會議食宿管理制度一、總則1.目的為規范公司會議期間的食宿管理，確保會議順利進行，同時合理控制費用支出，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司組織召開的各類會議，包括但不限于大型年會、專業研討會、部門工作會議等，參會人員涵蓋公司員工、合作伙伴、客戶等。3.基本原則統一安排原則：會議食宿實行統一安排，以確保參會人員的便利性和整體管理的規范性。合理合規原則：食宿安排應根據會議的實際需求和預算進行合理規劃，嚴格遵守國家法律法規及公司財務制度。服務至上原則：提供優質、周到的食宿服務，滿足參會人員的基本生活需求，確保會議期間的良好體驗。二、會議食宿安排流程1.會議籌備階段需求調研：會議組織部門提前向參會人員及相關部門收集食宿需求信息，包括是否需要住宿、特殊飲食要求（如素食、回民餐等）、預計入住/用餐時間等。場地考察與預訂：根據會議規模和需求，選擇合適的會議場地及配套的食宿場所。對候選場地進行實地考察，評估其地理位置、設施設備、服務質量、價格等因素，確保滿足會議要求且性價比合理。簽訂協議：與選定的食宿供應商簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務，包括食宿標準、價格、支付方式、服務細節、違約責任等條款。2.會議通知階段發送通知：在會議通知中明確告知參會人員會議的食宿安排情況，包括住宿地點、用餐時間及地點、食宿標準等信息。同時提醒參會人員如有特殊需求，請提前與會議組織部門溝通。信息確認：會議組織部門在會議召開前一定時間內（如提前一周），再次與參會人員確認食宿信息，確保無誤。對于有變化的情況，及時進行調整，并更新相關記錄。3.會議期間入住/用餐引導：在會議報到時，安排專人負責引導參會人員辦理入住手續，并提供必要的幫助。在用餐時間，引導參會人員前往指定餐廳就餐，維持就餐秩序。服務協調：安排專人與食宿供應商保持密切溝通，及時協調解決會議期間出現的食宿問題，如房間設施故障、餐飲質量問題等。確保為參會人員提供及時、有效的服務，保障會議的順利進行。4.會議結束后退房結算：會議結束后，按照協議約定的時間和方式，及時與食宿供應商進行結算。對于有費用爭議的部分，應及時核實并協商解決。滿意度調查：會議結束后，組織參會人員對食宿服務進行滿意度調查，收集意見和建議。根據調查結果，對食宿供應商的服務質量進行評估，為今后的會議食宿安排提供參考依據。三、住宿管理1.住宿標準根據會議的性質、規模及參會人員的級別等因素，制定合理的住宿標準。住宿標準分為不同檔次，如豪華套房、標準間、普通間等，具體標準在會議通知中明確告知參會人員。住宿標準應明確包含的服務項目，如房間內設施配備（床品、洗漱用品、電視、空調、無線網絡等）、每日免費早餐次數、免費市內通話時長等。2.房間分配根據參會人員的性別、職務、特殊需求等因素進行合理的房間分配。優先滿足有特殊要求的參會人員，如單人住宿、相鄰房間等需求。對于同性別的參會人員，盡量按照部門或團隊進行集中安排，方便溝通和管理。3.入住手續辦理會議組織部門提前與住宿供應商協調好入住時間和流程，確保參會人員能夠順利辦理入住手續。參會人員在報到時，需提供有效身份證件，由住宿管理工作人員協助辦理入住登記手續，并發放房間鑰匙和相關資料。告知參會人員房間號、樓層及住宿注意事項，如退房時間、房間內物品損壞賠償規定等。4.住宿期間管理加強住宿區域的安全管理，提醒參會人員注意保管個人財物，遵守酒店的安全規定。如發現異常情況，及時與酒店管理人員或相關部門聯系。住宿供應商應按照規定提供清潔服務，確保房間衛生達標。會議組織部門可定期對房間衛生情況進行抽查，如發現問題及時要求整改。禁止在房間內進行違法違規活動，如賭博、酗酒、大聲喧嘩等。如發現此類行為，及時制止并按照公司相關規定進行處理。5.退房手續辦理明確退房時間，一般為中午12點前。如需延遲退房，應提前與住宿供應商協商，并按照規定支付相應費用。參會人員退房時，應自行檢查房間內物品是否齊全、完好。如有物品損壞或丟失，按照住宿協議的規定進行賠償。住宿管理工作人員在收到退房通知后，應及時前往房間進行檢查，確認無誤后辦理退房手續，收回房間鑰匙，并與酒店完成相關結算工作。四、餐飲管理1.餐飲標準根據會議的規模、時長及預算，制定合理的餐飲標準。餐飲標準分為不同檔次，如自助餐、桌餐、茶歇等，明確每餐的菜品數量、質量要求、酒水供應等內容。餐飲標準應包含不同類型會議期間的用餐安排，如早餐提供豐富的自助餐品種，午餐和晚餐提供葷素搭配、營養均衡的熱菜、涼菜、湯品、主食等。對于有特殊飲食要求的參會人員，應提供相應的特殊餐食。2.餐廳選擇與布置根據會議場地的位置和參會人員數量，選擇合適的餐廳作為會議用餐地點。餐廳應具備良好的環境、衛生條件和服務設施，能夠滿足會議用餐的需求。根據會議的主題和風格，對餐廳進行適當的布置，如擺放會議標識、鮮花等，營造良好的用餐氛圍。3.