作業(yè)記錄管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司作業(yè)記錄管理，確保作業(yè)記錄真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、及時(shí)，便于追溯和查詢，為公司的決策、管理、質(zhì)量控制、安全管理等提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各崗位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的各類作業(yè)記錄，包括但不限于生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、安全檢查記錄、人員考勤記錄等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：作業(yè)記錄應(yīng)如實(shí)反映作業(yè)過(guò)程和實(shí)際情況，不得虛假記錄。2.準(zhǔn)確性原則：記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，數(shù)據(jù)、信息應(yīng)清晰、明確，避免模糊和歧義。3.完整性原則：涵蓋作業(yè)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素，不得遺漏重要信息。4.及時(shí)性原則：在作業(yè)完成后及時(shí)進(jìn)行記錄，不得拖延或事后補(bǔ)記。5.規(guī)范性原則：記錄格式、填寫方法、保存期限等應(yīng)符合公司統(tǒng)一規(guī)定和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。二、作業(yè)記錄的分類與內(nèi)容（一）生產(chǎn)作業(yè)記錄1.生產(chǎn)任務(wù)單：記錄生產(chǎn)訂單的基本信息，如訂單編號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、交貨日期等，以及生產(chǎn)安排、進(jìn)度跟蹤等情況。2.生產(chǎn)過(guò)程記錄：詳細(xì)記錄生產(chǎn)過(guò)程中的各項(xiàng)參數(shù)，如原材料投入量、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)（溫度、壓力、轉(zhuǎn)速等）、生產(chǎn)時(shí)間、產(chǎn)量、廢品數(shù)量及原因等。3.設(shè)備操作記錄：針對(duì)每臺(tái)關(guān)鍵生產(chǎn)設(shè)備，記錄設(shè)備的啟動(dòng)、運(yùn)行、停機(jī)時(shí)間，操作人員，設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)情況，故障發(fā)生及處理記錄等。（二）質(zhì)量檢驗(yàn)記錄1.原材料檢驗(yàn)記錄：對(duì)采購(gòu)的原材料進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，記錄原材料的名稱、規(guī)格、批次、供應(yīng)商、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等信息。2.半成品檢驗(yàn)記錄：在生產(chǎn)過(guò)程中對(duì)半成品進(jìn)行檢驗(yàn)，記錄半成品的名稱、規(guī)格、批次、生產(chǎn)工序、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等。3.成品檢驗(yàn)記錄：成品檢驗(yàn)記錄應(yīng)包括成品的名稱、規(guī)格、批次、檢驗(yàn)項(xiàng)目（外觀、性能、尺寸等）、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員、合格與否判定等內(nèi)容。（三）設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)記錄1.設(shè)備日常巡檢記錄：巡檢人員按照規(guī)定的巡檢路線和時(shí)間間隔，記錄設(shè)備的運(yùn)行狀況（如有無(wú)異常聲音、振動(dòng)、泄漏等）、關(guān)鍵部位的溫度、壓力等參數(shù)，以及巡檢時(shí)間、巡檢人員等信息。2.設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄：記錄設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)的時(shí)間、內(nèi)容（如潤(rùn)滑、清潔、緊固、調(diào)試等）、更換的零部件名稱及規(guī)格、維護(hù)保養(yǎng)人員等。3.設(shè)備維修記錄：當(dāng)設(shè)備發(fā)生故障進(jìn)行維修時(shí)，詳細(xì)記錄故障發(fā)生時(shí)間、現(xiàn)象、原因分析、維修措施、維修過(guò)程、更換的零部件清單、維修費(fèi)用、維修人員等信息。（四）安全管理記錄1.安全檢查記錄：定期或不定期進(jìn)行安全檢查，記錄檢查時(shí)間、檢查人員、檢查區(qū)域、檢查項(xiàng)目、發(fā)現(xiàn)的安全隱患及整改情況等。2.安全教育培訓(xùn)記錄：記錄安全教育培訓(xùn)的時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、參加人員簽到等信息。3.事故記錄：發(fā)生安全事故時(shí)，詳細(xì)記錄事故發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、經(jīng)過(guò)、傷亡情況、事故原因分析、處理措施、事故報(bào)告人等信息。（五）人員考勤記錄1.員工出勤記錄：記錄員工每天的上下班時(shí)間、請(qǐng)假情況（病假、事假、年假等）、加班時(shí)間等。2.考勤統(tǒng)計(jì)報(bào)表：定期對(duì)員工出勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成考勤報(bào)表，包括遲到、早退、曠工人數(shù)及比例等信息。三、作業(yè)記錄的填寫要求（一）記錄表格設(shè)計(jì)1.公司統(tǒng)一設(shè)計(jì)各類作業(yè)記錄表格，確保表格格式規(guī)范、內(nèi)容完整、便于填寫和查閱。2.表格應(yīng)根據(jù)實(shí)際作業(yè)需求，合理設(shè)置欄目，明確記錄項(xiàng)目和填寫要求。（二）填寫規(guī)范1.使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，不得使用鉛筆、圓珠筆或其他易褪色的筆。