會計單證管理制度一、總則1.目的為了加強公司會計單證管理，規范會計單證的填制、取得、審核、傳遞、保管等行為，保證會計信息的真實性、完整性、準確性和及時性，根據國家有關法律法規和公司財務管理制度，結合公司實際情況，制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會計單證管理。3.定義本制度所稱會計單證，是指在公司會計核算過程中，用以記錄經濟業務發生或完成情況，明確經濟責任，并作為記賬依據的書面證明文件，包括原始憑證和記賬憑證。原始憑證是在經濟業務發生時取得或填制的，用以記錄和證明經濟業務發生或完成情況的原始書面證明，如發票、收據、入庫單、出庫單、報銷單等。記賬憑證是根據審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表編制的，用以確定會計分錄，作為登記賬簿直接依據的會計憑證。4.管理原則會計單證管理應遵循以下原則：合法性原則：會計單證的取得、填制、審核、傳遞、保管等應符合國家法律法規和公司財務管理制度的規定。真實性原則：會計單證應如實反映經濟業務的實際發生情況，不得偽造、變造或隱匿。完整性原則：會計單證應具備規定的格式和內容，各項手續齊全，不得遺漏或省略。準確性原則：會計單證的填制應數字準確、摘要清楚、字跡工整，不得差錯。及時性原則：會計單證應及時取得、填制、審核、傳遞和保管，不得積壓或延誤。二、會計單證的填制與取得1.原始憑證的填制要求原始憑證應具備以下基本內容：憑證名稱、填制日期、填制憑證單位名稱或填制人姓名、經辦人員的簽名或蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額。從外單位取得的原始憑證，必須蓋有填制單位的公章；從個人取得的原始憑證，必須有填制人員的簽名或蓋章。自制原始憑證必須有經辦單位領導人或者其指定的人員簽名或蓋章。對外開出的原始憑證，必須加蓋本單位公章。凡填有大寫和小寫金額的原始憑證，大寫與小寫金額必須相符。購買實物的原始憑證，必須有驗收證明。支付款項的原始憑證，必須有收款單位和收款人的收款證明。一式幾聯的原始憑證，應當注明各聯的用途，只能以一聯作為報銷憑證。一式幾聯的發票和收據，必須用雙面復寫紙（發票和收據本身具備復寫紙功能的除外）套寫，并連續編號。作廢時應當加蓋“作廢”戳記，連同存根一起保存，不得撕毀。發生銷貨退回的，除填制退貨發票外，還必須有退貨驗收證明；退款時，必須取得對方的收款收據或者匯款銀行的憑證，不得以退貨發票代替收據。職工公出借款憑據，必須附在記賬憑證之后。收回借款時，應當另開收據或者退還借據副本，不得退還原借款收據。經上級有關部門批準的經濟業務，應當將批準文件作為原始憑證附件。如果批準文件需要單獨歸檔的，應當在憑證上注明批準機關名稱、日期和文件字號。2.原始憑證的取得要求公司各項經濟業務應取得合法、有效的原始憑證。購買貨物、接受勞務等應取得對方開具的發票；支付款項應取得收款方開具的收據；內部自制的原始憑證應符合公司財務管理制度的規定。對于不符合規定的原始憑證，不得作為報銷憑證。如發票無稅務監制章、發票內容填寫不完整、字跡模糊、涂改、偽造等。公司應建立健全原始憑證取得的審核機制，對取得的原始憑證進行嚴格審核，確保其真實性、合法性、完整性。3.記賬憑證的填制要求記賬憑證應根據審核無誤的原始憑證或原始憑證匯總表填制。記賬憑證應具備以下基本內容：憑證編號、填制日期、經濟業務摘要、會計科目、金額、所附原始憑證張數、填制憑證人員、稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章。收款和付款記賬憑證還應當由出納人員簽名或蓋章。記賬憑證的摘要應簡明扼要，能準確反映經濟業務的內容，便于登記賬簿和查閱。記賬憑證應按照會計制度規定的會計科目進行編制，確保會計分錄正確。會計科目的使用應符合會計準則和公司財務管理制度的規定。記賬憑證的金額應與原始憑證的金額一致，不得擅自更改。如因更正錯誤或其他原因需要調整金額的，應在摘要中注明原因，并經相關人員審核批準。記賬憑證應連續編號，以便于查找和核對。編號應按照業務發生的先后順序，采用分數編號法，如第1號記賬憑證有兩張，則編號為11/2、12/2。記賬憑證應及時填制，不得積壓。填制完成后，應及時傳遞給審核人員進行審核。三、會計單證的審核1.原始憑證的審核公司應建立原始憑證審核制度，明確審核人員的職責和審核流程。審核人員應從以下幾個方面對原始憑證進行審核：真實性審核：審核原始憑證所反映的經濟業務是否真實發生，是否存在偽造、變造等情況。