低耗采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司低耗采購(gòu)管理工作，降低采購(gòu)成本，提高采購(gòu)效率，保證低耗品的質(zhì)量，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有低耗品的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、勞保用品、小型工具、設(shè)備配件等。（三）基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司實(shí)際需求進(jìn)行采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和浪費(fèi)。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)的低耗品符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本。4.陽(yáng)光采購(gòu)原則：采購(gòu)過(guò)程公開(kāi)、公平、公正，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)部門1.負(fù)責(zé)制定低耗采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)各部門需求和庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。3.組織采購(gòu)談判，簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司利益。4.跟進(jìn)采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中的問(wèn)題。5.收集、整理采購(gòu)相關(guān)信息，為公司采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。（二）需求部門1.根據(jù)本部門生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，提前向采購(gòu)部門提交低耗品需求計(jì)劃，明確規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求。2.參與采購(gòu)過(guò)程中的技術(shù)交流、質(zhì)量檢驗(yàn)等工作，提供專業(yè)意見(jiàn)。3.負(fù)責(zé)驗(yàn)收所采購(gòu)的低耗品，對(duì)不符合要求的及時(shí)反饋給采購(gòu)部門處理。（三）財(cái)務(wù)部門1.審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付審核與結(jié)算工作，確保資金安全。3.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）質(zhì)量部門1.制定低耗品質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程。2.參與采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制，對(duì)采購(gòu)的低耗品進(jìn)行抽檢或全檢。3.對(duì)不合格低耗品提出處理意見(jiàn)，協(xié)助采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商解決質(zhì)量問(wèn)題。三、采購(gòu)流程（一）需求計(jì)劃提報(bào)1.各需求部門應(yīng)于每月[具體日期]前，將次月低耗品需求計(jì)劃提交至采購(gòu)部門。需求計(jì)劃應(yīng)詳細(xì)注明低耗品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間等信息。2.對(duì)于臨時(shí)性或緊急性的低耗品需求，需求部門應(yīng)及時(shí)填寫《緊急低耗品采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后提交采購(gòu)部門。采購(gòu)部門應(yīng)優(yōu)先安排采購(gòu)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門收到需求部門提交的需求計(jì)劃后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行綜合分析，制定采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等信息。2.采購(gòu)計(jì)劃經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)計(jì)劃作為采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，篩選內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、售后服務(wù)等方面。3.對(duì)于符合基本要求的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的實(shí)際情況?？疾靸?nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)車間、倉(cāng)庫(kù)、質(zhì)量管理體系、物流配送等方面。4.根據(jù)考察結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，建立供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案應(yīng)包括供應(yīng)商基本信息、資質(zhì)證明、考察報(bào)告、合作記錄等內(nèi)容。5.采購(gòu)部門定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核指標(biāo)包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面?？己私Y(jié)果作為供應(yīng)商后續(xù)合作的重要依據(jù)。（四）采購(gòu)談判與合同簽訂1.采購(gòu)部門根據(jù)評(píng)估結(jié)果，選擇合適的供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)談判。談判前，采購(gòu)部門應(yīng)準(zhǔn)備好采購(gòu)物品的詳細(xì)要求、市場(chǎng)價(jià)格信息等資料。2.采購(gòu)談判應(yīng)圍繞采購(gòu)價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行，確保雙方達(dá)成一致意見(jiàn)。談判過(guò)程中，采購(gòu)部門應(yīng)堅(jiān)持公司利益最大化原則，爭(zhēng)取最有利的采購(gòu)條件。3.采購(gòu)談判達(dá)成一致后，采購(gòu)部門應(yīng)起草采購(gòu)合同。采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。4.采購(gòu)合同經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過(guò)后的采購(gòu)合同，由采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)采購(gòu)訂單給供應(yīng)商。采購(gòu)訂單應(yīng)明確采購(gòu)物品的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。如遇特殊情況需要變更采購(gòu)訂單，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商，并辦理相關(guān)變更手續(xù)。（六）到貨驗(yàn)收1.采購(gòu)的低耗品到貨前，采購(gòu)部門應(yīng)通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.到貨后，需求部門和質(zhì)量部門應(yīng)按照質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程對(duì)采購(gòu)的低耗品進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收內(nèi)容包括數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等方面。3.對(duì)于驗(yàn)收合格的低耗品，需求部門應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)；對(duì)于驗(yàn)收不合格的低耗品，質(zhì)量部門應(yīng)出具不合格報(bào)告，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補(bǔ)貨等。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)的低耗品驗(yàn)收合格且發(fā)票收到后，采購(gòu)部門應(yīng)填寫《采購(gòu)付款申請(qǐng)表》，附上采購(gòu)合同、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等相關(guān)資料，提交財(cái)務(wù)部門審核。2.財(cái)務(wù)部門對(duì)采購(gòu)付款申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核內(nèi)容包括采購(gòu)合同條款、發(fā)票真實(shí)性、驗(yàn)收情況等方面。審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和低耗品需求情況，編制年度采購(gòu)預(yù)算。年度采購(gòu)預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出各類低耗品的采購(gòu)項(xiàng)目、數(shù)量、單價(jià)、金額等信息。2.采購(gòu)預(yù)算經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門匯總。