供應配送管理制度一、總則1.目的為了規范公司供應配送管理工作，確保物資供應的及時性、準確性和高效性，降低運營成本，提高公司整體運營效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內部所有物資的供應配送活動，包括原材料采購、生產物資配送、辦公用品及設備的供應等相關工作。3.基本原則準確性原則：確保供應配送的物資數量、規格、質量等符合公司需求和相關標準。及時性原則：按時完成物資的采購、運輸和交付，滿足公司生產經營活動的進度要求。經濟性原則：在保證物資質量和供應及時性的前提下，合理控制采購成本和配送費用。責任明確原則：明確各部門及人員在供應配送過程中的職責，確保工作有序開展，責任可追溯。二、供應配送管理組織架構及職責1.組織架構成立供應配送管理領導小組，由公司總經理擔任組長，分管采購、物流等相關業務的副總經理擔任副組長，成員包括采購部、物流部、生產部、財務部、質量控制部等部門負責人。采購部負責物資的采購工作；物流部負責物資的運輸、倉儲及配送等物流環節；生產部負責提出物資需求計劃，并配合供應配送工作；財務部負責供應配送費用的核算與監督；質量控制部負責對采購物資的質量進行檢驗和把控。2.職責分工供應配送管理領導小組職責全面領導和決策公司供應配送管理工作的重大事項。協調各部門之間在供應配送過程中的工作關系，解決跨部門問題。監督供應配送管理制度的執行情況，對違規行為進行糾正和處理。采購部職責根據公司各部門需求，制定采購計劃并組織實施。尋找、篩選、評估供應商，建立供應商檔案，維護良好的供應商合作關系。負責采購合同的起草、簽訂、執行及跟蹤，確保合同條款符合公司利益。對采購物資的價格、質量、交貨期等進行嚴格把控，及時處理采購過程中的問題。物流部職責根據采購部的采購訂單和生產部的需求計劃，安排物資的運輸和配送。負責物資的倉儲管理，確保物資存儲安全、有序，做好物資的出入庫登記和盤點工作。優化物流配送路線，提高物流效率，降低物流成本。及時反饋物資運輸和倉儲過程中的異常情況，配合相關部門進行處理。生產部職責根據公司生產計劃，提前準確地向采購部提交物資需求計劃，明確物資的規格、數量、交貨時間等要求。配合采購部和物流部進行物資的驗收和交接工作，對物資的適用性進行確認。及時反饋生產過程中因物資供應問題導致的生產異常情況，協助相關部門解決問題。財務部職責負責供應配送費用的預算編制、審核和控制，確保費用支出合理合規。對采購合同的付款條款進行審核，按照合同約定及時辦理付款手續。定期對供應配送成本進行核算和分析，為公司決策提供財務數據支持。質量控制部職責制定物資檢驗標準和流程，對采購物資進行嚴格的質量檢驗。對檢驗不合格的物資及時通知采購部與供應商溝通處理，防止不合格物資進入公司。參與供應商質量管理體系的評估，提出改進建議，促進供應商提高產品質量。三、采購管理1.采購計劃制定采購部應每月末收集各部門的物資需求計劃，結合庫存情況、生產計劃及市場供應情況等因素，綜合分析后制定次月采購計劃。采購計劃應明確物資的名稱、規格、數量、預計采購時間、采購預算等詳細信息，并經部門負責人審核后報分管領導審批。對于緊急采購需求，相關部門應提前填寫《緊急采購申請表》，說明緊急原因、物資需求詳情等，經部門負責人簽字、分管領導審批后交采購部辦理。2.供應商選擇與管理采購部應通過多種渠道尋找潛在供應商，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商信息庫。對潛在供應商進行實地考察和評估，評估內容包括供應商的生產能力、產品質量、價格水平、交貨期、售后服務、企業信譽等方面。根據評估結果，選擇合格的供應商建立合作關系，并簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資規格、數量、價格、交貨期、付款方式、質量標準、違約責任等條款。定期對供應商進行考核評價，考核指標包括交貨及時性、產品質量合格率、價格合理性、售后服務滿意度等。根據考核結果，對表現優秀的供應商給予獎勵，對不合格的供應商進行警告、整改或淘汰處理。3.采購流程采購申請：各部門根據實際需求填寫《采購申請表》，詳細說明物資名稱、規格、數量、用途、需求日期等信息，經部門負責人簽字后提交采購部。采購審批：采購部收到《采購申請表》后，對申請內容進行審核，對于符合采購計劃和公司規定的申請，報分管領導審批。金額較大的采購項目需經總經理審批。采購實施：采購部根據審批后的采購申請，選擇合適的供應商進行采購談判。談判達成一致后，簽訂采購合同。采購人員應跟蹤采購合同的執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。