低保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)低保檔案管理，確保低保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，提高低保工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和相關(guān)政策規(guī)定，結(jié)合本地區(qū)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本地區(qū)各級(jí)民政部門(mén)及相關(guān)工作人員在低保申請(qǐng)、審核、審批、管理等工作過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：低保檔案應(yīng)如實(shí)反映低保對(duì)象的基本情況、家庭經(jīng)濟(jì)狀況、審核審批過(guò)程及享受低保待遇情況等，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理低保工作中形成的各種文件、材料，保證檔案資料的齊全完整，不遺漏重要信息。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類(lèi)、編號(hào)、整理、裝訂、保管和利用，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)低保對(duì)象的個(gè)人隱私和敏感信息予以保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）民政部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定本地區(qū)低保檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.指導(dǎo)、督促下級(jí)民政部門(mén)做好低保檔案管理工作，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和經(jīng)驗(yàn)交流。3.負(fù)責(zé)本級(jí)低保檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案的安全和完整。（二）街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）民政部門(mén)職責(zé)1.具體負(fù)責(zé)本轄區(qū)內(nèi)低保檔案的收集、整理、歸檔、保管和移交等工作。2.建立健全低保檔案管理工作機(jī)制，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理，確保檔案管理工作有序開(kāi)展。3.按照上級(jí)民政部門(mén)的要求，及時(shí)將低保檔案整理歸檔，并定期向上級(jí)民政部門(mén)報(bào)送檔案管理工作情況。（三）社區(qū)（村）委會(huì)職責(zé)1.協(xié)助街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）民政部門(mén)做好低保申請(qǐng)受理、調(diào)查核實(shí)等工作，并負(fù)責(zé)收集、整理相關(guān)材料。2.將收集到的低保申請(qǐng)材料及時(shí)報(bào)送街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）民政部門(mén)，并配合做好檔案整理過(guò)程中的相關(guān)工作。三、檔案內(nèi)容（一）低保對(duì)象檔案1.申請(qǐng)書(shū)：低保對(duì)象填寫(xiě)的書(shū)面申請(qǐng)，包括個(gè)人基本信息、家庭經(jīng)濟(jì)狀況、申請(qǐng)低保原因等。2.家庭經(jīng)濟(jì)狀況授權(quán)書(shū)：低保對(duì)象授權(quán)民政部門(mén)對(duì)其家庭經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行查詢核實(shí)的書(shū)面材料。3.家庭經(jīng)濟(jì)狀況核查報(bào)告：由民政部門(mén)或其委托的第三方機(jī)構(gòu)對(duì)低保對(duì)象家庭經(jīng)濟(jì)狀況進(jìn)行核查后形成的報(bào)告，包括家庭收入、財(cái)產(chǎn)、支出等情況。4.審核審批表：記錄低保申請(qǐng)審核審批過(guò)程的表格，包括社區(qū)（村）委會(huì)初審意見(jiàn)、街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）民政部門(mén)審核意見(jiàn)、縣級(jí)民政部門(mén)審批意見(jiàn)等。5.公示材料：包括低保對(duì)象名單公示照片、公示結(jié)果說(shuō)明等，用于證明低保對(duì)象資格的公示情況。6.動(dòng)態(tài)管理材料：低保對(duì)象定期報(bào)告家庭經(jīng)濟(jì)狀況變化情況的材料，以及民政部門(mén)進(jìn)行定期核查、調(diào)整低保待遇等動(dòng)態(tài)管理過(guò)程中形成的材料。7.其他相關(guān)材料：如低保對(duì)象的身份證明、殘疾證明、醫(yī)療費(fèi)用清單、教育費(fèi)用憑證等，與低保資格認(rèn)定和待遇調(diào)整相關(guān)的材料。（二）工作文件檔案1.上級(jí)政策文件：國(guó)家和地方有關(guān)低保工作的法律法規(guī)、政策文件、規(guī)范性文件等。2.本級(jí)工作文件：本級(jí)民政部門(mén)制定的關(guān)于低保工作的實(shí)施方案、工作流程、考核辦法等文件。3.會(huì)議記錄：各級(jí)民政部門(mén)召開(kāi)的低保工作會(huì)議記錄，包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、會(huì)議內(nèi)容等。4.工作臺(tái)賬：記錄低保對(duì)象基本信息、審核審批情況、待遇發(fā)放情況、動(dòng)態(tài)管理情況等的工作臺(tái)賬。四、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)低保檔案分為低保對(duì)象檔案和工作文件檔案兩大類(lèi)。低保對(duì)象檔案按照街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）進(jìn)行分類(lèi)，每個(gè)街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）下再按照社區(qū)（村）進(jìn)行細(xì)分；工作文件檔案按照文件類(lèi)型進(jìn)行分類(lèi)，如政策文件類(lèi)、實(shí)施方案類(lèi)、會(huì)議記錄類(lèi)等。（二）編號(hào)規(guī)則1.低保對(duì)象檔案編號(hào)：采用“街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）代碼+社區(qū)（村）代碼+年份+流水號(hào)”的編號(hào)方式。其中，街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）代碼和社區(qū)（村）代碼按照當(dāng)?shù)匦姓^(qū)劃代碼編制，年份為檔案形成年份，流水號(hào)為該街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）該社區(qū)（村）當(dāng)年形成的低保對(duì)象檔案順序號(hào)。