合法性審核：審核原始憑證是否符合國家法律法規和公司財務管理制度的規定，是否有違規違紀行為。完整性審核：審核原始憑證的格式是否符合要求，內容是否齊全，手續是否完備。準確性審核：審核原始憑證的數字是否準確，計算是否正確，摘要是否清楚。對于審核中發現的問題，審核人員應及時與經辦人員溝通，要求其補充、更正或重新取得原始憑證。如問題嚴重，應及時向財務負責人報告。2.記賬憑證的審核記賬憑證審核人員應按照以下要求對記賬憑證進行審核：審核記賬憑證的編制依據是否真實、合法、完整，是否與所附原始憑證相符。審核記賬憑證的會計分錄是否正確，會計科目使用是否恰當，金額計算是否準確。審核記賬憑證的摘要是否簡明扼要，能準確反映經濟業務的內容。審核記賬憑證的各項手續是否齊全，如填制人員、稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員簽名或蓋章等。審核人員在審核記賬憑證時，如發現問題應及時通知填制人員進行更正。更正后，審核人員應重新進行審核，確保記賬憑證的準確性。四、會計單證的傳遞1.傳遞原則會計單證的傳遞應遵循及時、準確、安全的原則，確保會計信息在各部門和崗位之間順暢流轉，不延誤、不丟失。2.傳遞流程業務部門在經濟業務發生后，應及時取得或填制原始憑證，并按照公司規定的流程進行審批。審批通過后，將原始憑證傳遞給財務部門。財務部門的會計人員收到原始憑證后，應首先進行審核。審核無誤后，根據原始憑證編制記賬憑證。記賬憑證編制完成后，應依次傳遞給稽核人員、記賬人員、會計機構負責人、會計主管人員進行審核和簽章。審核后的記賬憑證由記賬人員據以登記賬簿。對于涉及資金收付的原始憑證和記賬憑證，還應按照資金管理的相關規定進行傳遞和處理。3.傳遞時間要求業務部門應在經濟業務發生后的[X]個工作日內將原始憑證傳遞給財務部門。財務部門應在收到原始憑證后的[X]個工作日內完成審核、編制記賬憑證等工作，并傳遞給相關人員進行簽章。各環節的審核和簽章工作應在[X]個工作日內完成，確保會計單證能夠及時傳遞和處理。五、會計單證的保管1.保管期限原始憑證和記賬憑證的保管期限應按照國家法律法規和公司財務管理制度的規定執行。一般情況下，原始憑證的保管期限為[X]年，記賬憑證的保管期限為[X]年。對于涉及重要經濟業務、稅務事項、法律糾紛等的會計單證，應適當延長保管期限，以滿足后續查閱和審計的需要。2.保管方式會計單證應按照類別、年度、月份等進行分類整理，裝訂成冊，并加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內容。裝訂后的會計單證應存放在專門的檔案柜中，妥善保管。檔案柜應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能，確保會計單證的安全。對于電子會計單證，應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，如光盤、硬盤等。備份應定期進行，以防止數據丟失。3.查閱與借閱公司內部人員因工作需要查閱會計單證時，應填寫查閱申請表，經財務負責人批準后，在指定地點查閱。查閱人員不得擅自將會計單證帶出指定地點，不得在會計單證上涂改、標記、抽換等。外部單位因審計、稅務檢查等需要查閱公司會計單證時，應持有相關單位的正式介紹信，并經公司財務負責人批準。查閱過程中，公司應安排專人陪同，確保會計單證的安全。公司內部人員因工作需要借閱會計單證時，應填寫借閱申請表，注明借閱原因、借閱期限等內容，經財務負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，借閱人員應按時歸還。歸還時，應確保會計單證的完整性和準確性。4.銷毀會計單證保管期滿，需要銷毀時，應按照以下程序進行：由財務部門提出銷毀申請，填寫會計檔案銷毀清冊，注明會計單證的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。公司應組織相關人員對銷毀申請進行審核，包括財務負責人、審計部門等。審核通過后，報公司領導批準。經批準后，由財務部門會同檔案管理部門等共同派人監銷。監銷人員應在銷毀清冊上簽名或蓋章，確保銷毀過程的合規性。銷毀后的會計檔案銷毀清冊應永久保存。六、監督與檢查1.內部監督公司財務部門應定期對會計單證管理情況進行自查，檢查會計單證的填制、取得、審核、傳遞、保管等環節是否符合本制度的規定。公司內部審計部門