會(huì)議用章管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司會(huì)議用章的使用管理，確保印章使用的規(guī)范性、合法性和安全性，維護(hù)公司的正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類(lèi)會(huì)議相關(guān)印章的使用管理，包括但不限于行政公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章等涉及會(huì)議文件簽署、決議確認(rèn)等用途的印章。（三）基本原則1.嚴(yán)格審批原則：會(huì)議用章必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批流程，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自使用。2.安全保管原則：印章保管人員應(yīng)妥善保管印章，確保印章安全，防止印章被盜用、濫用或遺失。3.規(guī)范使用原則：印章使用應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的用途、范圍和程序進(jìn)行，確保印章使用的規(guī)范性和合法性。4.責(zé)任追究原則：對(duì)于違反本制度使用印章的行為，將追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、印章管理職責(zé)（一）印章管理部門(mén)公司行政部門(mén)負(fù)責(zé)各類(lèi)印章的統(tǒng)一管理，包括印章的刻制、備案、保管、使用登記等工作。（二）印章保管人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)印章的日常保管：確保印章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求開(kāi)啟保險(xiǎn)柜。2.嚴(yán)格執(zhí)行印章使用審批制度：對(duì)每一次印章使用申請(qǐng)進(jìn)行審核，確認(rèn)審批手續(xù)齊全后，方可蓋章。3.做好印章使用登記工作：詳細(xì)記錄印章使用的日期、事由、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人等信息，確保登記信息準(zhǔn)確、完整。4.定期檢查印章保管情況：如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、遺失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。5.不得擅自將印章交他人使用：如因特殊情況需要委托他人代蓋印章的，必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)委托手續(xù)。（三）印章使用審批人員職責(zé)1.根據(jù)會(huì)議文件內(nèi)容和公司規(guī)定：對(duì)印章使用申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審核，確保印章使用符合規(guī)定的用途和范圍。2.在審批時(shí)明確簽署意見(jiàn)：批準(zhǔn)或不批準(zhǔn)，并注明理由。對(duì)于不符合規(guī)定的印章使用申請(qǐng)，應(yīng)予以駁回，并說(shuō)明原因。3.對(duì)印章使用的合規(guī)性負(fù)責(zé)：如因?qū)徟д`導(dǎo)致印章使用不當(dāng)?shù)模瑢⒊袚?dān)相應(yīng)的責(zé)任。三、會(huì)議用章使用范圍（一）會(huì)議文件簽署1.公司各類(lèi)會(huì)議形成的決議、紀(jì)要、報(bào)告等文件，需加蓋公司行政公章或相關(guān)專(zhuān)用章的。2.以公司名義對(duì)外發(fā)送的會(huì)議邀請(qǐng)函、會(huì)議通知等文件，需加蓋公司行政公章的。（二）合同類(lèi)文件簽署1.涉及會(huì)議相關(guān)的合作協(xié)議、合同等文件，需加蓋合同專(zhuān)用章的。2.對(duì)會(huì)議討論通過(guò)的合同條款進(jìn)行修改、補(bǔ)充或確認(rèn)的文件，需加蓋合同專(zhuān)用章的。（三）財(cái)務(wù)類(lèi)文件簽署1.會(huì)議涉及的財(cái)務(wù)預(yù)算、決算、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件，需加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章的。2.與會(huì)議相關(guān)的財(cái)務(wù)支付憑證、報(bào)銷(xiāo)單據(jù)等文件，需加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章或法人章的。（四）其他需要蓋章的情況1.根據(jù)公司領(lǐng)導(dǎo)指示或會(huì)議精神，需要加蓋印章以證明某項(xiàng)事項(xiàng)或文件真實(shí)性、有效性的。2.法律法規(guī)、政策規(guī)定或其他特殊情況下需要使用會(huì)議用章的。四、會(huì)議用章使用流程（一）用章申請(qǐng)1.印章使用部門(mén)或個(gè)人應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)議用章申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明用章事由、文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、蓋章部位、預(yù)計(jì)用章日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.對(duì)于涉及合同簽訂、重要文件簽署等重大事項(xiàng)的用章申請(qǐng)，還應(yīng)附上相關(guān)背景資料、文件草稿或合同文本等。（二）審批流程1.《會(huì)議用章申請(qǐng)表》提交給部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)本部門(mén)業(yè)務(wù)情況和公司規(guī)定，對(duì)用章申請(qǐng)的必要性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并簽署意見(jiàn)。