企業證照管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照管理，規范證照的申請、審批、使用、保管、年檢、變更及注銷等流程，保障公司合法合規運營，維護公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司所有證照的管理。（三）定義1.企業證照：指公司在經營活動中依法取得的各類資質證書、營業執照、許可證、批準文件、印章等具有法律效力的文件。2.證照管理人員：指負責公司證照具體管理工作的人員，包括證照申請經辦人、證照保管人等。二、證照分類及管理職責（一）證照分類1.資質證書類：如企業營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證（已實行“三證合一”或“五證合一”的，統一為營業執照）、行業資質證書（如建筑企業資質證書、醫療器械經營資質證書等）、榮譽證書等。2.許可證類：如生產許可證、經營許可證（如食品經營許可證、藥品經營許可證等）、特種行業許可證（如危險化學品經營許可證等）。3.批準文件類：如政府部門頒發的項目立項批復、環境影響評價批復、建設用地批準書等。4.印章類：包括公司公章、法定代表人章、財務專用章、合同專用章、部門章等。（二）管理職責1.綜合管理部門負責制定和完善公司證照管理制度，并監督執行。統籌協調公司各類證照的申請、審批、年檢、變更及注銷等工作。建立公司證照管理臺賬，記錄證照的基本信息、辦理情況、使用記錄等。定期組織對公司證照進行清查盤點，確保證照的安全、完整。2.證照申請經辦人根據公司業務需求，負責具體辦理各類證照的申請、變更、年檢等手續。收集、整理證照辦理所需的資料，并確保資料的真實性、完整性。跟蹤證照辦理進度，及時向相關部門和領導匯報辦理情況。3.證照保管人負責證照的保管工作，確保證照存放安全、有序。建立證照借閱登記制度，嚴格按照規定辦理證照借閱手續。定期對保管的證照進行檢查，如發現證照損壞、遺失等情況，及時報告并采取相應措施。4.使用部門根據業務需要，向綜合管理部門提出證照使用申請。按照規定的用途和范圍使用證照，并對使用情況負責。使用完畢后，及時將證照歸還綜合管理部門。三、證照申請與審批（一）申請流程1.使用部門根據業務需求，填寫《證照申請表》，詳細說明申請證照的名稱、用途、申請理由等信息，并附上所需的申請資料。2.將《證照申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人對申請事項的必要性、真實性等進行審核，并簽署意見。3.經部門負責人審核通過后，《證照申請表》及申請資料提交至綜合管理部門。4.綜合管理部門對申請資料進行初審，檢查資料是否齊全、符合要求。如資料不齊全或不符合要求，及時通知使用部門補充或修改。5.初審通過后，綜合管理部門將《證照申請表》及申請資料提交至公司分管領導審批。公司分管領導根據公司實際情況和相關政策法規，對申請事項進行審批，并簽署意見。6.對于重大證照申請事項，需經公司總經理辦公會或董事會審議通過后，方可提交相關部門辦理。（二）審批要點1.申請事項是否符合公司業務發展需要，是否具備必要性。2.申請資料是否真實、完整、有效，是否符合相關政策法規和辦理要求。3.申請事項是否存在潛在風險，是否會對公司經營產生不利影響。四、證照使用（一）使用原則1.嚴格按照規定的用途和范圍使用證照，不得擅自擴大使用范圍或挪作他用。2.使用證照時，應確保證照的安全、完整，不得損壞、涂改、轉借證照。3.對于涉及公司重大利益或重要業務的證照使用，應經公司相關領導審批同意后方可使用。（二）使用流程1.使用部門填寫《證照使用申請表》，注明使用證照的名稱、用途、使用期限、使用地點等信息，并附上相關業務文件或資料。2.將《證照使用申請表》提交至部門負責人審核，部門負責人對使用事項的真實性、必要性等進行審核，并簽署意見。