會場租賃管理制度總則目的為規范公司會場租賃管理，確保會場資源的合理利用，滿足公司各類會議、活動的需求，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門及下屬單位使用公司所擁有或租賃的各類會場。職責分工1.行政部門負責會場的日常管理與維護，包括設施設備的檢查、清潔等。制定會場租賃計劃，根據需求合理安排會場使用時間和順序。與外部會場供應商進行洽談、簽約及后續溝通協調工作。2.使用部門根據實際需求提前提交會場租賃申請，明確會議或活動的主題、時間、規模等信息。負責本部門所使用會場的現場布置、設備調試等工作，并在使用結束后協助行政部門進行清理。遵守會場使用規定，愛護會場設施設備，如有損壞及時報告并配合處理。3.財務部門負責審核會場租賃費用的預算及結算，確保費用支出的合理性和準確性。按照合同約定及時支付會場租賃費用。會場資源管理會場分類與設施1.會場分類根據規模和功能，將公司會場分為大型會議室、中型會議室、小型會議室及特殊功能會場（如培訓室、多功能廳等）。大型會議室可容納[X]人以上，配備投影儀、音響系統、麥克風、電子白板等設備，適用于公司全體會議、重要客戶接待等。中型會議室可容納[X][X]人，具備基本的會議設備，常用于部門會議、業務討論等。小型會議室可容納[X]人以下，提供簡單的會議桌椅，方便進行小型會議或一對一溝通。特殊功能會場根據其特定用途配備相應的專業設備，如培訓室配備投影儀、音響、書寫板及桌椅等，滿足培訓教學需求；多功能廳可根據活動要求靈活調整布局，配備舞臺燈光、音響設備等，適用于文藝演出、產品發布會等活動。2.設施設備管理行政部門負責建立會場設施設備臺賬，詳細記錄設備的名稱、型號、購置時間、維修保養情況等信息。定期對會場設施設備進行檢查和維護，確保設備正常運行。對于出現故障的設備，及時安排維修人員進行維修，并做好維修記錄。根據使用情況和設備老化程度，適時更新和升級會場設施設備，以滿足公司不斷發展的需求。會場預訂與安排1.預訂流程使用部門需提前[X]個工作日填寫《會場租賃申請表》，經部門負責人審核簽字后提交至行政部門。申請表應包括會議或活動的名稱、時間、預計時長、參與人數、特殊要求等內容。行政部門收到申請后，根據會場使用情況進行統籌安排。如申請的會場可用，將在申請表上注明預訂成功，并告知使用部門；如申請的會場已被其他部門預訂或無法滿足使用需求，行政部門將與使用部門溝通協調，提供替代方案或建議調整會議時間。使用部門確認預訂信息后，需按照行政部門的要求簽訂《會場租賃協議》，明確雙方的權利和義務。協議簽訂后，使用部門應按照協議約定支付相應的租賃費用。2.優先順序公司重要會議、緊急會議優先安排。涉及公司整體戰略、重大決策等會議優先于一般性業務會議。按照申請時間先后順序安排，同等條件下先申請的部門優先獲得會場使用權。會場使用變更與取消1.變更使用部門如需變更會議或活動的時間、地點、規模等信息，應提前[X]個工作日向行政部門提交《會場使用變更申請表》，說明變更原因及具體變更內容。行政部門收到變更申請后，將根據會場的后續安排情況進行審核。如變更申請不影響其他部門的正常使用，且會場資源允許，行政部門將予以批準，并及時調整相關預訂信息；如變更申請可能對其他部門造成影響，行政部門將與相關部門進行溝通協調，在取得一致意見后再做決定。2.取消使用部門如需取消已預訂的會場，應提前[X]個工作日向行政部門提交《會場使用取消申請表》，說明取消原因。行政部門收到取消申請后，將根據與外部會場供應商簽訂的合同條款，確定是否需要扣除相應的費用。如因使用部門原因取消預訂且給公司造成經濟損失的，使用部門應承擔相應的賠償責任。