會議追蹤管理制度總則目的為了確保公司各項會議決議得到有效執行，提高工作效率，加強溝通與協作，特制定本會議追蹤管理制度。適用范圍本制度適用于公司內各類會議，包括但不限于公司級會議、部門會議、項目會議等。原則1.責任明確原則：明確各項會議決議的責任部門和責任人，確保工作落實到位。2.及時追蹤原則：對會議決議執行情況進行及時、持續的追蹤，發現問題及時解決。3.溝通協作原則：加強各部門之間的溝通與協作，共同推動會議決議的執行。會議分類及追蹤要求公司級會議1.定義：由公司高層領導主持召開，涉及公司整體戰略、方針政策、重大決策等事項的會議。2.追蹤要點會議決議涉及的重要事項，責任部門需在規定時間內制定詳細的執行計劃，并提交給公司辦公室。公司辦公室負責對執行計劃進行審核，確保其符合公司戰略和實際情況。定期對會議決議執行情況進行檢查和評估，向公司高層領導匯報進展情況。對于執行過程中出現的問題或困難，及時協調相關部門解決。部門會議1.定義：各部門自行組織召開，主要討論部門內部工作安排、業務進展、問題解決等事項的會議。2.追蹤要點部門負責人需明確會議決議的責任人及完成時間，并形成會議紀要。責任人按照會議要求積極推進工作，及時向部門負責人匯報進展情況。部門負責人定期對本部門會議決議執行情況進行總結和分析，發現問題及時調整工作策略。項目會議1.定義：針對公司特定項目召開的會議，主要討論項目進度、質量、資源分配等相關事項。2.追蹤要點項目經理負責制定項目會議決議的執行計劃，并明確各階段的目標和任務。項目團隊成員按照執行計劃開展工作，定期向項目經理匯報工作進展。項目經理定期對項目進展情況進行檢查和評估，及時發現并解決項目中出現的問題。對于項目變更或重大問題，及時組織相關人員進行討論和決策，并調整執行計劃。會議追蹤流程會議紀要整理1.每次會議結束后，由會議記錄人及時整理會議紀要。會議紀要應包括會議主題、主要內容、決議事項、責任人及完成時間等關鍵信息。2.會議紀要整理完成后，需經會議主持人審核簽字確認，確保內容準確、完整。任務分配與跟蹤1.根據會議紀要中的決議事項，明確責任部門和責任人，并將任務分配到個人。2.責任人在接到任務后，應及時制定詳細的工作計劃，并提交給上級領導審核。3.上級領導對工作計劃進行審核，提出修改意見和建議，確保工作計劃合理、可行。4.責任人按照工作計劃開展工作，定期向上級領導匯報工作進展情況。上級領導根據匯報情況進行跟蹤和指導，及時解決工作中出現的問題。進展匯報與溝通協調1.建立定期的進展匯報機制，責任人每周/每月向部門負責人匯報會議決議執行情況。部門負責人匯總本部門進展情況后，定期向公司辦公室匯報。2.在執行過程中，如發現問題或困難，責任人應及時向上級領導匯報，并與相關部門進行溝通協調。相關部門應積極配合，共同解決問題。3.對于涉及多個部門的問題，由公司辦公室牽頭組織相關部門進行協調溝通，明確各方責任，制定解決方案。檢查與評估1.定期對會議決議執行情況進行檢查，檢查內容包括工作進度、工作質量、任務完成情況等。2.根據檢查結果，對會議決議執行情況進行評估。評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。3.對于評估結果為優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵；對于評估結果為不合格的部門和個人，進行督促整改，并視情況給予相應的處罰。會議追蹤責任主體公司辦公室1.負責制定會議追蹤管理制度，并監督制度的執行情況。2.對各部門會議決議執行情況進行匯總和分析，定期向公司高層領導匯報。3.協調解決會議執行過程中出現的跨部門問題。部門負責人1.組織召開本部門會議，明確會議決議的責任人及完成時間，并對執行情況進行跟蹤和檢查。2.定期向公司辦公室匯報本部門會議決議執行情況，及時解決本部門工作中出現的問題。責任人1.按照會議決議和工作計劃認真開展工作，及時向上級領導匯報工作進展情況。2.對自己負責的工作任務負責，確保按時、高質量完成。溝通與協作機制內部溝通渠道1.郵件：重要事項通過郵件進行正式溝通，郵件內容應清晰、準確，注明主題、收件人、抄送人員等信息。2.即時通訊工具：日常工作溝通可使用即時通訊工具，如企業微信、釘釘等。溝通時需注意語言規范，避免使用模糊或歧義性的表述。3.會議：定期召開會議，加強部門之間的溝通與協作。會議前需提前準備好相關資料，明確會議議程和重點討論內容。跨部門協作流程1.當涉及跨部門工作時，發起部門應填寫《跨部門協作申請表》，明確協作事項、協作部門、時間要求等信息。2.《跨部門協作申請表》提交給公司辦公室審核，公司辦公室根據工作實際情況進行協調安排。3.協作部門接到通知后，應及時安排人員參與協作，并按照要求完成工作任務。4.跨部門協作完成后，由發起部門負責組織相關部門進行驗收，并填寫《跨部門協作驗收報告》。問題反饋與解決機制問題反饋1.在會議決議執行過程中，責任人如發現問題，應及時向上級領導反饋。反饋內容應包括問題描述、影響范圍、原因分析等信息。2.上級領導接到反饋后，應及時進行核實，并組織相關人員進行討論和分析。問題解決1.根據問題分析結果，制定具體的解決方案。解決方案應明確責任部門、責任人、完成時間等信息。2.責任部門和責任人按照解決方案認真執行，確保問題得到及時解決。3.在問題解決過程中，如需要其他部門協助，由公司辦公室進行協調溝通。數據記錄與分析數據記錄1.建立會議追蹤檔案，對每次會議的基本信息、會議紀要、決議執行情況等進行詳細記錄。2.會議追蹤檔案可采用電子文檔或紙質文檔的形式保存，確保數據的完整性和可追溯性。數據分析1.定期對會議追蹤數據進行分析，總結會議決議執行過程中的經驗教訓，發現存在的問題和規律。2.根據數據分析結果，提出改進措施和建議，不斷完善會議追蹤管理制度和工作流程。培訓與宣貫培訓計劃1.制定會議追蹤管理制度培訓計劃，定期組織相關人員進行培訓。培訓內容包括制度解讀、操作流程、溝通技巧等方面。2.培訓方式可采用集中授課、案例分析、小組討論等多種形式，提高培訓效果。宣貫工作1.通過公司內部文件、公告欄、微信群等渠道，對會議追蹤管理制度進行廣泛宣傳，確保全體員工了解制度內容和要求。2.組織開展制度培訓和宣貫活動，解答員工在執行過程中遇到的問題，提高員工對制度的認知度和執行力。考核與激勵考核指標1.會議決議執行情況：包括工作進度、工作質量、任務完成率等指標。2.溝通協作情況：包括跨部門協作的及時性、有效性等指標。3.問題解決能力：包括發現問題的及時性、解決問題的效果等指標。考核方式1.定期考核：每月/每季度對員工會議追蹤工作進行考核，考核結果作為員工績效評估的重要依據。2.不定期抽查：公司辦公室不定期對會議決議執行情況進行抽查，發現問題及時督促整改。激勵措施1.對于在會議追蹤工作中表現優秀的部門和個人，給予表彰和獎勵，如頒發榮譽證