傳媒行政管理制度一、總則（一）目的為規范公司行政管理工作，提高工作效率，確保公司各項工作的順利開展，特制定本制度。本制度適用于公司全體員工，旨在明確行政管理工作的職責、流程和標準，保障公司運營的規范化、科學化和高效化。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有部門及全體員工，涵蓋公司日常運營中的各項行政管理事務，包括但不限于辦公環境管理、文件管理、會議管理、辦公用品管理、車輛管理、安全管理等方面。（三）基本原則1.合法性原則：行政管理工作應嚴格遵守國家法律法規及相關政策要求，確保公司運營合法合規。2.規范化原則：建立健全各項行政管理流程和標準，實現工作的規范化、標準化操作，提高工作質量和效率。3.服務性原則：行政管理部門要樹立服務意識，為公司各部門及員工提供優質、高效的服務，保障公司業務的順利進行。4.節約性原則：合理配置公司資源，倡導節約辦公，降低運營成本，提高資源利用效率。二、辦公環境管理（一）辦公區域規劃1.根據公司組織架構和業務需求，合理劃分辦公區域，明確各部門的辦公位置，確保工作流程順暢，人員溝通便捷。2.辦公區域應設置必要的功能區域，如會議室、接待室、茶水間、資料室等，滿足公司日常辦公和業務活動的需要。（二）辦公設施配備1.為員工配備必要的辦公桌椅、電腦、打印機、復印機等辦公設備，確保員工能夠正常開展工作。2.根據工作需要，為特定崗位或項目組配備專業的辦公設備，如攝影器材、錄音設備、視頻編輯軟件等，以滿足傳媒業務的特殊需求。（三）辦公環境維護1.保持辦公區域的整潔衛生，定期進行清掃和消毒，營造良好的工作環境。2.加強對辦公設施設備的日常維護和管理，定期檢查設備運行情況，及時維修和更換故障設備，確保設備正常使用。3.合理規劃辦公區域的綠化布局，擺放適量的綠色植物，改善辦公環境，提升員工的工作舒適度。（四）行為規范1.員工應保持辦公區域的整潔，不得隨意丟棄垃圾，個人物品應擺放整齊。2.愛護辦公設施設備，不得故意損壞或私自拆卸，如有損壞應及時報告并照價賠償。3.保持辦公區域的安靜，不得大聲喧嘩、播放高分貝音樂或進行其他影響他人工作的行為。4.遵守辦公區域的禁煙規定，嚴禁在辦公區域內吸煙。三、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發布的各項規章制度、通知、通報、報告等行政類文件。2.業務文件：與公司傳媒業務相關的策劃方案、合同協議、稿件資料、客戶資料等文件。3.財務文件：涉及公司財務收支、預算決算、審計報告等財務類文件。4.人事文件：員工檔案、考勤記錄、績效考核資料、培訓記錄等人事相關文件。（二）文件編號為便于文件的識別和管理，對各類文件進行統一編號。編號規則如下：[公司簡稱][文件類別代碼（兩位字母）][年份（四位數字）][月份（兩位數字）][文件順序號（三位數字）]例如：[傳媒公司][AD][2023][05][001]，表示傳媒公司2023年5月的第1份行政文件。（三）文件起草與審核1.文件起草部門應根據工作需要，認真撰寫文件內容，確保文件表述清晰、邏輯嚴謹、要求明確。2.文件起草完成后，需經部門負責人審核，審核通過后提交至行政部門進行編號和格式調整。3.重要文件或涉及多個部門的文件，需經相關部門會簽后，再提交公司領導審批。（四）文件發布與存檔1.行政部門根據領導審批意見，對文件進行正式發布。發布方式包括公司內部辦公系統發布、郵件通知、張貼公告等。2.文件發布后，行政部門負責將文件的紙質版和電子版進行存檔。存檔應按照文件類別和時間順序進行分類存放，便于查閱和管理。（五）文件借閱與查閱1.公司員工因工作需要查閱文件，應填寫《文件查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意后，到行政部門查閱。2.如需借閱文件，借閱人應填寫《文件借閱登記表》，注明借閱文件名稱、借閱時間、歸還時間等信息，并經部門負責人和行政部門負責人審批后，方可借閱。3.借閱人應妥善保管借閱文件，不得轉借他人或擅自復印、傳播。如需延長借閱時間，應提前向行政部門申請。4.文件借閱期限一般不超過[X]個工作日，借閱人應按時歸還文件。