會議文書管理制度一、總則（一）目的為加強公司會議文書管理，提高會議效率，確保會議決策的有效執行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議所產生的文書，包括會議通知、議程、報告、決議、紀要等。（三）基本原則1.準確規范原則：會議文書應準確傳達會議內容和要求，格式規范，語言嚴謹。2.及時高效原則：及時起草、審核、分發和歸檔會議文書，確保會議相關工作高效進行。3.保密原則：涉及公司機密的會議文書，應嚴格按照公司保密規定進行管理。二、會議文書的分類與格式（一）分類1.會議通知：用于告知參會人員會議的時間、地點、主題、議程等信息。2.會議議程：明確會議的各項議題及討論順序。3.會議報告：參會人員就相關議題準備的匯報材料。4.會議決議：會議形成的決策和結論。5.會議紀要：對會議主要內容、討論情況、決議事項等的記錄。（二）格式1.標題：一般應簡潔明了，準確概括文書內容。2.編號：為便于管理和查詢，對重要會議文書進行編號。3.正文：按照不同文書類型，有相應的內容結構要求。會議通知：包括標題、編號、主送單位、正文、附件、落款等。正文應清楚說明會議基本信息、參會要求等。會議議程：標題、編號、議程內容（包括議題、負責人、時間安排等）。會議報告：標題、編號、引言、主體內容、結論、附件等。會議決議：標題、編號、決議事項、決議執行要求、落款等。會議紀要：標題、編號、會議基本信息、會議主要內容（包括會議討論情況、決議事項等）、落款。三、會議文書的起草（一）起草職責1.會議召集部門負責確定會議文書的起草人。2.起草人應熟悉會議主題和相關背景資料，確保文書內容準確、完整。（二）起草要求1.按照規定格式和內容要求起草會議文書。2.語言表達清晰、簡潔，避免冗長和模糊的表述。3.對涉及的數據、事實等進行核實，確保準確無誤。四、會議文書的審核（一）審核流程1.起草完成的會議文書首先由起草人所在部門負責人進行初審。2.初審通過后，提交給會議召集部門負責人進行復審。3.對于重要會議文書，還需提交公司領導審核。（二）審核要點1.內容準確性：審核文書內容是否與會議實際情況相符，數據、觀點等是否準確。2.格式規范性：檢查文書格式是否符合規定要求。3.語言邏輯性：確保語言表達邏輯清晰，條理分明。4.合規性：審核文書內容是否符合公司政策、法律法規等要求。五、會議文書的分發（一）分發范圍根據會議性質和要求，確定會議文書的分發對象，包括參會人員、相關部門等。（二）分發方式1.電子分發：通過公司內部郵件系統將會議文書發送給相關人員。2.紙質分發：對于需要紙質材料的情況，打印后分發給參會人員和相關部門，并做好簽收記錄。六、會議文書的歸檔（一）歸檔責任會議結束后，由會議召集部門負責收集整理會議文書，并按照公司檔案管理規定進行歸檔。（二）歸檔要求1.按照會議類別、時間順序等進行分類歸檔。2.確保歸檔的會議文書齊全、完整，紙質和電子文檔一致。3.編制詳細的檔案目錄，便于查詢和檢索。七、會議文書的使用與查閱（一）使用規定1.會議文書僅供公司內部使用，未經許可不得擅自外傳。2.如需引用會議文書內容，應注明出處。（二）查閱流程1.公司內部人員因工作需要查閱會議文書，應填寫查閱申請表，經所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出或進行涂改、損毀等行為。八、會議文書的保密管理（一）保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息等重要內容的會議文書屬于保密范疇。（二）保密措施1.對保密會議文書進行標識，嚴格限制接觸人員。2.采用加密存儲、傳輸等方式保護電子文檔的安全。3.對紙質保密會議文書進行專柜存放，并做好借閱登記。九、會議文書的保管期限（一）保管期限確定根據會議文書的重要程度和性質，確定不同的保管期限。1.一般會議文書保管期限為[X]年。2.涉及公司重大決策、重要合同等關鍵會議文書保管期限為[X]年。（二）期滿處理保管期限屆滿的會議文書，經檔案管理部門鑒定后，按照公司檔案銷毀規定進行處理。十、會議文書管理的監督與考核（一）監督機制公司行政管理部門負責對會議文書管理情況進行定期檢查和不定期抽查。（二）考核辦法1.將會議文書管理工作納入部門和個人績效考核體系。2.對于在會議文書管理工作中表現優秀的部門和個人給予表彰和獎勵。3.對于違反本制度規定的行為，視情節輕重