2.填寫內(nèi)容應(yīng)清晰、工整，字跡端正，不得潦草、模糊。3.數(shù)據(jù)填寫應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，如有涂改，應(yīng)在涂改處加蓋涂改人印章或簽名，并注明涂改日期。4.對(duì)于必填項(xiàng)目，應(yīng)完整填寫，不得空項(xiàng)；對(duì)于無(wú)內(nèi)容的項(xiàng)目，應(yīng)填寫“無(wú)”或劃“/”。5.記錄內(nèi)容應(yīng)使用規(guī)范的語(yǔ)言文字，避免使用模糊、歧義或不規(guī)范的詞匯。（三）簽名確認(rèn)1.作業(yè)記錄填寫完成后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)簽名確認(rèn)，以明確責(zé)任。2.簽名應(yīng)真實(shí)、清晰，不得代簽或冒用他人名義簽名。四、作業(yè)記錄的收集與整理（一）收集要求1.各崗位作業(yè)人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和頻率，及時(shí)將填寫好的作業(yè)記錄提交給本部門指定的收集人員。2.收集人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)作業(yè)記錄的完整性和準(zhǔn)確性，對(duì)于不符合要求的記錄，應(yīng)及時(shí)退回填寫人員進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（二）整理方法1.收集人員應(yīng)按照作業(yè)記錄的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類整理，確保記錄有序存放。2.對(duì)于紙質(zhì)作業(yè)記錄，應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，建立目錄索引，便于查找和查閱。3.對(duì)于電子作業(yè)記錄，應(yīng)按照統(tǒng)一的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可訪問(wèn)性。五、作業(yè)記錄的保存與保管（一）保存期限1.不同類型的作業(yè)記錄應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實(shí)際情況，確定合理的保存期限。2.一般情況下，生產(chǎn)作業(yè)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)記錄等保存期限不少于[X]年；安全管理記錄保存期限不少于[X]年；人員考勤記錄保存期限不少于[X]年。3.涉及產(chǎn)品質(zhì)量追溯、法律法規(guī)要求等特殊情況的作業(yè)記錄，應(yīng)按照相應(yīng)規(guī)定延長(zhǎng)保存期限。（二）保管方式1.紙質(zhì)記錄保管：設(shè)立專門的檔案柜或文件庫(kù)，對(duì)紙質(zhì)作業(yè)記錄進(jìn)行分類存放，并做好防潮、防火、防蟲、防盜等措施。2.電子記錄保管：采用磁盤、磁帶、光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可讀性。同時(shí)，建立電子記錄的訪問(wèn)權(quán)限管理制度，防止數(shù)據(jù)泄露和非法修改。（三）查閱與借閱1.查閱規(guī)定：因工作需要查閱作業(yè)記錄的，應(yīng)填寫《作業(yè)記錄查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到指定地點(diǎn)查閱。查閱人員應(yīng)在查閱登記表上簽字，不得擅自復(fù)印、拍照或帶出查閱地點(diǎn)。2.借閱規(guī)定：如需借閱作業(yè)記錄，應(yīng)填寫《作業(yè)記錄借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還，如遇特殊情況需要延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對(duì)借閱的作業(yè)記錄妥善保管，不得損壞、丟失或擅自轉(zhuǎn)借他人。六、作業(yè)記錄的審核與監(jiān)督（一）審核要求1.各部門應(yīng)定期對(duì)本部門的作業(yè)記錄進(jìn)行內(nèi)部審核，確保記錄的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.審核人員應(yīng)按照作業(yè)記錄管理制度和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)記錄內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)通知填寫人員進(jìn)行整改。3.內(nèi)部審核應(yīng)形成審核報(bào)告，記錄審核情況、發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及整改措施和結(jié)果等。（二）監(jiān)督檢查1.公司設(shè)立專門的監(jiān)督檢查小組，定期或不定期對(duì)各部門的作業(yè)記錄管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括作業(yè)記錄的填寫、收集、整理、保存、查閱與借閱等環(huán)節(jié)，以及相關(guān)制度的執(zhí)行情況。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤復(fù)查。對(duì)違反作業(yè)記錄管理制度的行為，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。七、作業(yè)記錄的銷毀（一）銷毀條件1.作業(yè)記錄保存期滿，且已不再具有查閱和使用價(jià)值的，可以申請(qǐng)銷毀。2.因其他特殊原因需要提前銷毀作業(yè)記錄的，應(yīng)經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出作業(yè)記錄銷毀申請(qǐng)，填寫《作業(yè)記錄銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明銷毀記錄的名稱、數(shù)量、保存期限、銷毀原因等。2.申請(qǐng)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人等相關(guān)人員對(duì)銷毀申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)。3.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。