如有特殊情況需要延期，應提前辦理續借手續。（六）文件銷毀1.對于已失去保存價值的文件，行政部門應定期進行清理和銷毀。2.文件銷毀前，應填寫《文件銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、數量、銷毀原因等信息，并經部門負責人和公司領導審批。3.文件銷毀應采用適當的方式進行，確保文件信息無法恢復。銷毀過程應有專人負責監督，并在《文件銷毀登記表》上記錄銷毀情況。四、會議管理（一）會議分類1.公司例會：包括周例會、月例會等，由公司領導主持，各部門負責人參加，主要匯報工作進展、安排下周/月工作任務、協調解決工作中存在的問題。2.專題會議：針對公司特定業務或問題召開的會議，如項目策劃會、創意研討會、客戶溝通會等，由相關部門負責人或項目負責人組織，相關人員參加。3.臨時會議：因工作需要臨時召開的會議，會議組織和參加人員根據具體情況確定。（二）會議組織1.會議組織部門應提前確定會議主題、時間、地點、參會人員等信息，并提前[X]個工作日通知參會人員。2.會議組織部門負責準備會議資料，如會議議程、匯報材料、相關文件等，并確保資料準確、完整。3.如需使用會議室，會議組織部門應提前向行政部門申請，行政部門根據會議室使用情況進行安排，并做好會議設備的調試和準備工作。（三）會議記錄1.每次會議應安排專人負責記錄，記錄內容應包括會議時間、地點、參會人員、會議議程、發言內容、決議事項等。2.會議記錄應準確、完整，不得遺漏重要信息。記錄完成后，應及時整理成會議紀要，并經會議主持人審核后發布。3.會議紀要應明確會議決議事項、責任部門、完成時間等，確保會議精神得到有效傳達和落實。（四）會議紀律1.參會人員應提前[X]分鐘到達會議地點，不得遲到、早退。如有特殊情況不能參加會議，應提前向會議主持人請假。2.參會人員應認真聽取會議內容，積極參與討論，不得在會議期間交頭接耳、玩手機、隨意走動等。3.會議期間應保持手機靜音或關機狀態，如有緊急電話需要接聽，應到會議室外進行。（五）會議跟進與反饋1.會議組織部門負責對會議決議事項的執行情況進行跟進，定期檢查責任部門的工作進展，并及時向會議主持人匯報。2.責任部門應按照會議決議要求，按時完成工作任務，并將工作進展情況及時反饋給會議組織部門。3.對于未按時完成的工作任務，責任部門應說明原因，并提出整改措施和完成時間，確保會議決議事項得到有效落實。五、辦公用品管理（一）辦公用品采購1.行政部門根據公司辦公用品的使用情況，定期制定辦公用品采購計劃，明確采購物品的名稱、規格、數量等信息。2.辦公用品采購應選擇信譽良好、質量可靠的供應商，通過招標、詢價等方式進行采購，確保采購成本合理、物品質量符合要求。3.采購人員應嚴格按照采購計劃進行采購，不得擅自更改采購內容或超計劃采購。采購完成后，應及時辦理入庫手續，并將采購發票等相關資料提交給財務部門進行報銷。（二）辦公用品入庫與發放1.辦公用品到貨后，行政部門倉庫管理人員應及時進行驗收，核對物品的名稱、規格、數量、質量等信息，確保與采購訂單一致。2.驗收合格的辦公用品應及時辦理入庫手續，填寫《辦公用品入庫登記表》，并將物品分類存放。3.員工因工作需要領用辦公用品，應填寫《辦公用品領用申請表》，注明領用物品名稱、規格、數量等信息，并經所在部門負責人簽字同意后，到行政部門倉庫領取。4.倉庫管理人員應按照《辦公用品領用申請表》的內容進行發放，并在《辦公用品領用登記表》上記錄領用情況。（三）辦公用品使用與保管1.員工應愛護辦公用品，合理使用，不得浪費或故意損壞。如有損壞應及時報告并辦理更換手續。2.辦公用品應妥善保管，個人領用的辦公用品應放置在指定位置，不得隨意丟棄或轉借他人。3.對于消耗性辦公用品，如紙張、筆芯、墨盒等，員工應根據實際需要適量領用，避免過度浪費。（四）辦公用品盤點1.行政部門應定期對辦公用品進行盤點，一般每季度進行一次全面盤點，確保賬實相符。2.盤點結束后，倉庫管理人員應填寫《辦公用品盤點表》，詳細記錄盤點情況。如發現賬實不符，應及時查明原因，并進行相應的調整。3.根據辦公用品的盤點結果，行政部門應及時調整采購計劃和庫存管理策略，合理控制辦公用品庫存水平。六、車輛管理（一）車輛配置與調度1.