企劃活動管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司企劃活動的管理，規(guī)范企劃活動流程，提高企劃活動質(zhì)量和效果，確保活動能夠達(dá)成預(yù)期目標(biāo)，提升公司品牌形象和市場競爭力，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門組織或參與的各類企劃活動，包括但不限于市場推廣活動、品牌宣傳活動、促銷活動、公關(guān)活動等。（三）基本原則1.目標(biāo)導(dǎo)向原則：企劃活動應(yīng)圍繞公司戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求展開，明確活動目標(biāo)，并通過有效的策劃和執(zhí)行確保目標(biāo)實現(xiàn)。2.創(chuàng)新性原則：鼓勵在活動策劃和執(zhí)行過程中積極創(chuàng)新，采用新穎的形式、內(nèi)容和手段，以吸引目標(biāo)受眾的關(guān)注，提升活動效果。3.系統(tǒng)性原則：企劃活動是一個系統(tǒng)工程，涉及多個環(huán)節(jié)和部門，各環(huán)節(jié)應(yīng)緊密配合、協(xié)同工作，確保活動整體的系統(tǒng)性和連貫性。4.成本效益原則：在保證活動質(zhì)量和效果的前提下，合理控制活動成本，提高活動的投入產(chǎn)出比，實現(xiàn)資源的優(yōu)化配置。5.風(fēng)險可控原則：對活動過程中可能出現(xiàn)的各種風(fēng)險進(jìn)行充分評估和分析，并制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，確保活動安全、順利進(jìn)行。二、活動策劃（一）活動發(fā)起1.各部門根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要或市場形勢變化，認(rèn)為有必要開展企劃活動時，應(yīng)填寫《企劃活動發(fā)起申請表》，詳細(xì)說明活動的背景、目的、時間、地點、參與人員、預(yù)算等信息，并提交至企劃部。2.企劃部收到申請表后，對活動的必要性、可行性進(jìn)行初步審核。對于符合公司戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求的活動申請，予以受理；對于不符合要求的申請，及時反饋給申請部門并說明原因。（二）活動策劃小組組建1.經(jīng)審核通過的活動申請，由企劃部牽頭組建活動策劃小組。策劃小組成員應(yīng)包括企劃部、市場部、銷售部、財務(wù)部、法務(wù)部等相關(guān)部門的人員，必要時可邀請外部專業(yè)機(jī)構(gòu)或人員參與。2.策劃小組應(yīng)明確各成員的職責(zé)分工，確保活動策劃工作能夠有序進(jìn)行。其中，企劃部負(fù)責(zé)活動的整體策劃和創(chuàng)意設(shè)計；市場部負(fù)責(zé)市場調(diào)研、目標(biāo)受眾分析和活動宣傳推廣方案制定；銷售部負(fù)責(zé)活動對銷售業(yè)績的影響評估和銷售策略制定；財務(wù)部負(fù)責(zé)活動預(yù)算的編制和成本控制；法務(wù)部負(fù)責(zé)活動相關(guān)合同、協(xié)議等法律文件的審核。（三）活動策劃方案制定1.策劃小組應(yīng)圍繞活動目標(biāo)，開展深入的市場調(diào)研和分析，了解目標(biāo)受眾的需求、喜好、消費習(xí)慣等信息，收集競爭對手的活動動態(tài)和市場反饋，為活動策劃提供依據(jù)。2.在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上，策劃小組制定詳細(xì)的活動策劃方案，內(nèi)容應(yīng)包括但不限于活動主題、活動形式、活動內(nèi)容、活動流程、活動宣傳推廣計劃、活動現(xiàn)場布置方案、人員安排、預(yù)算明細(xì)等。3.活動策劃方案應(yīng)具有可操作性和可衡量性，明確活動的各項執(zhí)行細(xì)節(jié)和預(yù)期效果指標(biāo)。同時，應(yīng)針對可能出現(xiàn)的風(fēng)險制定相應(yīng)的應(yīng)對措施，確保活動能夠按照計劃順利進(jìn)行。4.策劃小組完成活動策劃方案初稿后，組織內(nèi)部評審會議，邀請公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人等參加。與會人員對策劃方案進(jìn)行討論和評審，提出修改意見和建議。策劃小組根據(jù)評審意見對方案進(jìn)行修改完善，形成最終的活動策劃方案。（四）活動預(yù)算編制1.財務(wù)部根據(jù)活動策劃方案，負(fù)責(zé)編制活動預(yù)算。