會務組織管理制度一、總則（一）目的為了規范公司會務組織管理工作，提高會議效率和質量，確保會議達到預期效果，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議的組織、安排與管理，包括但不限于公司例會、部門會議、專題會議、項目會議等。（三）基本原則1.高效原則：確保會議能夠及時、有效地傳達信息，解決問題，避免冗長、拖沓的會議形式。2.規范原則：會議組織過程應遵循統一的標準和流程，保證會議的規范性和嚴肅性。3.服務原則：以參會人員為中心，提供周到的會議服務，確保會議順利進行。二、會議分類及職責分工（一）會議分類1.公司例會：包括周例會、月例會等，由公司高層領導主持，各部門負責人及相關人員參加，主要傳達公司近期工作安排、總結工作進展、協調解決問題等。2.部門會議：由各部門自行組織召開，部門負責人主持，部門內部人員參加，用于安排部門日常工作、溝通工作進展、討論部門相關問題等。3.專題會議：針對特定主題或問題召開的會議，如項目研討會、技術交流會、市場分析會等，由相關負責人或專業人員主持，邀請相關人員參加，深入探討特定問題并提出解決方案。4.項目會議：圍繞公司項目開展的會議，包括項目啟動會、項目進度會、項目總結會等，由項目經理主持，項目團隊成員及相關協作部門人員參加，確保項目順利推進。（二）職責分工1.會議發起者明確會議主題、目的、時間、地點、參會人員等信息，并填寫《會議申請表》提交至行政部門。負責準備會議相關資料，如匯報材料、議題文件等，并提前發送給參會人員。組織和主持會議，確保會議按照預定議程進行，引導參會人員積極參與討論，達成會議目標。2.行政部門負責審核《會議申請表》，根據會議需求安排合適的會議場地、設備，并提前做好調試和準備工作。協助會議發起者發送會議通知，提醒參會人員按時參加會議。負責會議期間的服務工作，如茶水供應、會議記錄等。會議結束后，負責整理會議資料，按照檔案管理規定進行歸檔保存。3.參會人員按時參加會議，遵守會議紀律，不得遲到、早退、缺席。認真準備會議相關資料，積極參與會議討論，發表建設性意見和建議。按照會議要求落實會議決議，及時反饋執行情況。三、會議組織流程（一）會議申請1.會議發起者需提前填寫《會議申請表》，詳細說明會議主題、目的、時間、地點、預計時長、參會人員范圍等信息。2.《會議申請表》經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。行政部門根據會議的重要性、緊急程度以及場地、時間等資源情況進行審批。（二）會議通知1.行政部門根據審批通過的《會議申請表》，及時制作并發送會議通知。會議通知應包括會議主題、時間、地點、參會人員、會議議程等關鍵信息。2.會議通知可通過郵件、即時通訊工具、公司內部公告等方式發送給參會人員。對于重要會議，應提前電話提醒參會人員，確保其知曉會議信息。（三）會議準備1.會議場地準備根據會議規模和需求，選擇合適的會議場地。確保場地整潔、通風良好、光線充足，并配備必要的會議設備，如投影儀、音響系統、麥克風、白板等。在會議開始前，行政部門應安排人員對會議場地進行再次檢查，確保設備正常運行，桌椅擺放整齊，茶水等服務用品準備齊全。2.會議資料準備會議發起者負責準備會議相關資料，如匯報材料、議題文件、數據報表等。資料應內容準確、邏輯清晰、重點突出，并提前發送給參會人員，以便其提前熟悉會議內容，做好發言準備。行政部門負責準備會議簽到表、紙筆等文具，并放置在會議桌上。（四）會議簽到1.參會人員應在會議開始前到達會議場地，在會議簽到表上簽到。簽到表應記錄參會人員姓名、部門、職務等信息。2.行政部門安排專人負責簽到工作，對于未按時簽到的參會人員，應及時進行提醒。（五）會議主持與記錄1.