會議保障管理制度一、總則（一）目的為確保公司各類會議的順利召開，提高會議效率和質量，規范會議保障工作流程，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部組織召開的各類會議，包括但不限于董事會、股東會、管理層會議、部門會議、專題會議等。（三）基本原則1.高效協作原則：各保障部門和人員應密切配合，高效協作，確保會議各項保障工作按時、高質量完成。2.安全保密原則：保障會議場所及相關設施設備的安全，嚴格遵守公司保密制度，防止會議信息泄露。3.優質服務原則：以參會人員需求為導向，提供優質、周到的會議服務，確保會議順利進行。二、會議保障職責分工（一）會議組織部門1.負責會議的發起、策劃和組織，明確會議主題、時間、地點、參會人員、議程等內容。2.提前向相關部門發送會議通知，確保參會人員按時收到通知并做好準備。3.負責會議資料的準備，如會議議程、匯報材料、文件等，并提前分發給參會人員。（二）行政部門1.負責會議場所的預訂、布置和清理。根據會議規模和需求，選擇合適的會議室，并按照會議要求進行場地布置，包括桌椅擺放、音響設備調試、投影儀設置、茶水服務等。2.確保會議場所的設施設備正常運行，會前對燈光、空調、通風等系統進行檢查和調試，及時解決出現的問題。3.負責會議期間的安全保衛工作，安排專人負責會議場所的出入口值守，維護會議秩序，防止無關人員進入會議區域。4.協助會議組織部門做好會議資料的印刷、裝訂和分發工作。（三）信息技術部門1.負責會議所需的信息技術設備的準備和調試，如電腦、投影儀、音響系統、視頻會議設備等，確保設備運行正常，圖像、聲音清晰。2.會前對網絡進行測試，保證網絡暢通，滿足會議期間的信息傳輸需求。對于視頻會議，提前做好網絡帶寬的保障工作，確保視頻會議的流暢性。3.在會議過程中，安排技術人員隨時待命，及時處理可能出現的技術問題，如設備故障、網絡中斷等，確保會議不受技術問題的影響。（四）后勤部門1.負責會議期間的餐飲服務，根據會議安排提供午餐、晚餐或茶歇等。確保餐飲質量和衛生，提前與供應商溝通協調，按時將餐食送達會議場所。2.做好會議期間的飲用水供應，保證參會人員隨時有清潔的飲用水。3.負責會議場所的清潔衛生工作，會前對會議室進行全面清潔，會議期間及時清理垃圾，保持會議環境整潔。（五）參會人員1.按時參加會議，遵守會議紀律，不得遲到、早退或無故缺席。2.提前做好會議準備，熟悉會議議程和相關資料，積極參與會議討論，認真記錄會議內容。3.尊重其他參會人員，保持良好的會議秩序，不得在會議期間隨意走動、交頭接耳、使用手機等影響會議進行的行為。三、會議保障工作流程（一）會議籌備階段1.會議需求確認會議組織部門根據公司工作安排和實際需求，確定會議的主題、時間、地點、參會人員范圍等信息。與相關部門溝通協調，明確會議的目的、議程、重點討論事項等，確保會議籌備工作有的放矢。2.會議通知發送會議組織部門提前[X]個工作日向參會人員發送會議通知，通知內容應包括會議主題、時間、地點、議程、需準備的資料等。通過公司內部郵件系統、即時通訊工具等多種方式發送通知，確保參會人員及時收到通知。對于重要會議，可采取電話提醒等方式，確保參會人員知曉會議信息。3.會議資料準備會議組織部門負責準備會議所需的各類資料，如會議議程、匯報材料、文件、數據報表等。資料應內容準確、格式規范、排版整齊，并提前分發給參會人員，以便參會人員提前熟悉會議內容，做好發言準備。對于需要現場發放的資料，應提前印刷、裝訂好，確保數量充足。4.會議場所預訂與布置行政部門根據會議規模和需求，提前預訂合適的會議場所。預訂時應考慮會議室的空間大小、設施設備條件、交通便利性等因素。根據會議主題和風格，對會議場所進行布置。布置內容包括桌椅擺放、橫幅懸掛、鮮花擺放、音響設備調試、投影儀設置、茶水服務準備等。對于重要會議，可根據需要擺放綠植、設置指示牌等，營造良好的會議氛圍。5.信息技術設備準備與調試信息技術部門根據會議需求，準備好所需的信息技術設備，如電腦、投影儀、音響系統、視頻會議設備等。會前對設備進行全面調試，確保設備運行正常，圖像、聲音清晰，網絡連接穩定。對于視頻會議，要提前與相關方進行測試，確保視頻會議的音視頻效果良好。6.餐飲與后勤保障準備后勤部門根據會議安排，確定餐飲服務的形式和標準，如午餐、晚餐或茶歇等。提前與供應商溝通協調，確保餐飲質量和衛生，按時將餐食送達會議場所。做好會議期間的飲用水供應和清潔衛生工作，保證參會人員隨時有清潔的飲用水，會議場所環境整潔。（二）會議進行階段1.簽到與資料發放會議組織部門在會議入口處設置簽到臺，安排專人負責參會人員簽到。簽到表應記錄參會人員的姓名、部門、職務等信息。對于提前準備的會議資料，在簽到時一并發放給參會人員，確保每人一份。2.會議引導與服務行政部門安排工作人員在會議場所內進行引導，幫助參會人員找到座位，解答參會人員的疑問。