預(yù)算內(nèi)容應(yīng)涵蓋活動所需的各項費用，包括場地租賃、設(shè)備租賃、物料采購、人員薪酬、宣傳推廣費用、禮品費用、餐飲費用等。2.在編制預(yù)算時，應(yīng)充分考慮活動的規(guī)模、形式、持續(xù)時間等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。同時，應(yīng)預(yù)留一定的彈性預(yù)算，以應(yīng)對活動過程中可能出現(xiàn)的突發(fā)情況。3.活動預(yù)算編制完成后，提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)審批通過的預(yù)算作為活動費用控制的依據(jù)，各部門應(yīng)嚴(yán)格按照預(yù)算執(zhí)行，不得擅自超支。三、活動審批（一）審批流程1.活動策劃方案和預(yù)算經(jīng)策劃小組內(nèi)部評審?fù)ㄟ^后，由企劃部填寫《企劃活動審批表》，連同活動策劃方案、預(yù)算明細(xì)等相關(guān)材料一并提交至公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)活動的重要性、規(guī)模、預(yù)算等因素進(jìn)行審批。對于重大活動或涉及金額較大的活動，需經(jīng)公司管理層集體決策。3.審批通過后的活動策劃方案和預(yù)算作為活動執(zhí)行的依據(jù)。如在活動執(zhí)行過程中需要對方案或預(yù)算進(jìn)行調(diào)整，應(yīng)按照原審批流程重新提交審批。（二）審批要點1.活動目標(biāo)是否明確，是否與公司戰(zhàn)略目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求相一致。2.活動策劃方案是否具有創(chuàng)新性、可行性和可操作性，活動形式和內(nèi)容是否能夠吸引目標(biāo)受眾的關(guān)注，達(dá)到預(yù)期效果。3.活動預(yù)算是否合理，費用支出是否符合公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定。4.活動風(fēng)險評估及應(yīng)對措施是否完善，是否能夠有效降低活動過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險。5.活動對公司品牌形象和市場競爭力的提升是否具有積極作用。四、活動執(zhí)行（一）活動籌備1.根據(jù)活動策劃方案和審批意見，企劃部負(fù)責(zé)組織召開活動籌備會議，明確各部門的籌備工作任務(wù)和時間節(jié)點，確保活動籌備工作有序進(jìn)行。2.各部門按照籌備會議的安排，開展各項籌備工作。其中，市場部負(fù)責(zé)活動宣傳推廣物料的設(shè)計、制作和投放；銷售部負(fù)責(zé)客戶邀約、銷售團(tuán)隊培訓(xùn)等工作；財務(wù)部負(fù)責(zé)活動費用的支付和報銷管理；法務(wù)部負(fù)責(zé)活動相關(guān)合同、協(xié)議等法律文件的簽訂和審核；行政部負(fù)責(zé)活動場地的租賃、布置，設(shè)備的租賃、調(diào)試，餐飲、住宿等后勤保障工作；其他相關(guān)部門根據(jù)活動需要提供相應(yīng)的支持和配合。3.在活動籌備過程中，策劃小組應(yīng)定期對籌備工作進(jìn)展情況進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題。如遇重大問題或需要調(diào)整活動方案，應(yīng)及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，并按照審批流程進(jìn)行處理。（二）活動現(xiàn)場執(zhí)行1.活動現(xiàn)場執(zhí)行由企劃部負(fù)責(zé)總體協(xié)調(diào)和指揮，各部門按照職責(zé)分工做好現(xiàn)場各項工作。活動現(xiàn)場應(yīng)設(shè)置明顯的指示標(biāo)識，確保參與人員能夠順利找到活動區(qū)域。2.活動現(xiàn)場布置應(yīng)按照策劃方案進(jìn)行，營造出與活動主題相符的氛圍。同時，要確保現(xiàn)場設(shè)施設(shè)備的安全和正常運(yùn)行，做好現(xiàn)場的安全保衛(wèi)工作，防止發(fā)生意外事故。3.活動過程中，應(yīng)按照活動流程有序進(jìn)行各項環(huán)節(jié)，確保活動的順利開展。工作人員應(yīng)熱情、周到地為參與人員提供服務(wù)，及時解答疑問，處理突發(fā)情況。4.活動現(xiàn)場應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)攝影、攝像等工作，記錄活動的精彩瞬間，為后續(xù)的活動總結(jié)和宣傳推廣提供素材。（三）活動宣傳推廣1.