企業(yè)記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司記錄管理，確保記錄的真實(shí)性、完整性和可追溯性，規(guī)范記錄的形成、收集、整理、歸檔、保管和利用等活動，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在經(jīng)營管理活動中形成的各類記錄。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：記錄應(yīng)如實(shí)反映公司經(jīng)營管理活動的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：記錄應(yīng)涵蓋公司經(jīng)營管理活動的各個(gè)環(huán)節(jié)，確保信息全面。3.規(guī)范性原則：記錄的格式、內(nèi)容、填寫要求等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定，保證記錄的一致性和規(guī)范性。4.及時(shí)性原則：記錄應(yīng)在經(jīng)營管理活動發(fā)生時(shí)及時(shí)形成，不得拖延積壓。5.可追溯性原則：記錄應(yīng)能夠清晰地反映經(jīng)營管理活動的過程和結(jié)果，便于查詢和追溯。二、記錄的分類與編號（一）記錄分類1.行政辦公類：包括文件、通知、報(bào)告、會議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、辦公用品領(lǐng)用記錄等。2.人事管理類：員工檔案、考勤記錄、培訓(xùn)記錄、績效考核記錄、薪酬發(fā)放記錄等。3.財(cái)務(wù)管理類：會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告、資金收支記錄等。4.市場營銷類：市場調(diào)研報(bào)告、客戶信息記錄、銷售合同、訂單記錄、促銷活動記錄等。5.生產(chǎn)管理類：生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)報(bào)表、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備維護(hù)記錄、原材料出入庫記錄等。6.采購管理類：采購申請、采購合同、供應(yīng)商評價(jià)記錄、采購訂單執(zhí)行記錄等。7.質(zhì)量管理類：質(zhì)量體系文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄、質(zhì)量改進(jìn)記錄等。8.其他類：根據(jù)公司實(shí)際情況，可增設(shè)其他記錄類別，如法務(wù)文件記錄、項(xiàng)目管理記錄等。（二）記錄編號1.記錄編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和查詢。2.編號規(guī)則：采用“部門代碼+年份+流水號”的形式。例如，行政部2023年第10號文件記錄，編號為“XZ2023010”。其中，部門代碼按照公司部門設(shè)置統(tǒng)一規(guī)定，如行政部為“XZ”，財(cái)務(wù)部為“CW”等；年份為記錄形成的年份；流水號為該部門當(dāng)年記錄的順序號，從001開始依次編排。三、記錄的形成與填寫（一）責(zé)任部門與人員1.各部門負(fù)責(zé)本部門職責(zé)范圍內(nèi)記錄的形成和填寫工作，并指定專人負(fù)責(zé)記錄的日常管理。2.記錄填寫人員應(yīng)熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)流程和記錄要求，確保記錄內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、清晰。（二）填寫要求1.記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆等易褪色的筆。2.填寫內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡工整，不得隨意涂改。如有錯(cuò)誤需要更正，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃一條橫線，在其上方填寫正確內(nèi)容，并由更正人簽字確認(rèn)。3.記錄中的日期應(yīng)填寫完整，精確到年、月、日；數(shù)字應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定書寫規(guī)范。4.對于需要簽字確認(rèn)的記錄，相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定位置簽字，簽字應(yīng)清晰可辨，不得代簽。四、記錄的收集與整理（一）收集時(shí)間1.各部門應(yīng)定期收集本部門形成的記錄，一般每周或每月進(jìn)行一次集中收集。2.對于時(shí)效性較強(qiáng)的記錄，如緊急文件、重要會議紀(jì)要等，應(yīng)及時(shí)收集，確保信息傳遞的及時(shí)性。（二）收集方式1.記錄填寫人員應(yīng)將填寫好的記錄及時(shí)提交給本部門指定的記錄管理人員。2.記錄管理人員可通過定期巡查、現(xiàn)場收取、電子文件傳輸?shù)确绞绞占涗洝＃ㄈ┱硪?.記錄管理人員應(yīng)對收集到的記錄進(jìn)行初步整理，檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照記錄分類和編號規(guī)則，對記錄進(jìn)行分類整理，確保同一類記錄集中存放。3.對于紙質(zhì)記錄，應(yīng)去除不必要的附件，如訂書釘、回形針等，并按照順序排列整齊。4.對于電子記錄，應(yīng)按照統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲，文件夾命名應(yīng)清晰反映記錄的類別和年份，文件命名應(yīng)與記錄編號一致。五、記錄的歸檔（一）歸檔時(shí)間1.記錄整理完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔。一般情況下，月度記錄應(yīng)在次月上旬歸檔，年度記錄應(yīng)在次年一季度內(nèi)歸檔。2.對于重大項(xiàng)目或特殊事件形成的記錄，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)歸檔。（二）歸檔流程1.記錄管理人員填寫《記錄歸檔清單》，詳細(xì)記錄歸檔記錄的類別、編號、名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.將整理好的記錄移交至公司檔案室，檔案室管理人員按照《記錄歸檔清單》進(jìn)行核對驗(yàn)收，確認(rèn)無誤后辦理交接手續(xù)。3.檔案室管理人員將歸檔記錄按照檔案管理要求進(jìn)行存放，建立檔案索引，便于查詢和檢索。六、記錄的保管（一）保管期限1.