傳真發送管理制度一、總則1.目的本制度旨在規范公司傳真發送流程，確保傳真信息的準確、及時傳遞，提高工作效率，保障公司業務的正常開展。2.適用范圍本制度適用于公司內所有部門及員工在工作中使用傳真設備進行信息傳遞的相關活動。3.基本原則準確無誤原則：發送傳真前應仔細核對傳真內容，確保信息準確，避免因錯誤信息導致的工作失誤。及時高效原則：根據工作需要，及時發送傳真，避免因延誤影響工作進展。對于緊急傳真，應優先處理。安全保密原則：涉及公司機密信息的傳真，應嚴格按照公司保密制度進行處理，確保信息安全。二、傳真設備管理1.傳真機配置公司根據各部門工作需求，統一配置傳真設備。各部門應指定專人負責傳真機的日常使用和維護。2.設備登記行政部門負責建立公司傳真機臺賬，記錄每臺傳真機的型號、編號、使用部門、放置地點等信息。新購置傳真機或設備信息發生變更時，應及時更新臺賬。3.設備維護定期維護：行政部門應制定傳真機定期維護計劃，安排專業人員對傳真機進行清潔、檢查、保養等工作，確保設備正常運行。故障維修：傳真機出現故障時，使用部門應及時通知行政部門。行政部門應盡快安排維修人員進行維修，并記錄故障原因、維修時間、維修結果等信息。耗材管理：傳真機的耗材（如傳真紙、墨盒等）由行政部門統一采購和管理。各部門根據實際使用情況到行政部門領取耗材，并做好領用登記。三、傳真發送流程1.傳真準備明確傳真內容：發送傳真前，發送人應明確傳真的目的、收件人、傳真號碼等信息，并確保傳真內容準確、完整。整理文件：將需要傳真的文件進行整理，確保文件順序正確、頁面清晰。對于多頁文件，應在首頁注明總頁數，并加蓋騎縫章。填寫傳真封面：如需填寫傳真封面，應按照要求準確填寫收件人姓名、傳真號碼、發件人姓名、傳真號碼、傳真主題、頁數等信息。2.傳真發送放入文件：將整理好的文件放入傳真機進紙口，注意文件的方向和順序。撥號：在傳真機上輸入收件人的傳真號碼，確認無誤后按下“發送”鍵。記錄發送情況：發送人應記錄傳真發送的時間、收件人傳真號碼、傳真主題、頁數等信息，并在傳真發送成功后，在傳真記錄單上簽字確認。3.傳真接收及時接收：接收傳真的人員應及時關注傳真機，聽到傳真信號后及時接收傳真。核對信息：接收傳真后，應仔細核對傳真封面信息和傳真內容，確保傳真無誤。登記存檔：對于重要傳真，接收人應及時進行登記，并按照公司檔案管理制度進行存檔。對于一般性傳真，可根據實際情況進行分類整理后妥善保存。傳遞通知：接收人應及時將傳真內容傳遞給相關人員，并做好交接記錄。四、傳真審批流程1.一般傳真審批對于一般性傳真，由部門負責人審批后即可發送。部門負責人應在傳真記錄單上簽字確認，表明同意發送。2.重要傳真審批對于涉及公司重要事項、機密信息、合同協議等傳真，應按照以下審批流程進行：發送人填寫《傳真審批表》，詳細說明傳真的內容、目的、收件人等信息，并附上相關文件。將《傳真審批表》及相關文件提交給部門負責人審核。部門負責人應認真審核傳真內容，確保傳真信息準確、合法、合規，并在《傳真審批表》上簽署審核意見。如部門負責人審核通過，將《傳真審批表》及相關文件提交給分管領導審批。分管領導應根據公司相關規定和業務情況進行審批，并在《傳真審批表》上簽署審批意見。經分管領導審批通過后，發送人方可進行傳真發送。發送人應將《傳真審批表》與傳真記錄單一并保存，以備查閱。3.緊急傳真審批對于緊急情況下需要發送的重要傳真，可先口頭向部門負責人或分管領導匯報，經同意后先發送傳真，隨后及時補辦審批手續。補辦審批手續時，應按照上述重要傳真審批流程進行。五、傳真保密管理1.保密范圍涉及公司商業秘密、技術秘密、財務信息、客戶信息等機密內容的傳真，均屬于保密范圍。2.保密措施專人負責：涉及保密傳真的發送和接收，應由專人負責，確保傳真過程的安全。加密處理：對于機密傳真，可采用加密傳真設備進行發送，確保傳真內容在傳輸過程中不被泄露。存放安全：接收的保密傳真應存放在安全的地方，防止他人未經授權查閱。銷毀處理：對于不再需要的保密傳真，應按照公司保密制度進行銷毀處理，防止信息泄露。3.違規處理如發現違反傳真保密管理制度的行為，公司將按照相關規定進行嚴肅處理，情節嚴重的將依法追究法律責任。六、傳真費用管理1.費用標準公司根據實際情況制定傳真費用標準，包括傳真紙、墨盒、傳真機維修保養等費用。傳真費用納入公司辦公費用預算管理。2.費用報銷傳真費用由使用部門負責報銷。報銷時，應填寫費用報銷單，并附上傳真記錄單、發票等相關憑證。行政部門負責對傳真費用報銷進行審核，確保報銷憑證真實、合法、合規。審核通過后，按照公司財務制度進行報銷。3.費用控制各部門應合理使用傳真設備，控制傳真費用支出。行政部門應定期對各部門傳真費用進行統計分析，對于費用過高的部門，應及時進行溝通和協調，采取措施降低費用。七、監督與考核1.監督檢查行政部門負責對公司傳真發送管理制度的執行情況進行監督檢查。定期檢查傳真設備的使用情況、傳真發送記錄、審批流程執行情況等，發現問題及時督促整改。2.考核機制將傳真發送管理制度的執行情況納入員工績效考核體系。對于嚴格遵守制度、工作認真負責的員工，給予適當獎勵；對于違反制度的員工，視情節輕重給予批評教育、績效扣分等處罰。八、附則