會議期間，及時為參會人員提供茶水、咖啡等飲品服務，保持會議場所的整潔衛生，及時清理垃圾。3.技術支持與保障信息技術部門安排技術人員在會議現場隨時待命，密切關注信息技術設備的運行情況。如出現設備故障、網絡中斷等技術問題，技術人員應迅速響應，及時進行處理，確保會議不受技術問題的影響。對于視頻會議，要確保音視頻傳輸正常，畫面清晰、聲音流暢。4.會議記錄與紀要整理會議組織部門安排專人負責會議記錄，記錄會議的主要內容、討論要點、決策事項等。會議結束后，及時整理會議紀要，經會議組織部門負責人審核后，發送給參會人員和相關部門。會議紀要應準確、客觀地反映會議內容，明確任務分工和時間節點，以便相關部門和人員貫徹執行。5.會議秩序維護行政部門安排安保人員負責會議期間的秩序維護，確保會議場所安靜、有序。對違反會議紀律的行為進行及時制止，如遲到、早退、隨意走動、交頭接耳、使用手機等影響會議進行的行為。（三）會議結束階段1.設備清理與歸還會議結束后，信息技術部門負責清理和歸還會議使用的信息技術設備，如電腦、投影儀、音響系統等。將設備關閉并整理好，歸還至指定存放地點。對設備進行檢查，如有損壞或故障，及時記錄并報告相關部門進行維修。2.會議場所清理后勤部門組織人員對會議場所進行全面清理，清理內容包括桌椅歸位、垃圾清理、茶具清洗等。檢查會議場所的設施設備是否完好，如有損壞及時報修。確保會議場所恢復到會前狀態，為下一次會議做好準備。3.會議資料歸檔會議組織部門負責將會議資料進行歸檔整理，包括會議通知、會議議程、匯報材料、會議記錄、會議紀要等。按照公司檔案管理規定，將資料分類存放，便于日后查閱和參考。四、會議保障應急預案（一）目的為有效應對會議期間可能出現的突發情況，確保會議順利進行，制定本應急預案。（二）適用范圍本預案適用于公司各類會議期間可能出現的突發事件，如火災、地震、設備故障、人員突發疾病等。（三）應急組織機構及職責1.應急指揮小組成立以公司高層領導為組長的應急指揮小組，負責全面指揮和協調會議期間的應急處置工作。職責包括：制定應急處置策略，下達應急處置指令，協調各部門之間的工作，及時向上級領導匯報應急處置情況等。2.應急救援小組由行政、安保、信息技術、后勤等相關部門人員組成應急救援小組，負責具體實施應急處置措施。職責包括：火災撲救、人員疏散、設備搶修、醫療救護、信息聯絡等。（四）突發事件應急處置措施1.火災事故發現火災后，現場人員應立即撥打公司內部火警電話[X]，并使用附近的滅火器材進行初期撲救。應急救援小組接到報警后，迅速組織人員疏散參會人員，按照預定的疏散路線引導人員撤離到安全區域。消防人員到達現場后，配合消防人員進行滅火和救援工作，提供相關信息和協助。2.地震事故感覺到地震發生時，參會人員應立即躲在桌子、椅子等堅固家具的下面或旁邊，用手或其他物品保護頭部。應急救援小組迅速組織人員有序疏散到室外安全空曠地帶，避免擁擠和踩踏事故。對受傷人員進行緊急救治，并及時向上級領導匯報地震情況。3.設備故障信息技術設備出現故障時，技術人員應立即進行搶修，盡量縮短故障處理時間。如短時間內無法修復，應及時啟用備用設備，確保會議正常進行。對于其他設施設備故障，如空調、電梯等，后勤部門應及時安排維修人員進行搶修，采取臨時應急措施，保證會議場所的正常使用。4.人員突發疾病如有參會人員突發疾病，現場人員應立即通知后勤部門安排醫療人員進行救治。如病情嚴重，應及時撥打急救電話[X]，將患者送往附近醫院進行治療。同時，通知患者家屬或相關部門。（五）后期處置1.事故調查應急處置結束后，由應急指揮小組組織相關部門對突發事件進行調查，查明原因，確定責任。2.損失評估對會議期間因突發事件造成的人員傷亡、財產損失等情況進行評估，統計損失情況。3.整改措施根據事故調查和損失評估結果，制定相應的整改措施，防止類似事件再次發生。對在應急處置過程中表現突出的部門和人員進行表彰和獎勵，對工作不力的進行批評和問責。五、會議保障工作監督與考核（一）監督機制1.公司設立會議保障工作監督小組，由行政部門負責人擔任組長，成員包括各相關部門代表。2.監督小組定期對會議保障工作進行檢查和評估，檢查內容包括會議場所布置、設備運行情況、服務質量、會議秩序等方面。3.收集參會人員對會議保障工作的意見和建議，及時反饋給相關部門進行改進。（二）考核指標1.會議準備工作：包括會議通知發送的及時性、準確性，會議資料準備的完整性、質量等。2.會議保障服務：如會議場所布置的合理性、設施設備運行的穩定性、服務人員的態度和效率等。3.會議應急處理：對應急預案的熟悉程度、應急處置的及時性和有效性等。4.參會人員滿意度：通過問卷調查、現場訪談等方式收集參會人員對會議保障工作的滿意度評價。（三）考核方式1.定期考核：每月對會議保障工作進行一次全面考核，根據考核指標進行評分。2.不定期抽查：監督小組不定期對會議保障工作進行抽查，發現問題及時記錄并納入考核。3.綜合評價：結合定期考核和不定期抽查結果，對各部門和人員的會