公司記錄的保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司實(shí)際情況確定，分為短期、中期和長期。2.短期保管期限一般為13年，適用于一般性的經(jīng)營管理記錄，如月度報(bào)表、臨時(shí)性通知等。3.中期保管期限一般為310年，適用于重要的經(jīng)營管理記錄，如年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重要合同等。4.長期保管期限一般為10年以上，適用于具有長期保存價(jià)值的記錄，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照副本、稅務(wù)登記證等。（二）保管方式1.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)，防止記錄受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子記錄應(yīng)進(jìn)行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，可采用光盤、磁帶、移動硬盤等多種形式，并分別存儲在不同地點(diǎn)。3.檔案室應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保記錄的安全保管。（三）保管要求1.檔案室管理人員應(yīng)定期對記錄進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。2.對于超過保管期限的記錄，應(yīng)按照公司檔案銷毀制度進(jìn)行鑒定和銷毀，確保記錄信息的安全。3.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，查閱記錄應(yīng)履行必要的審批手續(xù)。七、記錄的利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱記錄的，應(yīng)填寫《記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室查閱。2.涉及公司機(jī)密的記錄，查閱人員還需經(jīng)公司保密管理部門批準(zhǔn)。3.外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司記錄的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《記錄查閱申請表》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，在檔案室管理人員的陪同下查閱。（二）查閱方式1.紙質(zhì)記錄一般應(yīng)在檔案室現(xiàn)場查閱，如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案室管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.電子記錄可根據(jù)實(shí)際情況，由檔案室管理人員提供查閱權(quán)限或協(xié)助查閱，查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播電子記錄。（三）借閱管理1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱記錄的，應(yīng)填寫《記錄借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的記錄，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在記錄上涂改、損壞、丟失。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案室。4.涉及公司機(jī)密的記錄，原則上不得借閱。如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)按照公司保密管理規(guī)定進(jìn)行審批，并采取必要的保密措施。八、記錄的銷毀（一）銷毀鑒定1.對于超過保管期限或已失去保存價(jià)值的記錄，由檔案室管理人員定期進(jìn)行清理，并填寫《記錄銷毀鑒定表》，詳細(xì)記錄擬銷毀記錄的類別、編號、名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。2.組織相關(guān)部門和人員對擬銷毀記錄進(jìn)行鑒定，確認(rèn)是否符合銷毀條件。鑒定人員應(yīng)在《記錄銷毀鑒定表》上簽字確認(rèn)。（二）銷毀審批1.《記錄銷毀鑒定表》經(jīng)鑒定人員簽字確認(rèn)后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.對于涉及公司機(jī)密或重要信息的記錄，銷毀前還需經(jīng)公司保密管理部門審核。（三）銷毀實(shí)施1.經(jīng)審批同意銷毀的記錄，由檔案室管理人員負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷毀。2.紙質(zhì)記錄可采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；電子記錄應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)刪除軟件進(jìn)行徹底刪除，并對存儲介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。3.在記錄銷毀過程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《記錄銷毀登記表》上簽字確認(rèn)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司行政部門負(fù)責(zé)定期對各部門記錄管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的形成、收集、整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場檢查、查閱記錄、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行，對發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核評價(jià)1.將記錄管理工作納入公司績效考核體系，對各部門及相關(guān)人員的記錄管理工作進(jìn)行考核評價(jià)。2.考核指標(biāo)包括記錄的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性、及時(shí)性，記錄的歸檔率、保管完好率、利用效率等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對記錄管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人給予表彰和獎勵；對記錄管理工作存在問題