會計文檔管理制度一、總則（一）目的為了加強公司會計文檔的管理，確保會計文檔的安全、完整和有效利用，規范會計文檔的形成、積累、整理、歸檔和保管等工作，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬單位的會計文檔管理工作。（三）定義1.會計文檔：指公司在會計核算、財務管理等活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、憑證、賬簿、報表等資料。2.歸檔：指將辦理完畢、具有保存價值的會計文檔按照規定的程序和要求，移交檔案管理部門集中保存的過程。（四）管理原則1.統一領導、分級管理原則。公司檔案管理部門負責對全公司會計文檔管理工作進行統一領導和監督指導，各下屬單位負責本單位會計文檔的具體管理工作。2.完整準確、安全保密原則。確保會計文檔的內容完整、準確，妥善保管，防止丟失、損壞和泄密。3.方便利用原則。建立健全會計文檔的檢索體系，便于快速查詢和利用。二、會計文檔的形成與積累（一）會計憑證1.會計憑證應按照經濟業務發生的時間順序及時填制，確保內容真實、完整、準確。2.記賬憑證應附有原始憑證，原始憑證的內容必須具備：憑證的名稱、填制憑證的日期、填制憑證單位名稱或者填制人姓名、經辦人員的簽名或者蓋章、接受憑證單位名稱、經濟業務內容、數量、單價和金額等。3.會計憑證在裝訂前，應進行整理，檢查憑證的編號是否連續、附件是否齊全、簽章是否完備等。（二）會計賬簿1.會計賬簿應根據審核無誤的會計憑證及時登記，做到賬證相符、賬賬相符、賬實相符。2.賬簿記錄發生錯誤時，不得刮擦、挖補、涂改或用藥水消除字跡，應按照規定的方法進行更正。3.年度終了，應將各種賬簿打印成冊，裝訂歸檔。（三）財務會計報告1.財務會計報告應按照國家統一的會計制度規定的編制基礎、編制依據、編制原則和方法進行編制。2.財務會計報告包括會計報表、會計報表附注和財務情況說明書等。會計報表應包括資產負債表、利潤表、現金流量表等。3.財務會計報告編制完成后，應經單位負責人、總會計師等審核簽字，并加蓋單位公章。（四）其他會計資料1.其他會計資料包括銀行對賬單、銀行存款余額調節表、稅務申報表、審計報告、驗資報告等。2.應定期收集、整理其他會計資料，確保其完整、準確。三、會計文檔的整理（一）分類會計文檔應按照會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料等類別進行分類。（二）編號1.會計憑證應按照月份和憑證編號順序進行編號，如“20XX年X月第X號”。2.會計賬簿應按照賬簿名稱進行編號，如“總賬”為“1”，“明細賬”為“2”等。3.財務會計報告應按照年份和報告類型進行編號，如“20XX年度資產負債表”為“20XX1”，“20XX年度利潤表”為“20XX2”等。4.其他會計資料應按照資料類型和時間順序進行編號。（三）裝訂1.會計憑證應定期裝訂成冊，一般每月裝訂一次。裝訂時應加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號碼等內容。2.會計賬簿應在年度終了后及時裝訂，裝訂時應注意賬簿的完整性和順序性。3.財務會計報告應在年度終了后按照規定的格式和要求進行裝訂。4.其他會計資料應根據其性質和數量進行適當裝訂。（四）編目1.應編制會計文檔目錄，詳細記錄會計文檔的類別、編號、名稱、日期、保管期限等信息。2.會計文檔目錄應一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份交會計部門備查。四、會計文檔的歸檔（一）歸檔時間1.會計憑證應在月度終了后15日內歸檔。2.會計賬簿應在年度終了后30日內歸檔。3.財務會計報告應在年度終了后45日內歸檔。4.其他會計資料應在相關業務辦理完畢后及時歸檔。（二）歸檔程序1.會計部門應按照本制度的要求，對會計文檔進行整理、編號、裝訂等工作。2.整理完畢的會計文檔應填寫《會計文檔歸檔清單》，一式兩份，一份隨會計文檔移交檔案管理部門，一份留存會計部門。3.檔案管理部門應對接收的會計文檔進行核對，確認無誤后辦理簽收手續，并將會計文檔妥善保管。五、會計文檔的保管（一）保管期限1.會計憑證的保管期限為30年。2.會計賬簿的保管期限為30年。3.財務會計報告的保管期限為年度財務會計報告永久保管，月度、季度財務會計報告保管期限為10年。4.其他會計資料的保管期限按照國家有關規定執行。（二）保管要求1.檔案管理部門應設置專門的會計文檔保管庫房，保持庫房清潔、干燥、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.會計文檔應分類存放，排列整齊，便于查找。3.應定期對會計文檔進行檢查，發現問題及時處理，確保會計文檔的安全和完整。（三）借閱與歸還1.因工作需要查閱會計文檔的，應填寫《會計文檔查閱申請表》，經單位負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱會計文檔時，檔案管理部門應指定專人負責陪同，查閱人員不得在會計文檔上涂改、標記、抽換、損壞等。3.如需借閱會計文檔，應填寫《會計文檔借閱申請表》，經單位負責人批準后，辦理借閱手續。借閱期限一般不得超過[具體天數]天，如需延期，應辦理續借手續。4.借閱人員應妥善保管會計文檔，不得轉借他人，不得擅自復制、抄錄、傳播會計文檔內容。借閱期滿后，應及時歸還檔案管理部門。六、會計文檔的銷毀（一）銷毀條件會計文檔保管期滿，需要銷毀時，應由檔案管理部門會同會計部門提出銷毀意見，編制《會計文檔銷毀清單》，列明銷毀會計文檔的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。（二）銷毀程序1.《會計文檔銷毀清單》應經單位負責人審核批準。2.銷毀會計文檔時，應由檔案管理部門和會計部門共同派員監銷。監銷人員在銷毀會計文檔前，應按照《會計文檔銷毀清單》所列內容進行清點核對；銷毀后，應在《會計文檔銷毀清單》上簽名蓋章，并將監銷情況報告單位負責人。（三）特殊情況處理保管期滿但未結清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。七、監督與檢查（一）監督檢查部門公司審計部門負責對會計文檔管理工作進行定期或不定期的監督檢查。（二）檢查內容1.會計文檔管理制度的執行情況。2.會計文檔的形成、積累、整理、歸檔、保管等工作是否符合規定要求。3.會計文檔的安全保管情況。4.會計文檔的查閱、借閱、歸還等手續是否齊全。（三）問題處理對監督檢查中發現的問題，應及時提出整改意見，責令相關部門限期整改。對違反本制度規定的行為，應按照公司有關規