類別、型號、容量等進行分類存放。2.對于長期不使用的存儲設備，應定期進行通電檢查，防止設備損壞。3.存儲設備在使用過程中應注意防止病毒感染和數據泄露，避免在不安全的環境中使用。（四）磁性介質和膠片存放方式1.磁性介質和膠片應存放在專門的存儲盒或存儲袋中，并標明介質名稱、類別、日期等信息。2.按照類別、年份等順序進行分類存放，建立索引目錄，便于查找和管理。3.定期對磁性介質和膠片進行檢查，確保介質的質量和可讀性。五、介質訪問與使用管理（一）訪問權限設置1.根據介質的密級和使用需求，設置不同的訪問權限。2.對于機密文件和敏感信息，應嚴格限制訪問權限，只有經過授權的人員才能訪問。3.電子介質的訪問權限應通過操作系統、數據庫等安全機制進行設置，確保數據的安全性。（二）使用登記制度1.所有介質的使用都應進行登記，記錄使用時間、使用人員、使用目的等信息。2.紙質文件的借閱應填寫借閱登記表，經批準后借閱，并在規定時間內歸還。3.電子介質的使用應記錄操作日志，包括登錄時間、操作內容、退出時間等，以便于審計和追溯。（三）使用規范1.使用人員應按照規定的權限和方式使用介質，不得擅自更改介質的內容和存儲方式。2.在使用電子介質時，應注意防止病毒感染和數據泄露，避免在不安全的網絡環境中傳輸敏感信息。3.使用完畢后，應及時將介質歸還或妥善存放，確保介質的安全。六、介質備份與恢復管理（一）備份策略制定1.信息部門應根據公司業務需求和數據重要性，制定合理的介質備份策略。2.備份策略應包括備份周期、備份方式、備份存儲位置等內容。3.對于重要的數據，應采用多種備份方式，如全量備份、增量備份、差異備份等，以確保數據的安全性和完整性。（二）備份執行與監控1.按照備份策略定期執行介質備份任務，確保備份數據的及時性和準確性。2.建立備份監控機制，對備份任務的執行情況進行實時監控，及時發現和解決備份過程中出現的問題。3.定期對備份數據進行檢查和驗證，確保備份數據能夠正常恢復。（三）恢復測試與演練1.定期進行介質恢復測試，驗證備份數據的可用性和恢復能力。2.制定恢復演練計劃，模擬各種災難場景，進行恢復演練，提高公司應對突發事件的能力。3.對恢復測試和演練的結果進行總結和分析，不斷完善備份與恢復管理流程。七、介質銷毀管理（一）銷毀范圍確定1.根據公司的檔案管理制度和業務需求，確定需要銷毀的介質范圍。2.對于過期、無用、機密性已失效的介質，應及時進行銷毀。（二）銷毀方式選擇1.根據介質的類型和特性，選擇合適的銷毀方式。2.紙質文件可采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀；電子介質可采用格式化、刪除、消磁等方式進行銷毀；存儲設備可采用物理損壞、數據覆蓋等方式進行銷毀。（三）銷毀流程1.由介質管理部門提出銷毀申請，填寫銷毀申請表，注明銷毀介質的名稱、數量、類別、銷毀原因等信息。2.經部門負責人審核批準后，將銷毀申請表提交給行政部門。3.行政部門組織實施銷毀工作，確保銷毀過程符合相關規定和要求。4.銷毀工作完成后，由行政部門填寫銷毀記錄，記錄銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，并由參與人員簽字確認。（四）監督與審計1.行政部門應對介質銷毀過程進行監督，確保銷毀工作的真實性和徹底性。2.公司內部審計部門應定期對介質銷毀管理情況進行審計，檢查銷毀流程是否合規，銷毀記錄是否完整。八、介質安全保密管理（一）保密制度建立1.制定介質安全保密制度，明確介質管理過程中的保密責任和措施。2.對涉及公司核心機密和敏感信息的介質，應采取嚴格的保密措施，如加密存儲、訪問控制、專人管理等。（二）人員培訓與教育1.定期組織員工進行介質安全保密培訓，提高員工的保密意識和操作技能。2.培訓內容應包括介質分類、標識、存放、訪問、使用、備份、恢復、銷毀等方面的安全保密知識。（三）安全檢查與隱患排查1.行政部門應定期對介質存放區域進行安全檢查，檢查內容包括環境安全、設備設施、標識管理、訪問權限等方面。2.各部門應配合行政部門做好安全檢查工作，及時發現和整改存在的安全隱患。（四）違規處