會議主持會議發起者作為會議主持人，應提前熟悉會議議程和相關資料，掌握會議目的和重點。在會議過程中，主持人應引導會議有序進行，控制會議節奏，鼓勵參會人員積極發言，確保會議圍繞主題展開討論，避免出現偏離主題或混亂的情況。主持人應及時總結會議討論內容，明確會議決議和下一步工作安排，并在會議結束時進行簡要回顧和強調。2.會議記錄行政部門安排專人負責會議記錄。會議記錄應準確、完整地記錄會議討論內容、決議事項、責任人及完成時間等關鍵信息。會議記錄可采用手寫記錄或電子記錄的方式。手寫記錄應字跡清晰、易于辨認；電子記錄可使用專門的會議記錄軟件或文檔編輯工具，確保記錄內容能夠及時整理和保存。會議記錄人員應在會議過程中集中精力，認真記錄，對于重要觀點和決議應重點標注。會議結束后，應及時對會議記錄進行整理和核對，確保記錄內容準確無誤。（六）會議討論與決議1.會議討論參會人員應積極參與會議討論，圍繞會議主題發表自己的觀點和意見。發言應簡潔明了、重點突出，避免冗長和無關的表述。在討論過程中，參會人員應尊重他人意見，相互交流、協商，共同尋求解決問題的最佳方案。對于不同意見，應進行充分的討論和分析，以達成共識。2.會議決議會議主持人根據會議討論情況，總結形成會議決議。會議決議應明確、具體，包括決議事項、責任人、完成時間等關鍵要素。會議決議應在會議上向參會人員宣讀確認，確保參會人員理解并認可決議內容。對于重要決議，應形成書面文件，經參會人員簽字確認后存檔保存。（七）會議結束1.會議結束后，參會人員應有序離開會議場地。行政部門負責清理會議場地，檢查設備是否關閉、整理桌椅等。2.會議記錄人員應及時將整理后的會議記錄發送給會議發起者和相關部門負責人，并按照檔案管理規定進行歸檔保存。會議發起者負責跟蹤會議決議的執行情況，及時向相關人員反饋進展情況。四、會議紀律與要求（一）參會紀律1.參會人員應按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議發起者請假，并安排合適人員代為參會。2.會議期間，參會人員應將手機調至靜音或關機狀態，不得在會議室內接聽電話或處理與會議無關的事務。如有緊急情況需要接聽電話，應離開會議室，避免影響會議進行。3.參會人員應認真傾聽他人發言，不得隨意打斷或私下交談。如有不同意見，應在發言者結束后再進行表達，保持會議秩序。4.參會人員應積極參與會議討論，發表真實、客觀的意見和建議，不得推諉責任或故意回避問題。（二）會議資料管理1.會議發起者和參會人員應妥善保管會議資料，不得隨意丟棄或泄露會議內容。對于涉及公司機密的會議資料，應嚴格按照公司保密制度進行管理。2.會議結束后，會議資料應及時整理歸檔。行政部門負責建立會議檔案，按照會議類型、時間等進行分類存放，便于查閱和使用。（三）會議決議執行1.會議決議一經形成，相關責任人應嚴格按照決議要求認真執行，并及時向會議發起者反饋執行進展情況。2.對于會議決議執行過程中出現的問題或困難，責任人應及時向會議發起者或相關領導匯報，共同協商解決方案，確保會議決議能夠得到有效落實。五、會議效果評估與改進（一）會議效果評估1.行政部門定期對會議效果進行評估，評估內容包括會議組織情況、會議效率、會議決議執行情況等方面。2.評估方式可采用問卷調查、參會人員反饋、會議記錄分析等多種形式。通過收集參會人員對會議的意見和建議，了解會議存在的問題和不足之處。（二）改進措施1.根據會議效果評估結果，行政部門會同會議發起者共同制定改進措施，明確改進目標、責任人及完成時間。2.針對會議組織過程中存在的問題，如會議時間過長、議程安排不合理等，及時進行調整和優化。對于會議決議執行不力的情況，加強跟蹤和監督，確保決議得到有效執行。3.定期對改進措施的執行效果進行檢查和評估，不斷完善會議組織管理