從業記錄管理制度一、總則（一）目的為規范公司從業記錄管理，確保員工從業信息的準確、完整和可追溯，加強公司人力資源管理的規范化和科學化，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、兼職員工等。（三）基本原則1.真實準確原則：從業記錄應如實反映員工的工作經歷、業績表現、培訓情況等信息，確保記錄的真實性和準確性。2.及時更新原則：隨著員工工作的進展和變動，相關從業記錄應及時進行更新，保證信息的時效性。3.保密原則：嚴格保護員工從業記錄中的個人隱私信息，未經員工本人同意，不得隨意泄露。二、從業記錄內容（一）個人基本信息1.姓名：員工的全名。2.性別：員工的性別。3.出生日期：員工的出生年月日。4.民族：員工所屬民族。5.籍貫：員工的籍貫所在地。6.政治面貌：員工的政治身份。7.婚姻狀況：員工的婚姻狀態。8.聯系方式：包括手機號碼、電子郵箱等，確保公司能夠及時與員工取得聯系。（二）入職信息1.入職時間：員工正式加入公司的日期。2.入職部門：員工所在的工作部門。3.崗位名稱：員工擔任的具體工作崗位。4.試用期期限：若有試用期，記錄試用期的時長。5.勞動合同期限：與公司簽訂的勞動合同的起止時間。（三）工作經歷1.過往工作單位：詳細列出員工曾經工作過的單位名稱。2.擔任職位：在過往單位擔任的具體職務。3.工作起止時間：在各過往單位的工作時間段。4.工作職責與業績：簡要描述在各過往單位的主要工作職責以及取得的工作業績。（四）培訓記錄1.培訓課程名稱：參加過的各類培訓課程的具體名稱。2.培訓時間：培訓課程的起止時間。3.培訓機構：負責培訓的機構名稱。4.培訓考核結果：記錄培訓后的考核成績或評價。（五）考核記錄1.考核周期：如月度考核、季度考核、年度考核等。2.考核指標及得分：列出各項考核指標的具體內容以及對應的考核得分。3.考核評價：對員工考核表現的綜合評價，如優秀、良好、合格、不合格等。（六）獎懲記錄1.獎勵情況：包括獲得的公司內部獎勵、外部榮譽等，記錄獎勵名稱、頒發時間及原因。2.懲罰情況：如警告、罰款、降職等處罰，記錄處罰原因、時間及處理結果。（七）崗位變動記錄1.崗位變動時間：員工崗位發生變動的具體日期。2.變動前崗位：變動前擔任的崗位名稱。3.變動后崗位：變動后擔任的崗位名稱。4.崗位變動原因：說明崗位變動的原因，如公司業務調整、員工個人發展等。（八）離職信息1.離職時間：員工離開公司的日期。2.離職原因：記錄員工離職的原因，如合同期滿、個人發展、公司裁員等。3.離職手續辦理情況：是否完成離職手續，包括工作交接、財務結算等。三、從業記錄管理職責（一）人力資源部門1.負責制定和完善從業記錄管理制度，并監督制度的執行情況。2.建立和維護員工從業記錄檔案，確保記錄的完整性和準確性。3.定期對從業記錄進行整理和分析，為公司人力資源決策提供數據支持。4.按照規定的程序和權限，辦理員工從業記錄的查詢、借閱、修改等手續。（二）各部門負責人1.負責本部門員工從業記錄信息的收集、審核和報送工作，確保信息的真實可靠。2.根據工作需要，及時向人力資源部門反饋員工的崗位變動、考核評價等情況。3.協助人力資源部門做好從業記錄的管理工作，配合完成相關調查和統計工作。（三）員工本人1.對個人從業記錄信息的真實性和完整性負責，如有信息變更應及時通知人力資源部門。2.有權查詢本人的從業記錄，對記錄中的錯誤或不實信息有權提出更正申請。四、從業記錄的建立與更新（一）入職時1.