到貨驗收：物資到貨前，采購部應及時通知物流部和質量控制部做好驗收準備。物資到貨時，物流部負責組織卸貨和清點數量，質量控制部按照檢驗標準對物資質量進行檢驗。驗收合格的物資辦理入庫手續，驗收不合格的物資由采購部負責與供應商協商退換貨等處理事宜。付款結算：財務部根據采購合同和驗收單，審核無誤后按照合同約定的付款方式和時間辦理付款手續。采購人員應及時向財務部提供相關付款資料，確保付款工作順利進行。四、物流配送管理1.運輸管理物流部應根據采購部的采購訂單和生產部的需求計劃，合理安排運輸車輛和運輸路線，確保物資按時、安全送達目的地。對于貴重、易損、危險品等特殊物資，應采取相應的運輸防護措施，確保物資在運輸過程中的安全。運輸過程中，司機應嚴格遵守交通規則，確保行車安全。如發生交通事故或運輸異常情況，應及時向物流部報告，并采取措施減少損失。同時，物流部應及時與相關部門溝通協調，妥善處理事故或異常情況。2.倉儲管理物流部應建立完善的倉儲管理制度，規范物資的入庫、存儲、保管、出庫等操作流程。物資入庫時，倉庫管理人員應核對物資的數量、規格、質量等與送貨單和采購合同是否一致，無誤后辦理入庫手續，并將物資存放于指定位置。倉庫應保持整潔、通風、干燥，根據物資的特性和存儲要求，采取相應的保管措施，如防潮、防蟲、防火、防盜等，確保物資質量不受損。物資出庫時，倉庫管理人員應根據經審批的《領料單》或《發貨單》發放物資，嚴格按照先進先出的原則進行操作，確保物資的賬實相符。定期對倉庫物資進行盤點，每月末進行一次小盤點，每季度末進行一次大盤點。盤點結果應與庫存賬目進行核對，如發現賬實不符，應及時查明原因并進行調整。3.配送管理物流部應根據各部門的需求時間和地點，合理安排配送計劃，確保物資及時、準確配送到位。對于緊急配送需求，應優先安排車輛進行配送，并及時與相關部門溝通協調，確保配送任務順利完成。在配送過程中，應做好物資的保護工作，避免物資在搬運和運輸過程中受損。同時，應及時收集配送過程中的反饋信息，如客戶對物資數量、質量、配送時間等方面的意見和建議，及時反饋給相關部門進行處理。五、庫存管理1.庫存控制目標公司應保持合理的庫存水平，既滿足生產經營活動的正常需求，又避免庫存積壓導致資金占用和成本增加。通過科學的庫存管理方法，確保庫存物資的賬實相符、質量完好，提高庫存周轉率。2.庫存分類管理根據物資的重要性、使用頻率、采購周期等因素，將庫存物資分為A、B、C三類。A類物資：價值高、使用頻率高、采購周期長的關鍵物資，如核心原材料、關鍵零部件等。對A類物資應進行重點監控和管理，采用定期盤點、定量訂貨等方法，嚴格控制庫存數量。B類物資：價值和使用頻率適中的物資，如一般原材料、常用辦公用品等。對B類物資可采用定期盤點、定期訂貨等方法進行管理，庫存水平控制在合理范圍內。C類物資：價值低、使用頻率低、采購周期短的物資，如輔助材料、低值易耗品等。對C類物資可采用簡化管理方法，如采用較大的訂貨批量、定期盤點等，以降低管理成本。3.庫存盤點如前所述，定期進行庫存盤點，包括小盤點和大盤點。盤點工作應由倉庫管理人員、財務人員及相關部門人員共同參與。盤點過程中，應認真核對物資的實際數量、規格、質量等與庫存賬目是否一致，如實記錄盤點結果。對于盤點中發現的盤盈、盤虧情況，應及時查明原因，填寫《庫存盤點差異報告》，經相關部門負責人簽字確認后，報財務部進行賬務處理。屬于人為原因造成的盤盈盤虧，應追究相關人員的責任。六、信息管理1.建立供應配送信息系統公司應建立一套完善的供應配送信息系統，實現采購、物流、庫存等信息的實時共享和動態管理。采購部應及時將采購訂單、供應商信息、采購合同等數據錄入信息系統；物流部應將物資運輸、倉儲、配送等信息錄入系統；倉庫管理人員應實時更新庫存信息。通過信息系統，各部門可以隨時查詢供應配送相關信息，提高工作效率和決策的準確性。2.信息溝通與反饋建立定期的供應配送工作會議制度，各部門匯報工作進展情況、存在的問題及解決方案，加強部門之間的信息溝通與協調。在供應配送過程中，如發生異常情況（如供應商交貨延遲、物資質量問題、運輸事故等），相關部門應及時通過信息系統或其他溝通渠道向其他部門反饋，并共同協商解決措施。采購部應定期向公司領導匯報采購工作情況，包括采購成本、供應商管理、合同執行等方面的情況，為領導決策提供依據。七、監督與考核1.監督機制公司內部審計部門定期對供應配送管理工作進行審計監督，檢查采購流程、合同執行、物資驗收、庫存管理等環節是否符合公司制度和相關法律法規要求。質量控制部對采購物資的質量進行全程監督，確保進入公司的物資質量合格。各部門之間應相互監督，發現違規行為及時向相關領導或部門報告。2.考核辦法制定供應配送管理工作考核指標體系，對采購部、物流部、生產部等相關部門及人員進行考核。考核指標包括采購成本控制、交貨及時性、物資質量合