用餐安排根據會議日程安排，合理確定用餐時間。一般早餐時間為[具體時間段]，午餐時間為[具體時間段]，晚餐時間為[具體時間段]。如有特殊用餐需求，如深夜加餐等，應提前與餐飲供應商協商安排。對于自助餐形式的用餐，應合理規劃食物擺放區域，確保菜品豐富多樣、擺放整齊美觀。安排專人負責引導參會人員排隊取餐，維持用餐秩序。對于桌餐形式的用餐，應提前安排好座位布局，擺放好餐具、酒水杯等用品。根據參會人員的人數和桌型配置，合理安排菜品上桌順序，確保用餐過程的順暢。4.餐飲質量控制會議組織部門應定期對餐飲供應商提供的食品進行質量檢查，包括食材的新鮮度、烹飪水平、菜品口味等方面。如發現質量問題，及時要求餐飲供應商進行整改。鼓勵參會人員對餐飲質量提出意見和建議，對于合理的建議應及時反饋給餐飲供應商，督促其改進服務。餐飲供應商應嚴格遵守食品安全法律法規，確保提供的食品符合衛生標準。會議組織部門可要求餐飲供應商提供食品檢驗報告等相關資料，以備查驗。5.特殊飲食要求處理對于有特殊飲食要求的參會人員，會議組織部門應在會議通知中提前收集相關信息，并及時傳達給餐飲供應商。餐飲供應商應根據特殊飲食要求，提前準備好相應的餐食。在就餐時，應確保特殊餐食能夠準確無誤地提供給有需求的參會人員。對于臨時提出特殊飲食要求的參會人員，餐飲供應商應盡量滿足其需求，如確實無法提供，應及時與會議組織部門溝通協商解決方案。五、費用管理1.預算編制在會議籌備階段，會議組織部門應根據會議的規模、食宿標準、預計參會人數等因素，編制詳細的會議食宿費用預算。預算應涵蓋住宿費、餐費、場地租賃及布置費、設備租賃費、人員服務費等各項支出。費用預算應明確各項費用的明細及金額，并報公司領導審批。經批準后的預算作為會議費用控制的依據。2.費用支付會議食宿費用的支付應嚴格按照公司財務制度執行，遵循審批流程。由會議組織部門提交費用報銷申請，附上相關發票、費用明細清單、住宿登記單、用餐簽到表等原始憑證，經部門負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后，按照約定的支付方式進行支付。支付方式可根據與食宿供應商簽訂的協議確定，如銀行轉賬、支票支付等。在支付過程中，應確保支付信息的準確性和安全性，避免出現支付錯誤或延遲支付的情況。3.費用結算與審核會議結束后，會議組織部門應及時與食宿供應商進行費用結算。結算時，應對實際發生的費用與預算進行核對，確保費用支出合理合規。財務部門應對費用報銷申請進行嚴格審核，重點審核發票的真實性、合法性、有效性，費用明細與實際發生情況是否相符，審批流程是否完整等。如發現問題，應及時與相關部門溝通核實，不予報銷不符合規定的費用。4.費用控制在會議進行過程中，會議組織部門應密切關注食宿費用的支出情況，嚴格控制費用預算，確保不超出預算范圍。如發現費用有超支跡象，應及時分析原因，并采取相應的措施進行調整，如與食宿供應商協商降低費用標準、減少不必要的開支等。公司定期對會議食宿費用進行統計分析，總結費用控制經驗教訓，為今后的會議費用管理提供參考依據。對于費用控制較好的會議組織部門，給予一定的獎勵；對于費用管理不善的部門，進行相應的處罰。六、監督與檢查1.內部監督公司成立由人事部門、財務部門、行政部門等相關人員組成的會議食宿管理監督小組，負責對會議食宿安排及費用支出情況進行定期或不定期的檢查監督。監督小組應檢查食宿安排是否符合本制度及公司相關規定，是否滿足參會人員的需求；費用支出是否合理合規，是否存在浪費、違規報銷等行為；服務質量是否達到要求，參會人員的滿意度如何等。對于檢查中發現的問題，監督小組應及時提出整改意見，并督促相關部門進行整改落實。整改情況應及時反饋給監督小組，確保問題得到有效解決。2.外部監督鼓勵參會人員對會議食宿安排及服務質量進行監督，如發現問題可及時向會議組織部門或監督小組反映。會議組織部門應認真對待參會人員的反饋意見，及時處理并回復。對于因食宿問題引發的投訴或糾紛，應積極與相關方溝通協調，妥善解決問題，維護公司的良好形象。同時，對投訴或糾紛的處理情況進行記錄和分析，以便不斷改進會議食宿管理工作。七、違規處理1.參會人員違規處理參會人員如有違反本制度及公司相關規定的行為，如在房間內進行違法違規活動、故意損壞房間物品、不遵守用餐秩序等，公司將視情節輕重給予相應的處罰。處罰方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、取消參會資格等。對于造成經濟損失的，應按照規定進行賠償。2.工作人員違規處理會議組織部門及相關工作人員在會議食宿管理工作中如有違規行為，如利用職務之便謀取私利、與食宿供應商勾結損害公司利益、工作失職導致出現嚴重問題等，公司將給予嚴肅處理。處理方式包括但不限于批評教育、警告、罰款、降職、辭退等。對于涉及違法犯罪的行為，將依法移送司法機關處理。3.食宿供應商違規處理食宿供應商如有違反合作協議及本制度相關規定的行為，如提供不符合標