市場部根據(jù)活動策劃方案制定詳細(xì)的活動宣傳推廣計劃，明確宣傳渠道、宣傳內(nèi)容、宣傳時間節(jié)點等。宣傳渠道應(yīng)包括公司官網(wǎng)、社交媒體平臺、線下媒體、電子郵件、短信等多種形式，確保活動信息能夠廣泛傳播。2.在活動宣傳推廣過程中，應(yīng)注重宣傳內(nèi)容的創(chuàng)意和針對性，突出活動的亮點和特色，吸引目標(biāo)受眾的關(guān)注。同時，要及時收集和分析宣傳效果數(shù)據(jù)，根據(jù)反饋情況調(diào)整宣傳策略，提高宣傳效果。3.活動宣傳推廣應(yīng)與活動執(zhí)行緊密配合，形成良好的互動效應(yīng)。例如，在活動現(xiàn)場設(shè)置互動環(huán)節(jié)，引導(dǎo)參與人員關(guān)注公司社交媒體賬號，分享活動體驗，擴(kuò)大活動影響力。（四）活動效果評估1.活動結(jié)束后，策劃小組應(yīng)及時組織開展活動效果評估工作。評估內(nèi)容應(yīng)包括活動目標(biāo)達(dá)成情況、活動參與人數(shù)、活動滿意度、活動媒體曝光度、活動對銷售業(yè)績的影響等方面。2.通過問卷調(diào)查、現(xiàn)場訪談、數(shù)據(jù)分析等方式收集活動效果評估所需的數(shù)據(jù)和信息，并進(jìn)行綜合分析。評估結(jié)果應(yīng)以書面報告的形式呈現(xiàn)，總結(jié)活動的成功經(jīng)驗和不足之處，提出改進(jìn)建議。3.活動效果評估報告提交至公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門，作為公司后續(xù)活動策劃和執(zhí)行的參考依據(jù)。同時，對在活動中表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進(jìn)行表彰和獎勵，對存在問題的部門和個人進(jìn)行批評和整改。五、活動費用管理（一）費用報銷1.活動費用報銷應(yīng)嚴(yán)格按照公司財務(wù)制度執(zhí)行。報銷人員應(yīng)在活動結(jié)束后及時整理相關(guān)票據(jù)，填寫費用報銷單，并附上活動審批表、活動策劃方案、發(fā)票等原始憑證。2.財務(wù)部對報銷單據(jù)進(jìn)行審核，重點審核費用支出是否符合預(yù)算、發(fā)票是否真實有效、報銷流程是否合規(guī)等。對于審核通過的報銷單據(jù)，按照公司財務(wù)審批流程進(jìn)行審批后予以報銷。3.如發(fā)現(xiàn)報銷單據(jù)存在問題，財務(wù)部應(yīng)及時與報銷人員溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。對于不符合報銷規(guī)定的費用，不予報銷，并向報銷人員說明原因。（二）費用控制1.各部門應(yīng)嚴(yán)格按照活動預(yù)算控制費用支出，不得擅自超支。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照原審批流程重新提交審批。2.企劃部在活動執(zhí)行過程中應(yīng)密切關(guān)注費用支出情況，定期與財務(wù)部核對費用明細(xì)，及時發(fā)現(xiàn)并解決費用超支問題。對于費用支出較大的項目，應(yīng)提前向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報。3.財務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對活動費用的監(jiān)控和分析，定期對活動費用進(jìn)行統(tǒng)計和分析，為公司成本控制提供數(shù)據(jù)支持。同時，應(yīng)建立活動費用預(yù)警機(jī)制，當(dāng)費用支出接近或超過預(yù)算時，及時發(fā)出預(yù)警信號，提醒相關(guān)部門采取措施控制費用。六、活動風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別1.在活動策劃階段，策劃小組應(yīng)對活動過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險進(jìn)行全面識別，包括但不限于市場風(fēng)險、法律風(fēng)險、安全風(fēng)險、人員風(fēng)險、技術(shù)風(fēng)險、財務(wù)風(fēng)險等。2.針對不同類型的風(fēng)險，分析其可能產(chǎn)生的原因、影響程度和發(fā)生概率，為制定風(fēng)險應(yīng)對措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.