2.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，申請(qǐng)表流轉(zhuǎn)至分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)從公司整體利益和戰(zhàn)略角度出發(fā)，對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行全面審查，確保用章行為符合公司利益和規(guī)定，并簽署審批意見(jiàn)。3.對(duì)于涉及金額較大、風(fēng)險(xiǎn)較高或重要決策的用章申請(qǐng)，還需提交公司總經(jīng)理或董事長(zhǎng)審批。總經(jīng)理或董事長(zhǎng)應(yīng)根據(jù)公司運(yùn)營(yíng)情況和風(fēng)險(xiǎn)管理要求，對(duì)用章申請(qǐng)進(jìn)行最終決策，并簽署審批意見(jiàn)。（三）印章使用1.印章保管人員在收到經(jīng)審批通過(guò)的《會(huì)議用章申請(qǐng)表》后，應(yīng)再次核對(duì)申請(qǐng)表上的各項(xiàng)信息，確保與審批意見(jiàn)一致。2.在印章使用過(guò)程中，印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的蓋章部位和蓋章要求進(jìn)行操作，確保印章清晰、完整、端正，不得模糊、歪斜或遺漏蓋章。3.印章使用完畢后，印章保管人員應(yīng)及時(shí)將印章存放回保險(xiǎn)柜，并在《會(huì)議用章使用登記簿》上詳細(xì)記錄印章使用的日期、文件名稱(chēng)、蓋章部位、蓋章人等信息。（四）用章登記與存檔1.印章保管人員應(yīng)建立《會(huì)議用章使用登記簿》，對(duì)每一次印章使用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。登記簿應(yīng)包括用章日期、申請(qǐng)表編號(hào)、用章事由、文件名稱(chēng)、文件編號(hào)、蓋章部位、申請(qǐng)人、批準(zhǔn)人、蓋章人等內(nèi)容，確保登記信息準(zhǔn)確、完整、可追溯。2.對(duì)于涉及重要會(huì)議文件、合同協(xié)議等的印章使用記錄，應(yīng)作為公司檔案資料進(jìn)行妥善保存，保存期限按照公司檔案管理制度執(zhí)行。五、印章的保管與安全（一）保管方式1.公司行政公章、合同專(zhuān)用章、財(cái)務(wù)專(zhuān)用章、法人章等重要印章應(yīng)存放在保險(xiǎn)柜中保管，保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼應(yīng)由專(zhuān)人分別保管，不得由同一人掌握。2.印章保管人員應(yīng)妥善保管保險(xiǎn)柜鑰匙和密碼，不得隨意透露給他人。如因工作需要臨時(shí)委托他人代開(kāi)保險(xiǎn)柜的，必須經(jīng)過(guò)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)委托手續(xù)。（二）保管環(huán)境1.印章保管場(chǎng)所應(yīng)具備安全可靠的條件，如安裝監(jiān)控設(shè)備、防火防盜設(shè)施等，確保印章存放環(huán)境安全。2.印章保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥，避免印章受潮、生銹或損壞。（三）定期檢查1.印章保管人員應(yīng)定期對(duì)印章進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)印章有損壞、磨損、變形等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并申請(qǐng)更換印章。2.公司行政部門(mén)應(yīng)定期對(duì)印章保管情況進(jìn)行抽查，確保印章保管符合規(guī)定要求。（四）印章遺失處理1.如發(fā)現(xiàn)印章遺失，印章保管人員應(yīng)立即向公司行政部門(mén)報(bào)告，并采取緊急措施，如掛失、登報(bào)聲明等，以防止印章被非法使用。2.公司行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查，查明印章遺失的原因和經(jīng)過(guò)，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，公司行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)重新刻制印章，并按照規(guī)定進(jìn)行備案和啟用。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)應(yīng)定期對(duì)會(huì)議用章管理制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查印章使用審批流程是否規(guī)范、印章保管是否安全、印章使用登記是否完整等內(nèi)容。對(duì)于審計(jì)檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督檢查公司行政部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)會(huì)議用章使用情況的日常監(jiān)督檢查，不定期對(duì)印章保管場(chǎng)所、使用登記記錄等進(jìn)行抽查，確保印章使用管理工作規(guī)范、有序。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用印章行為，應(yīng)及時(shí)制止并進(jìn)行糾正，同時(shí)按照公司規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度使用印章的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰，包括警告、罰款、降職、撤職等。2.如因違規(guī)使用印章給公司造成經(jīng)濟(jì)損失或其他不良影響的，違規(guī)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任