財(cái)務(wù)部門結(jié)合公司年度財(cái)務(wù)預(yù)算，對(duì)采購(gòu)預(yù)算進(jìn)行綜合平衡，形成公司年度低耗采購(gòu)預(yù)算草案。3.公司年度低耗采購(gòu)預(yù)算草案經(jīng)公司管理層審批后，作為年度采購(gòu)執(zhí)行的依據(jù)。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部門應(yīng)嚴(yán)格按照年度采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)，不得超預(yù)算采購(gòu)。如遇特殊情況需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)部門應(yīng)填寫《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明調(diào)整原因、調(diào)整金額、調(diào)整后的預(yù)算安排等信息。2.《采購(gòu)預(yù)算調(diào)整申請(qǐng)表》經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)審批通過(guò)后，采購(gòu)部門方可按照調(diào)整后的預(yù)算執(zhí)行采購(gòu)活動(dòng)。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過(guò)程中存在的問(wèn)題。2.采購(gòu)部門應(yīng)每月對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，對(duì)比實(shí)際采購(gòu)金額與預(yù)算金額的差異，分析差異原因，提出改進(jìn)措施。3.公司應(yīng)定期召開(kāi)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況分析會(huì)議，通報(bào)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷完善采購(gòu)預(yù)算管理工作。五、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、交貨期風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)等。2.針對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)分析其產(chǎn)生的原因、可能造成的影響以及風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)分析結(jié)果，對(duì)識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)。風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)分為高、中、低三個(gè)等級(jí)。2.對(duì)于高風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)制定專項(xiàng)應(yīng)對(duì)措施，重點(diǎn)監(jiān)控和防范；對(duì)于中風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)采取適當(dāng)?shù)膽?yīng)對(duì)措施，降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性；對(duì)于低風(fēng)險(xiǎn)等級(jí)的風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部門應(yīng)進(jìn)行日常監(jiān)控，關(guān)注風(fēng)險(xiǎn)變化情況。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立供應(yīng)商評(píng)估和考核機(jī)制，選擇信譽(yù)良好、實(shí)力雄厚的供應(yīng)商合作；與供應(yīng)商簽訂詳細(xì)的合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，降低供應(yīng)商違約風(fēng)險(xiǎn)；定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，及時(shí)淘汰不合格供應(yīng)商。2.質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：制定嚴(yán)格的質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和驗(yàn)收流程，加強(qiáng)采購(gòu)過(guò)程中的質(zhì)量控制；選擇質(zhì)量可靠的供應(yīng)商，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證文件；對(duì)采購(gòu)的低耗品進(jìn)行抽檢或全檢，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。3.價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：建立市場(chǎng)價(jià)格監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)了解市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)；與供應(yīng)商進(jìn)行談判時(shí)，充分利用市場(chǎng)信息，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格；定期對(duì)采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行分析和比較，評(píng)估采購(gòu)價(jià)格的合理性。4.交貨期風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：與供應(yīng)商簽訂明確的交貨期條款，要求供應(yīng)商按時(shí)交貨；建立采購(gòu)訂單跟蹤機(jī)制，及時(shí)掌握采購(gòu)訂單執(zhí)行情況；如遇供應(yīng)商交貨期延遲，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，協(xié)商解決辦法，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不受影響。5.合同風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)：采購(gòu)合同簽訂前，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審核，確保合同條款合法、合規(guī)、合理；合同簽訂后，應(yīng)加強(qiáng)合同執(zhí)行過(guò)程的監(jiān)控，確保雙方嚴(yán)格履行合同義務(wù)；如遇合同糾紛，應(yīng)及時(shí)收集相關(guān)證據(jù)，通過(guò)協(xié)商、仲裁或訴訟等方式解決。六、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)檔案管理1.采購(gòu)部門應(yīng)建立完善的采購(gòu)檔案管理制度，對(duì)采購(gòu)過(guò)程中形成的各類文件和資料進(jìn)行分類整理、歸檔保存。2.采購(gòu)檔案應(yīng)包括采購(gòu)計(jì)劃、需求計(jì)劃、供應(yīng)商檔案、采購(gòu)合同、采購(gòu)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、發(fā)票、付款憑證等內(nèi)容。3.采購(gòu)檔案的保存期限應(yīng)符合公司檔案管理規(guī)定，一般為[具體期限]年。保存期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門批準(zhǔn)，方可銷毀。（二）采購(gòu)數(shù)據(jù)分析1.采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析，為公司采購(gòu)決策提供數(shù)據(jù)支持。2.采購(gòu)數(shù)據(jù)分析內(nèi)容包括采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)頻率、供應(yīng)商分布、采購(gòu)成本構(gòu)成等方面。3.通過(guò)采購(gòu)數(shù)據(jù)分析，采購(gòu)部門應(yīng)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程中存在的問(wèn)題和不足，提出改進(jìn)措施和建議，不斷優(yōu)化采購(gòu)管理工作。（三）采購(gòu)信息溝通1.采購(gòu)部門應(yīng)建立內(nèi)部溝通機(jī)制，加強(qiáng)與需求部門、財(cái)務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門的信息溝通與協(xié)作。2.采購(gòu)部門應(yīng)定期向需求部門反饋采購(gòu)進(jìn)展情況，及時(shí)了解需求部門的意見(jiàn)和建議；與財(cái)務(wù)部門溝通采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)；與質(zhì)量部門溝通采購(gòu)物品的質(zhì)量情況，共同解決質(zhì)量問(wèn)題。3.采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)與供應(yīng)商的信息溝通，及時(shí)了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、交貨期情況等，確保采購(gòu)活動(dòng)的順利進(jìn)行。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否有效、采購(gòu)成本是否合理等。2.審計(jì)部門應(yīng)出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)報(bào)告及時(shí)進(jìn)行整改，確保采購(gòu)活動(dòng)規(guī)范、有序進(jìn)行。（二）考核評(píng)價(jià)1.