市場風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)市場調(diào)研和分析，及時了解市場動態(tài)和競爭對手情況，制定靈活的活動策略，根據(jù)市場變化適時調(diào)整活動方案。2.法律風(fēng)險應(yīng)對：法務(wù)部在活動策劃和執(zhí)行過程中全程參與，對活動相關(guān)合同、協(xié)議等法律文件進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保活動合法合規(guī)。同時，關(guān)注法律法規(guī)的變化，及時調(diào)整活動方案，避免法律風(fēng)險。3.安全風(fēng)險應(yīng)對：制定詳細(xì)的活動安全預(yù)案，明確安全責(zé)任人和安全措施。活動現(xiàn)場應(yīng)配備必要的安全設(shè)施和人員，加強(qiáng)安全檢查和巡邏，確保參與人員的人身安全和財產(chǎn)安全。如遇突發(fā)安全事件，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，妥善處理。4.人員風(fēng)險應(yīng)對：加強(qiáng)活動工作人員的培訓(xùn)和管理，明確各崗位人員的職責(zé)和工作流程，提高工作人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。同時，合理安排人員，避免因人員不足或人員變動導(dǎo)致活動出現(xiàn)問題。5.技術(shù)風(fēng)險應(yīng)對：在活動策劃和執(zhí)行過程中，充分考慮技術(shù)因素，選擇可靠的技術(shù)方案和合作伙伴。對活動中使用的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行提前測試和調(diào)試，確保技術(shù)系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。如遇技術(shù)故障，應(yīng)及時組織技術(shù)人員進(jìn)行搶修，盡量減少對活動的影響。6.財務(wù)風(fēng)險應(yīng)對：嚴(yán)格控制活動預(yù)算，加強(qiáng)費用管理和監(jiān)控，確保費用支出符合預(yù)算要求。合理安排資金，避免因資金短缺或資金周轉(zhuǎn)不暢導(dǎo)致活動無法順利進(jìn)行。同時，對活動的財務(wù)狀況進(jìn)行定期分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務(wù)風(fēng)險問題。（三）風(fēng)險監(jiān)控1.在活動執(zhí)行過程中，應(yīng)建立風(fēng)險監(jiān)控機(jī)制，定期對活動風(fēng)險進(jìn)行評估和監(jiān)控，及時發(fā)現(xiàn)風(fēng)險變化情況。2.如發(fā)現(xiàn)風(fēng)險指標(biāo)超出預(yù)警范圍或出現(xiàn)新的風(fēng)險因素，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行調(diào)整和應(yīng)對，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。同時，對風(fēng)險應(yīng)對措施的執(zhí)行效果進(jìn)行評估，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，不斷完善風(fēng)險管理制度。七、活動檔案管理（一）檔案收集1.活動結(jié)束后，企劃部負(fù)責(zé)收集活動過程中形成的各類文件資料，包括活動策劃方案、活動審批表、活動預(yù)算明細(xì)、活動宣傳推廣材料、活動現(xiàn)場照片和視頻、活動效果評估報告、活動費用報銷單據(jù)等。2.各部門應(yīng)積極配合企劃部做好檔案收集工作，及時將本部門在活動中產(chǎn)生的相關(guān)文件資料移交至企劃部。（二）檔案整理與歸檔1.企劃部對收集到的活動檔案進(jìn)行整理和分類，按照活動名稱、活動時間、文件類型等進(jìn)行編號和排序，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.將整理好的活動檔案進(jìn)行歸檔，建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，并存放在專門的檔案柜中。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（三）檔案查閱與使用1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱活動檔案時，應(yīng)填寫《活動檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到企劃部查閱。