新員工入職時，人力資源部門負責收集其個人基本信息、入職信息等，并建立初始從業記錄檔案。2.員工應如實填寫入職登記表等相關資料，提供真實有效的證明文件，如身份證、學歷證書、工作經歷證明等。（二）日常工作中1.各部門負責人應及時記錄員工的工作表現、培訓情況、獎懲情況等信息，并定期報送人力資源部門。2.人力資源部門根據各部門報送的信息，及時更新員工從業記錄檔案，確保記錄的時效性。（三）崗位變動時1.員工崗位發生變動時，所在部門應在變動后[X]個工作日內將崗位變動信息報送人力資源部門。2.人力資源部門根據崗位變動信息，及時更新員工的崗位信息、工作職責等內容，并調整相應的考核指標和評價標準。（四）培訓與考核后1.培訓結束后，培訓機構應在[X]個工作日內將培訓考核結果反饋給人力資源部門。2.考核周期結束后，各部門應在規定時間內完成員工的考核工作，并將考核記錄報送人力資源部門。人力資源部門根據考核結果更新員工的考核記錄檔案。（五）獎懲發生時1.公司決定對員工進行獎勵或懲罰時，相關部門應在[X]個工作日內將獎懲情況書面通知人力資源部門。2.人力資源部門根據獎懲通知，及時在員工從業記錄檔案中記錄獎懲信息，并更新相應的積分或績效數據。五、從業記錄的查詢與借閱（一）查詢權限1.員工本人有權隨時查詢自己的從業記錄。2.人力資源部門工作人員因工作需要可查詢員工的從業記錄。3.公司內部其他部門因工作需要查詢員工從業記錄時，需填寫《從業記錄查詢申請表》，經本部門負責人簽字同意后，報人力資源部門審批。審批通過后，由人力資源部門負責提供查詢服務。（二）借閱權限1.原則上不允許借閱員工從業記錄檔案。如有特殊情況需要借閱，需填寫《從業記錄借閱申請表》，詳細說明借閱原因和借閱期限。2.借閱申請經人力資源部門負責人審批同意后，方可借閱。借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應在規定期限內歸還檔案，并確保檔案的安全和完整。3.借閱人不得擅自復制、傳播或泄露所借閱的從業記錄信息。六、從業記錄的保密與安全（一）保密措施1.人力資源部門應指定專人負責從業記錄檔案的管理，確保檔案存放地點的安全。2.對從業記錄檔案進行分類存放，設置不同的訪問權限，防止信息泄露。3.涉及員工個人隱私的信息，如聯系方式、家庭住址等，應嚴格保密，未經員工同意不得對外披露。（二）安全管理1.加強對從業記錄檔案存儲設備的管理，定期進行數據備份，防止數據丟失。2.對存儲從業記錄檔案的計算機系統設置安全防護措施，防止病毒入侵和黑客攻擊。3.如發生從業記錄信息泄露事件，應立即采取措施進行調查和處理，并及時向公司管理層報告。七、從業記錄的修改與刪除（一）修改申請1.員工發現本人從業記錄中的信息存在錯誤或不實之處，可向人力資源部門提出修改申請，并提供相關證明材料。2.人力資源部門收到修改申請后，應進行核實。如情況屬實，應在[X]個工作日內對從業記錄進行修改。（二）刪除規定1.一般情況下，從業記錄應長期保存，不得隨意刪除。2.若員工離職后，因特殊原因需要刪除其從業記錄，需由員工本人提出書面申請，并經公司管理層批準。人力資源部門在完成相關審批手續后，方可對記錄進行刪除操作。八、監督與檢查（一）定期檢查1.人力資源部門應定期對從業記錄管理情況進行檢查，確保記錄的準確性和完整性。2.檢查內容包括從業記錄檔案的建立、更新、查詢、借閱等環節的操作是否符合規定，信息是否及時、準確錄入等。（二）違規處理1.對于在從業記錄管理過程中違反本制度的行為，公司將視情節輕重給予相應的