3.經部門負責人審核通過后，《證照使用申請表》提交至綜合管理部門。4.綜合管理部門對申請事項進行審核，檢查是否符合使用原則和相關規定。如審核通過，通知證照保管人辦理證照出借手續。5.證照保管人在發放證照時，應與使用人當面核對證照的名稱、數量、有效期等信息，并在《證照使用登記表》上登記使用人姓名、部門、使用時間、歸還時間等內容。6.使用人在使用證照過程中，應妥善保管證照，不得遺失、損壞。如因特殊原因需要延長使用期限，應提前向綜合管理部門申請，經批準后方可延長。7.使用完畢后，使用人應及時將證照歸還證照保管人。證照保管人在收回證照時，應認真檢查證照的完整性和有效性，并在《證照使用登記表》上注明歸還時間。五、證照保管（一）保管方式1.公司設立專門的證照保管室，配備必要的安全設施，如保險柜、文件柜、防火設備等，確保證照存放安全。2.對于重要的證照，如營業執照、資質證書等，應采用電子和紙質雙重備份的方式進行保管。電子備份應存儲在安全的服務器或存儲設備上，并設置密碼保護。3.證照保管人應將證照分類存放，建立清晰的索引目錄，便于查找和管理。（二）保管要求1.證照保管人應定期對保管的證照進行清查盤點，核對證照的數量、種類、有效期等信息，確保賬實相符。2.如發現證照有損壞、遺失、過期等情況，應及時報告綜合管理部門，并采取相應措施進行處理。3.對于涉及公司商業秘密或重要信息的證照，應嚴格保密，未經公司批準，不得向任何單位或個人透露。4.在公司辦公場所搬遷或其他原因需要轉移證照時，證照保管人應負責辦理證照的交接手續，確保證照安全轉移。六、證照年檢與變更（一）年檢1.綜合管理部門應提前梳理公司各類證照的年檢時間和要求，并制定年檢計劃。2.證照申請經辦人根據年檢計劃，負責收集、整理年檢所需的資料，并按照規定的時間和程序辦理年檢手續。3.在辦理年檢過程中，如發現問題或需要補充資料，應及時與相關部門溝通協調，確保年檢工作順利完成。4.年檢通過后，綜合管理部門應及時更新公司證照管理臺賬，并將年檢結果告知相關部門和領導。（二）變更1.當公司的名稱、法定代表人、經營范圍、注冊資本等登記事項發生變更時，綜合管理部門應及時安排證照申請經辦人辦理相關證照的變更手續。2.變更手續辦理前，證照申請經辦人應收集、整理變更所需的資料，包括公司股東會決議、章程修正案、相關部門的批準文件等。3.按照規定的程序，將變更資料提交至原發證機關辦理變更登記手續。辦理過程中，應密切跟蹤辦理進度，及時解決出現的問題。4.變更完成后，證照申請經辦人應及時領取新的證照，并將新證照交回證照保管人進行保管。同時，更新公司證照管理臺賬及相關檔案資料。七、證照注銷（一）注銷情形1.公司因經營期滿、破產、解散、被吊銷營業執照等原因終止經營時，應及時辦理相關證照的注銷手續。2.公司不再從事相關業務活動，且已取得的證照不再需要時，應主動申請注銷。（二）注銷流程1.綜合管理部門組織相關部門對公司擬注銷的證照進行清理和核對，確保所有應注銷的證照齊全。2.證照申請經辦人根據注銷情形，準備好注銷所需的資料，如公司注銷申請報告、稅務注銷證明、工商注銷證明等。3.按照規定的程序，將注銷資料提交至原發證機關辦理注銷手續。在辦理過程中，積極配合相關部門的工作，確保注銷工作順利完成。4.注銷完成后，證照保管人應將注銷的證照進行妥善處理，如銷毀或存檔，并在公司證照管理臺賬中注明注銷情況。八、監督與檢查（一）監督機制1.綜合管理部門負責對公司證照管理工作進行日常監督檢查，定期或不定期對證照的申請、審批、使用、保管等環節進行抽查。2.公司內部審計部門有權對公司證照管理情況進行審計監督，檢查證照管理制度的執行情況，發現問題及時提出整改意見。（二）違規處理1.對于違反本制度規定的行為，視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.因證