2.工作文件檔案編號(hào)：采用“文件類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)”的編號(hào)方式。其中，文件類(lèi)別代碼根據(jù)文件類(lèi)型設(shè)定，年份為文件形成年份，流水號(hào)為該類(lèi)別文件當(dāng)年形成的順序號(hào)。五、檔案整理（一）整理要求1.低保檔案應(yīng)按照一戶一檔的原則進(jìn)行整理，將同一低保對(duì)象的各類(lèi)檔案材料集中在一起，按照檔案內(nèi)容的邏輯順序進(jìn)行排列。2.每份檔案材料應(yīng)使用A4紙打印或復(fù)印，并在右上角加蓋頁(yè)碼章，頁(yè)碼應(yīng)連續(xù)編寫(xiě)。3.對(duì)于破損、褪色的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案內(nèi)容清晰可讀。（二）整理步驟1.材料收集：社區(qū)（村）委會(huì)負(fù)責(zé)收集低保申請(qǐng)材料，并進(jìn)行初步整理，確保材料齊全、完整。2.材料審核：街道（鄉(xiāng)鎮(zhèn)）民政部門(mén)對(duì)社區(qū)（村）委會(huì)報(bào)送的材料進(jìn)行審核，對(duì)不符合要求的材料及時(shí)退回補(bǔ)充完善。3.材料分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)要求，將審核通過(guò)的材料進(jìn)行分類(lèi)，同一類(lèi)材料按照時(shí)間順序排列。4.材料裝訂：將分類(lèi)后的材料進(jìn)行裝訂，左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁(yè)、不壓字。5.編制目錄：根據(jù)檔案內(nèi)容，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、檔案名稱、檔案內(nèi)容、頁(yè)碼等信息，便于查找和利用。六、檔案保管（一）保管期限低保對(duì)象檔案保管期限為長(zhǎng)期，自低保對(duì)象停止享受低保待遇之日起不少于10年；工作文件檔案保管期限按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）保管場(chǎng)所1.各級(jí)民政部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等，確保檔案安全保管。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列存放，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案利用（一）利用范圍1.民政部門(mén)內(nèi)部工作人員因工作需要查閱低保檔案。2.紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)、審計(jì)部門(mén)等因工作需要查閱低保檔案。3.司法機(jī)關(guān)因辦理案件需要查閱低保檔案。4.其他經(jīng)民政部門(mén)批準(zhǔn)的單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱低保檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱低保檔案應(yīng)填寫(xiě)《低保檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在單位或社區(qū)（村）委會(huì)蓋章同意。2.民政部門(mén)檔案管理人員對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)。3.查閱人員應(yīng)在檔案查閱場(chǎng)所內(nèi)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《低保檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）檔案借閱1.因工作需要借閱低保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《低保檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在單位或社區(qū)（村）委會(huì)蓋章同意，并經(jīng)民政部門(mén)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理人員對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，按照規(guī)定辦理檔案借閱手續(xù)，借閱期限一般不得超過(guò)7個(gè)工作日，特殊情況需要延長(zhǎng)的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。4.借閱結(jié)束后，借閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，并在《低保檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立低保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)低保檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)低保檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，并進(jìn)行數(shù)據(jù)錄入和圖像處理，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.系統(tǒng)建設(shè)：開(kāi)發(fā)或選用適合低保檔案管理的信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理、編號(hào)管理、目錄管理、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全：建立健全數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理人員的培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)水平和操作技能。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。3.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)信息化管理的法律法規(guī)和安全規(guī)定，防止電子檔案信息泄露和被篡改。九、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)保管期滿的低保檔案進(jìn)行鑒定，由民政部門(mén)檔案管理人員會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價(jià)值等因素，確定檔案的存毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)確定銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《低保檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》