會務科室管理制度一、總則（一）目的為了加強會務科室的管理，提高會務工作的效率和質量，確保公司各類會議的順利召開，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于會務科室全體工作人員，以及公司內涉及會議組織、參與的相關部門和人員。（三）基本原則1.高效原則：以提高會議效率為核心，優化會議流程，合理安排資源，確保會議按時、高質量完成。2.規范原則：明確會務工作各環節的標準和要求，做到工作流程化、規范化、標準化。3.服務原則：樹立服務意識，為參會人員提供優質、周到的服務，滿足會議需求。4.保密原則：嚴格遵守公司保密制度，確保會議涉及的機密信息不泄露。二、崗位職責（一）會務科室主管1.全面負責會務科室的日常管理工作，制定工作計劃和目標，并組織實施。2.組織制定和完善會務工作相關制度、流程和標準，確保會務工作規范有序。3.負責與公司各部門溝通協調，了解會議需求，合理安排會議資源，確保會議順利進行。4.對會務工作進行監督和檢查，及時發現問題并解決，不斷提高會務工作質量。5.負責會務科室人員的培訓、考核和激勵，提高團隊整體素質和業務能力。6.參與公司重要會議的組織和策劃，提供專業的會務支持和建議。（二）會議策劃專員1.根據會議需求，制定詳細的會議策劃方案，包括會議主題、議程、時間、地點、參會人員、會議形式等。2.負責會議資料的準備工作，如會議通知、議程表、發言稿、PPT等，確保資料內容準確、完整、規范。3.與相關部門和人員溝通協調，落實會議場地、設備、餐飲等各項準備工作，確保會議環境符合要求。4.協助會務科室主管進行會議預算的編制和控制，合理安排經費支出。5.對會議效果進行跟蹤和評估，收集參會人員的反饋意見，為后續會議策劃提供參考。（三）會議組織專員1.按照會議策劃方案，負責會議的具體組織實施工作，包括會議簽到、資料發放、會議記錄、會議服務等。2.提前到達會議現場，檢查會議場地布置、設備運行等情況，確保會議正常進行。3.負責會議期間的秩序維護，及時處理突發情況，確保會議安全、有序。4.做好會議記錄工作，準確記錄會議內容、決議和要求，會后及時整理會議紀要，并發送給相關人員。5.協助會議策劃專員進行會議資料的整理和歸檔工作，建立會議檔案。（四）會議設備維護專員1.負責會務科室各類會議設備的日常維護和管理，確保設備正常運行。2.定期對會議設備進行檢查、保養和維修，及時更換損壞的零部件，保證設備性能良好。3.負責會議設備的操作培訓，指導參會人員正確使用設備，解決使用過程中出現的問題。4.根據會議需求，提前做好設備的調試和準備工作，確保會議期間設備正常使用。5.負責會議設備的資產管理，建立設備臺賬，定期盤點，確保設備數量準確、完好無損。三、會議策劃與組織（一）會議需求收集1.各部門根據工作需要，提前向會務科室提交會議申請，說明會議主題、時間、地點、參會人員、會議內容等信息。2.會務科室定期收集各部門的會議需求，進行匯總和分析，合理安排會議時間和場地。（二）會議策劃1.會議策劃專員根據會議需求，制定詳細的會議策劃方案。策劃方案應包括但不限于以下內容：會議主題和目的：明確會議要解決的問題或傳達的信息。會議議程：合理安排會議各項議題的順序和時間分配。會議時間和地點：根據參會人員的方便程度和會議性質，選擇合適的時間和地點。參會人員：確定參會人員名單，并提前發送會議通知。會議形式：根據會議內容和參會人員特點，選擇合適的會議形式，如研討會、座談會、匯報會等。會議資料：準備會議所需的各類資料，如會議通知、議程表、發言稿、PPT等。會議預算：編制會議預算，包括場地租賃、設備租賃、餐飲、資料印刷等費用。2.會議策劃方案經會務科室主管審核后，報公司領導審批。（三）會議通知1.會議組織專員根據會議策劃方案，及時發送會議通知。會議通知應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程、會議要求等內容。2.會議通知應提前發送給參會人員，確保參會人員有足夠的時間準備。對于重要會議，應進行電話或短信提醒。3.參會人員應按照會議通知要求，準時參加會議。如有特殊情況不能參加，應提前向會議組織者請假。（四）會議準備1.會議組織專員按照會議策劃方案，做好會議的各項準備工作。包括但不限于以下內容：會議場地布置：根據會議主題和形式，合理布置會議場地，擺放桌椅、音響設備、投影儀等。會議資料準備：確保會議資料齊全、準確，并提前發放給參會人員。會議設備調試：檢查音響設備、投影儀、麥克風等會議設備是否正常運行，如有問題及時維修。會議餐飲安排：根據會議時間和參會人員數量，合理安排會議餐飲。會議簽到：準備簽到表，安排專人負責會議簽到工作。2.會議設備維護專員在會議前對會議設備進行全面檢查和調試，確保設備正常運行。（五）會議組織實施1.會議組織專員提前到達會議現場，做好會議簽到、資料發放等準備工作。2.