會議記錄管理制度一、總則（一）目的為規范公司會議記錄工作，確保會議內容準確、完整記錄，便于傳達會議精神、跟進工作進展、為公司決策提供依據，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部各類會議，包括但不限于部門例會、項目研討會、工作協調會、高層決策會等。（三）職責分工1.會議組織者負責明確會議主題、議程、時間、地點及參會人員。提前通知參會人員會議相關信息。協調會議場地、設備等相關事宜。2.記錄人員負責會議現場的記錄工作，確保記錄內容準確、完整、清晰。會后及時整理、編輯會議記錄，并按規定流程提交審核。3.審核人員對會議記錄的準確性、完整性、規范性進行審核。提出修改意見，確保會議記錄符合要求。二、會議記錄的準備（一）記錄工具準備1.紙質記錄：準備專用的會議記錄本，確保頁面整潔、無破損。2.電子記錄：配備性能良好的電子設備，安裝合適的記錄軟件，如常用的文字處理軟件等，并提前進行調試。（二）知識與信息儲備記錄人員需提前了解會議主題相關的背景知識、業務信息及涉及的主要問題，以便更好地理解會議內容，準確記錄關鍵信息。（三）熟悉參會人員記錄人員應熟悉參會人員的姓名、職位、職責等信息，便于準確記錄發言人員及相關內容。三、會議記錄的內容要求（一）會議基本信息1.會議名稱：準確記錄會議的具體名稱。2.會議時間：記錄年、月、日、時、分。3.會議地點：詳細記錄會議召開的具體地點。4.參會人員：列出所有參會人員的姓名、職位。（二）會議議程按照會議實際進行順序，記錄各項議程的標題及主要內容要點。（三）會議發言1.發言人：記錄發言人員的姓名。2.發言內容：詳細、準確地記錄發言內容，包括觀點、意見、建議、問題討論等。對于重要觀點和決策性內容，應逐字記錄。3.發言時間：記錄發言人開始和結束發言的時間。（四）會議決議1.決議事項：清晰記錄會議達成的各項決議內容。2.責任人：明確每項決議的責任部門或責任人。3.完成時間：確定決議事項的具體完成時間節點。（五）其他事項記錄會議中提出的重要事項、待跟進問題、臨時交辦工作等，并注明相關要求和注意事項。四、會議記錄的方式（一）紙質記錄方式1.書寫規范：使用黑色或藍色鋼筆、中性筆進行記錄，字跡工整、清晰，不得潦草、模糊。2.頁面布局：合理劃分頁面，設置標題、正文、備注等區域，確保記錄內容層次分明。3.特殊標記：對于重要內容、關鍵數據、領導指示等，可使用下劃線、波浪線、星號等特殊標記進行突出顯示。（二）電子記錄方式1.實時錄入：在會議進行過程中，及時將會議信息錄入電子設備，確保記錄的及時性和準確性。2.格式規范：統一使用規定的字體、字號、段落格式等，使記錄內容排版整齊、美觀。3.備份存儲：定期對電子記錄進行備份，存儲在安全可靠的位置，防止數據丟失。五、會議記錄的流程（一）會議期間記錄1.記錄人員提前到達會議現場，檢查記錄工具是否正常，熟悉會議環境。2.在會議開始后，集中精力聆聽會議內容，按照內容要求認真記錄，盡量做到同步記錄，不漏記重要信息。3.對于一些快速發言或討論激烈的環節，可先進行簡要記錄，會后及時補充完整。（二）會后整理編輯1.會議結束后，記錄人員應在[X]個工作日內對會議記錄進行整理編輯。仔細核對記錄內容，補充遺漏信息，修正錯別字和語病，使記錄內容準確、通順、完整。2.根據會議實際情況，對記錄內容進行分段、分層整理，突出重點內容和決議事項，使其更具條理性和可讀性。（三）審核提交1.整理編輯后的會議記錄需提交給會議組織者進行初審。會議組織者應在收到記錄后的[X]個工作日內完成初審，并提出修改意見。2.記錄人員根據初審意見進行修改完善后，將會議記錄提交給審核人員進行最終審核。審核人員應在[X]個工作日內完成審核，并簽署審核意見。3.通過審核的會議記錄按照公司檔案管理規定進行歸檔保存，并根據需要及時分發給相關人員。六、會議記錄的保存與查閱（一）保存期限1.一般會議記錄保存期限為[X]年，重要會議記錄、涉及公司核心機密或重大決策的會議記錄保存期限為[X]年。2.保存期限自會議結束之日起計算。（二）保存方式1.紙質記錄：將整理好的會議記錄本按照時間順序進行編號，存放在專門的檔案柜中，確保檔案柜安全、干燥、通風良好。2.電子記錄：將電子記錄文件按照規定的命名規則進行命名，并分類存儲在公司的電子文檔管理系統中，同時定期進行數據備份，防止數據丟失。（三）查閱權限1.公司內部人員因工作需要查閱會議記錄的，應填寫《會議記錄查閱申請表》，注明查閱會議的名稱、時間、查閱目的等信息，經所在部門負責人簽字同意后，提交給檔案管理部門。2.檔案管理部門根據申請表進行審核，審核通過后，指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應包括查閱人姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。3.涉及公司核心機密或重大決策的會議記錄，查閱人需經公司分管領導批準后方可查閱。七、會議記錄的保密與安全（一）保密要求1.會議記錄人員應對會議記錄內容嚴格保密，不得向無關人員泄露。2.嚴禁將會議記錄私自復制、傳播或用于其他非工作目的。3.在查閱會議記錄過程中，查閱人員應遵守保密規定，不得擅自摘抄、拍照、復印會議記錄內容。（二）安全管理1.加強對會議記錄存儲場所的安全管理，確保紙質記錄和電子記錄的安全。檔案柜應配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設施。2.定期對電子記錄進行病毒查殺和數據維護，防止因設備故障、病毒感染等原因導致數據丟失或損壞。3.對于不再保存期限內的會議記錄，應按照公司檔案銷毀規定進行銷毀處理，確保記錄信息的安全性。八、會議記錄的考核與獎懲（一）考核標準1.記錄準確性：會議記錄內容準確無誤，無關鍵信息遺漏、錯誤記錄等情況。2.記錄完整性：涵蓋會議基本信息、議程、發言、決議等各項內容，記錄完整。3.記錄及時性：按照規定時間完成會議記錄的整理編輯、審核提交工作。4.記錄規范性：記錄格式、排版符合要求，書寫工整、電子記錄格式規范。（二）獎勵措施1.對于在會議記錄工作中表現突出的記錄人員，給予一定的物質獎勵，如獎金、獎品等。2.在公司內部進行通報表揚，作為員工績效考核、晉升、評優的參考依據。（三）懲罰措施1.對于因記錄失誤導致重要信息遺漏、錯誤傳達等情況，給公司造成損失的，視情節輕重給予相應的經濟處罰。2.對于違反會議記錄保密規定的人員，按照公司相關制度進行嚴肅處理，直至解除勞動合同。