行政部門在批準取消申請后，及時將會場資源釋放，重新安排給其他有需求的部門。會場使用規范會場布置1.使用部門應根據會議或活動的主題和要求，提前與行政部門溝通確定會場布置方案。布置方案應簡潔、大方、得體，符合公司形象和會議氛圍。2.嚴禁在會場墻壁、地面、桌椅等設施上隨意張貼、涂寫、刻畫。如需張貼宣傳資料或展示物品，應提前征得行政部門同意，并使用規定的粘貼工具，確保張貼后不影響會場整體美觀，且在活動結束后及時清理。3.會場布置應確保安全通道暢通無阻，不得因布置而影響人員疏散。設備使用1.使用部門在使用會場設備前，應熟悉設備的操作方法和注意事項。如遇設備故障或操作問題，應及時聯系行政部門安排專業人員進行處理，不得擅自拆卸或維修設備。2.使用過程中應正確使用設備，避免因操作不當造成設備損壞。如因使用部門原因導致設備損壞，使用部門應照價賠償。3.使用結束后，使用部門應協助行政部門關閉設備電源，整理好設備連接線等，確保設備處于正常待機狀態。環境衛生1.使用部門應保持會場環境衛生整潔，不得在會場內亂扔垃圾、雜物。會議或活動結束后，使用部門應負責將會場清理干凈，恢復原狀。2.如需使用一次性水杯、餐具等物品，應在活動結束后分類放置在指定地點，由行政部門統一處理。3.嚴禁在會場內吸煙、飲食，如有特殊情況需要飲食，應提前與行政部門溝通，并在指定區域進行，確保飲食后會場環境清潔。安全管理1.進入會場的人員應遵守公司安全規定，不得攜帶易燃易爆、危險化學品等違禁物品進入會場。2.使用部門應確保會議或活動期間的人員安全，合理安排座位，避免人員擁擠。如遇緊急情況，應按照公司制定的應急預案進行疏散和處理。3.會場內的電器設備、消防設施等應定期進行檢查和維護，確保其處于良好的運行狀態。使用部門在使用過程中如發現安全隱患，應及時報告行政部門。費用管理費用標準1.會場租賃費用根據會場類型、使用時間、服務內容等因素確定，具體費用標準由行政部門會同財務部門定期制定并公布。2.費用標準應明確不同類型會場的每小時/天租賃價格，以及可能產生的額外費用項目，如設備租賃費用、茶水服務費用等。費用結算1.行政部門在每次會場使用結束后，根據實際使用情況填寫《會場租賃費用結算單》，經使用部門確認簽字后提交至財務部門。2.財務部門對結算單進行審核，審核無誤后按照合同約定支付會場租賃費用。如發現費用結算存在問題，財務部門應及時與行政部門和使用部門溝通核實，并進行相應調整。3.對于外部會場供應商的費用結算，行政部門應按照合同約定及時辦理付款手續。付款前，需提供相關發票及費用明細清單，經財務部門審核通過后，由公司統一支付。費用報銷1.使用部門因會場租賃產生的費用，按照公司財務報銷制度進行報銷。報銷時需提供《會場租賃申請表》、《會場租賃協議》、《會場租賃費用結算單》及相關發票等憑證。2.財務部門對報銷憑證進行審核，確保報銷費用的真實性、合理性和合規性。對于不符合報銷規定的費用，財務部門有權不予報銷。監督與考核監督檢查1.行政部門定期對會場使用情況進行檢查，包括會場設施設備的使用狀況、環境衛生、安全管理等方面。檢查結果將以書面形式記錄，并反饋給相關部門。2.對于檢查中發現的問題，行政部門應及時通知責任部門進行整改。責任部門應在規定時間內完成整改，并將整改情況報告行政部門。3.公司內部設立監督舉報機制，任何員工發現會場使用過程中存在違規行為或問題，均可向行政部門舉報。行政部門將對舉報內容進行調查核實，并根據調查結果進行處理。考核機制1.將會場租賃管理納入部門績效考核體系，對在會場使用過程中表現優秀的部門和個人給予適當獎勵，對違反會場使用規定、造成不良影響的部門和個人進行相應處罰。2.考核指標包括會場預訂的及時性、準確性，會場使