會議開始前，主持人應再次確認參會人員名單，宣布會議紀律和注意事項。3.會議期間，會議組織專員應做好會議記錄工作，準確記錄會議內容、決議和要求。4.會議服務人員應及時為參會人員提供茶水、飲料等服務，保持會議環境整潔。5.會議過程中，如出現突發情況，會議組織專員應及時采取措施進行處理，確保會議順利進行。（六）會議結束1.會議結束后，會議組織專員應及時清理會議現場，整理會議資料和設備。2.會議記錄人員應及時整理會議紀要，經會議主持人審核后，發送給相關人員。3.會議策劃專員對會議效果進行跟蹤和評估，收集參會人員的反饋意見，為后續會議策劃提供參考。四、會議設備管理（一）設備采購1.根據會務工作需要，由會務科室提出會議設備采購申請，經公司領導審批后，按照公司采購流程進行采購。2.采購會議設備時，應選擇質量可靠、性能穩定、價格合理的產品，并要求供應商提供售后服務承諾。（二）設備驗收1.會議設備到貨后，由會議設備維護專員會同采購人員、使用部門等相關人員進行驗收。2.驗收內容包括設備的型號、規格、數量、外觀、性能等，確保設備符合采購要求。3.驗收合格后，填寫設備驗收單，辦理設備入庫手續。（三）設備使用與維護1.會議設備維護專員負責制定會議設備使用操作規程，并對使用人員進行培訓。2.使用人員應按照操作規程正確使用會議設備，不得擅自拆卸、改裝設備。3.會議設備維護專員定期對會議設備進行檢查、保養和維修，及時更換損壞的零部件，保證設備性能良好。4.建立會議設備維護檔案，記錄設備的維護情況、維修記錄等信息。（四）設備保管1.會議設備應存放在專門的設備保管室，由專人負責保管。2.設備保管室應保持干燥、通風，溫度和濕度適宜，防止設備受潮、生銹。3.定期對會議設備進行盤點，確保設備數量準確、完好無損。（五）設備報廢1.會議設備因使用年限過長、損壞嚴重等原因無法繼續使用時，由會議設備維護專員提出報廢申請。2.報廢申請經公司領導審批后，按照公司固定資產報廢流程進行處理。3.報廢設備應及時清理，妥善處理，防止造成環境污染。五、會議資料管理（一）資料收集1.會議組織專員負責收集會議相關的各類資料，包括會議通知、議程表、發言稿、PPT、會議記錄、會議紀要等。2.資料收集應及時、完整，確保資料的準確性和真實性。（二）資料整理1.會議組織專員對收集到的會議資料進行整理，按照會議主題、時間順序等進行分類歸檔。2.整理后的資料應清晰、規范，便于查閱和使用。（三）資料保管1.會議資料應存放在專門的資料室，由專人負責保管。2.資料室應保持干燥、通風，溫度和濕度適宜，防止資料受潮、發霉。3.建立會議資料保管制度，定期對資料進行盤點，確保資料數量準確、完好無損。（四）資料查閱1.因工作需要查閱會議資料時，應填寫資料查閱申請表，經相關領導審批后，到資料室查閱。2.查閱人員應愛護資料，不得在資料上涂改、亂畫、轉借他人。3.查閱完畢后，應及時歸還資料，確保資料的安全。六、會議經費管理（一）預算編制1.會議策劃專員根據會議策劃方案，編制會議經費預算。預算應包括場地租賃、設備租賃、餐飲、資料印刷、交通、禮品等各項費用。2.會議經費預算經會務科室主管審核后，報公司領導審批。（二）經費使用1.會議經費應嚴格按照預算執行，不得超支。如有特殊情況需要調整預算，應提前報公司領導審批。2.會議組織專員負責會議經費的報銷工作，報銷時應提供合法有效的發票和相關審批文件。3.財務部門對會議經費的使用情況進行監督和檢查，確保經費使用合理、合規。（三）經費結算1.會議結束后，會議組織專員應及時辦理會議經費的結算手續。2.結算時，應提供會議經費使用情況報告，包括預算執行情況、實際支出明細等。3.財務部門根據結算報告進行審核，如有問題及時與會議組織專員溝通解決。七、保密管理（一）保密制度1.會務科室工作人員應嚴格遵守公司保密制度，對會議涉及的機密信息予以保密。2.會議資料、文件等應妥善保管，不得隨意丟棄或泄露給無關人員。3.會議期間，嚴禁在會場內使用手機、錄音設備等未經允許的電子設備，如需使用應提前向會議組織者申請。（二）保密措施1.對會議資料進行分類管理，明確保密級別，采取相應的保密措施。2.會議場地應選擇安全、保密的場所，避免無關人員進入。3.會議組織專員在會議結束后，應及時收回會議資料，進行妥善保管。（三）責任追究1.如發現會務科室工作人員違反保密制度，泄露會議機密信息，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。2.因違反保密制度給公司造成損失的，應承擔相應的賠償責任。八、培訓與考核（一）培訓計劃1.會務科室主管根據會務工作需求和人員實際情況，制定年度培訓計劃。2.培訓計劃應包括培訓內容、培訓方式、培訓時間、培訓師資等方面的內容。（二）培訓實施1.按照培訓計劃組織開展培訓工作，培訓方式可采用內部培訓、外部培訓、在線學習等多種形式。2.培訓內容應包括會議策劃、組織、設備管理、資料管理、保密管理等方面的