根據公司業務需要，合理配置車輛資源，確保車輛能夠滿足公司日常辦公和業務活動的出行需求。2.行政部門負責車輛的調度管理，根據用車申請情況，合理安排車輛使用，提高車輛使用效率。3.用車部門或個人應提前[X]個工作日向行政部門提交《用車申請表》，注明用車時間、地點、事由、乘車人數等信息。行政部門根據車輛使用情況進行審核和調度，并及時反饋用車安排。（二）車輛使用1.駕駛員應嚴格按照派車單指定的時間、地點出車，不得擅自更改行車路線或延長用車時間。2.駕駛員在出車前應認真檢查車輛狀況，確保車輛性能良好、安全設施齊全。行車過程中應遵守交通規則，安全駕駛，文明行車。3.乘車人員應遵守乘車規定，愛護車內設施，保持車內整潔衛生。不得在車內吸煙、亂扔垃圾或進行其他影響安全駕駛的行為。（三）車輛維護與保養1.行政部門負責制定車輛維護保養計劃，定期安排車輛進行保養和維修，確保車輛性能良好。2.駕駛員應定期對車輛進行日常檢查和保養，如發現車輛故障或異常情況，應及時報告并送修。3.車輛維修應選擇正規的維修廠家，維修費用應按照公司相關規定進行審批和報銷。維修完成后，駕駛員應認真檢查維修質量，并在維修發票上簽字確認。（四）車輛費用管理1.車輛費用包括燃油費、過路費、停車費、維修保養費等，行政部門應建立車輛費用臺賬，對各項費用進行詳細記錄。2.燃油費實行定額管理，根據車輛型號和使用情況，核定每月燃油定額。駕駛員應憑加油發票報銷燃油費用，加油發票應注明加油時間、地點、金額等信息。3.過路費、停車費等其他車輛費用，應憑有效票據報銷，報銷時應注明用車事由和時間。4.車輛維修保養費用應按照公司審批流程進行報銷，報銷時應提供維修清單、發票等相關資料。（五）車輛安全管理1.加強車輛安全管理，定期組織駕駛員進行安全培訓和教育，提高駕駛員的安全意識和駕駛技能。2.駕駛員應嚴格遵守交通規則，嚴禁酒后駕車、疲勞駕車、超速行駛等違規行為。3.行政部門應定期對車輛進行安全檢查，確保車輛安全設施齊全有效。如發現車輛存在安全隱患，應及時安排維修和整改。4.發生車輛交通事故時，駕駛員應立即停車，保護現場，并及時報告行政部門和保險公司。行政部門應協助駕駛員處理事故相關事宜，并按照公司規定進行責任認定和理賠。七、安全管理（一）安全責任1.公司實行安全工作責任制，各部門負責人為本部門安全工作的第一責任人，負責組織落實本部門的安全工作措施，確保部門員工的人身安全和財產安全。2.員工應遵守公司安全規定，積極參與安全工作，發現安全隱患及時報告，共同維護公司的安全環境。（二）安全教育與培訓1.行政部門定期組織公司員工進行安全教育和培訓，提高員工的安全意識和安全技能。安全教育和培訓內容包括消防安全、交通安全、網絡安全、信息安全等方面。2.新員工入職時，應接受公司組織的入職安全教育培訓，了解公司安全規定和安全注意事項。3.根據公司業務發展和安全形勢變化，適時組織專項安全培訓，如針對特定設備操作、特殊工作環境等的安全培訓。（三）安全檢查與隱患排查1.行政部門定期組織公司內部安全檢查，檢查內容包括辦公區域安全、設備設施安全、消防安全、網絡安全等方面。2.各部門應定期進行本部門的安全自查，及時發現和消除安全隱患，并將自查情況報告行政部門。3.對于安全檢查和隱患排查中發現的問題，行政部門應及時下達整改通知書，明確整改責任部門、整改措施和整改期限。整改責任部門應按照要求認真進行整改，確保安全隱患得到及時消除。（四）消防安全管理1.公司應按照國家消防安全規定，配備必要的消防設施和器材，如滅火器、消火栓、自動噴水滅火系統等，并確保消防設施和器材完好有效。2.定期組織員工進行消防安全培訓和演練，提高員工的火災應急處置能力。3.辦公區域應保持消防通道暢通，嚴禁在消防通道內堆放雜物。不得擅自挪用、損壞消防設施和器材。（五）網絡與信息安全管理1.加強公司網絡與信息安全管理，建立健全網絡安全管理制度和信息安全保密制度，防止公司信息泄露和網絡攻擊。2.員工應妥善保管個人賬號和密碼，不得將賬號和密碼泄露給他人。嚴禁在公司內部網絡上進行非法活動，如瀏覽不良網站、傳播病毒等。3.涉及公司機密信息的文件和資料，應嚴格按照公司保密規定進行管理，采取加密存儲、專人保管等措施，防止信息泄露。（六）應急管理1.制定公司應急預案，明確各類突發事件的應急處置流程和責