促銷物資管理制度一、總則（一）目的為加強公司促銷物資的管理，規范促銷物資的采購、使用、庫存、核銷等流程，確保促銷活動的順利開展，提高促銷物資的使用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有促銷活動中涉及的各類物資，包括但不限于促銷贈品、宣傳資料、展示道具、活動禮品等。（三）管理原則1.統一管理原則：促銷物資由公司統一采購、調配和管理，確保物資的規格、質量和使用標準的一致性。2.合理規劃原則：根據促銷活動的需求和預算，合理規劃促銷物資的采購數量和種類，避免浪費和閑置。3.規范操作原則：明確促銷物資管理的各個環節和流程，嚴格按照規定進行操作，確保物資管理的規范化和標準化。4.責任到人原則：明確各部門和人員在促銷物資管理中的職責，做到責任到人，確保物資管理工作的有效落實。二、職責分工（一）市場部1.根據促銷活動方案，制定促銷物資需求計劃，明確物資的種類、規格、數量和使用時間等要求。2.負責促銷物資的選型和采購申請，提供物資的技術參數、質量標準和樣品等資料。3.參與促銷物資的驗收工作，對物資的質量和規格進行核對，確保符合活動要求。4.負責促銷物資在活動現場的布置、發放和管理，確保物資的合理使用和安全。5.活動結束后，負責對剩余促銷物資進行清點、回收和保管，并及時辦理核銷手續。（二）采購部1.根據市場部提供的促銷物資需求計劃，負責組織物資的采購工作，選擇合格的供應商，簽訂采購合同。2.跟蹤采購進度，確保物資按時、按質、按量供應到公司。3.負責與供應商溝通協調，處理物資采購過程中的問題和糾紛。4.參與促銷物資的驗收工作，協助市場部對物資的質量和規格進行核對。（三）倉儲部1.負責促銷物資的入庫、存儲和保管工作，建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況。2.按照物資的特性和保管要求，合理安排倉儲空間，確保物資的安全存儲。3.定期對物資進行盤點，保證賬實相符，發現問題及時上報處理。4.根據市場部的發貨通知，及時、準確地發放促銷物資。（四）財務部1.負責審核促銷物資的采購預算和費用報銷，確保費用支出的合理性和合規性。2.對促銷物資的采購成本進行核算和分析，提供成本控制建議。3.參與促銷物資的盤點工作，監督物資管理的財務流程。（五）審計部1.對促銷物資的采購、使用和管理情況進行審計監督，檢查物資管理是否符合公司制度和相關法律法規的要求。2.對發現的問題提出審計意見和建議，督促相關部門進行整改。三、采購管理（一）采購計劃1.市場部應根據促銷活動方案和實際需求，提前制定促銷物資需求計劃。需求計劃應明確物資的名稱、規格、型號、數量、使用時間、預計金額等詳細信息。2.需求計劃應提交給采購部，采購部根據需求計劃和庫存情況，綜合考慮采購周期、市場供應情況等因素，制定采購計劃。采購計劃應包括采購物資的具體清單、采購時間、采購預算等內容。3.采購計劃應經相關部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后的采購計劃作為采購工作的依據。（二）供應商選擇1.采購部應建立合格供應商名錄，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、服務等方面進行評估和審核。2.選擇供應商時，應優先考慮與公司有長期合作關系、信譽良好、產品質量可靠、價格合理、服務周到的供應商。3.對于新的供應商，采購部應進行實地考察，了解其生產能力、質量管理體系、售后服務等情況，并要求其提供相關資質證明文件和樣品。經評估合格后，方可納入合格供應商名錄。（三）采購合同1.采購部與選定的供應商簽訂采購合同，明確雙方的權利和義務。采購合同應包括物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等條款。2.采購合同應經公司法務部門審核后，方可簽訂。簽訂后的采購合同應及時歸檔保存，作為采購工作的重要依據。（四）采購執行1.采購部按照采購合同的要求，及時向供應商下達采購訂單，跟蹤采購進度，確保物資按時、按質、按量供應到公司。2.采購過程中如出現問題或糾紛，采購部應及時與供應商溝通協調，采取有效措施解決問題，確保采購工作的順利進行。3.采購部應定期對采購工作進行總結和分析，評估采購效果，不斷改進采購工作流程和方法，提高采購效率和質量。四、驗收管理（一）驗收標準1.促銷物資到貨后，倉儲部應及時組織相關人員進行驗收。驗收人員應根據采購合同和相關標準，對物資的數量、規格、型號、質量、外觀等進行核對。2.對于促銷贈品、宣傳資料等物資，應重點檢查其內容是否符合活動要求，是否存在錯別字、侵權等問題。3.對于展示道具、活動禮品等物資，應檢查其功能是否完好，是否能夠正常使用，外觀是否有損壞等情況。（二）驗收流程1.物資到貨后，倉儲部應通知采購部和市場部相關人員共同進行驗收。驗收人員應填寫物資驗收單，詳細記錄物資的驗收情況。2.驗收合格的物資，驗收人員應在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格的物資，應及時與供應商聯系，要求其更換或處理。3.如因特殊原因無法及時驗收的物資，應先辦理入庫手續，但必須在規定時間內完成驗收工作。驗收不合格的物資，應及時按照相關規定進行處理。（三）驗收記錄1.驗收人員應將物資驗收單及時歸檔保存，作為物資管理的重要記錄。物資驗收單應包括物資的名稱、規格、型號、數量、供應商、采購合同號、驗收時間、驗收人員等信息。2.對于驗收過程中發現的問題和處理情況，應在物資驗收單上詳細記錄，并及時反饋給相關部門。五、庫存管理（一）入庫管理1.促銷物資到貨后，倉儲部應按照驗收標準進行驗收。驗收合格的物資，應及時辦理入庫手續，填寫物資入庫單。2.物資入庫單應包括物資的名稱、規格、型號、數量、供應商、采購合同號、入庫時間、入庫人員等信息。入庫人員應在物資入庫單上簽字確認。3.倉儲部應根據物資的類別、規格、型號等進行分類存放，建立物資臺賬，記錄物資的出入庫情況。物資臺賬應包括物資的名稱、規格、型號、數量、入庫時間、出庫時間、庫存數量、存放位置等信息。（二）存儲管理1.倉儲部應按照物資的特性和保管要求，合理安排倉儲空間，確保物資的安全存儲。對于易受潮、易變質、易燃易爆等物資，應采取相應的防護措施。2.倉儲部應定期對物資進行盤點，保證賬實相符。盤點工作應每月進行一次，由倉儲部負責人組織實施。盤點結束后，應填寫物資盤點表，詳細記錄物資的盤點情況。3.如發現物資盤盈、盤虧或損壞等情況，應及時查明原因，填寫物資盤盈盤虧報告表，報相關部門審批后進行處理。（三）出庫管理1.市場部根據促銷活動的需要，填寫物資出庫申請單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、使用時間、用途等信息。物資出庫申請單應經相關部門負責人審核后，報公司領導審批。2.倉儲部根據審批通過的物資出庫申請單，及時、準確地發放促銷物資。發放物資時，應填寫物資出庫單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、領取部門、領取人員、出庫時間等信息。領取人員應在物資出庫單上簽字確認。3.對于貴重物資或限量發放的物資，應實行專人管理，嚴格控制發放數量和范圍。六、使用管理（一）使用計劃1.市場部應根據促銷活動方案，制定促銷物資使用計劃，明確物資的使用時間、地點、方式、數量等要求。2.使用計劃應提交給相關部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后的使用計劃作為物資使用的依據。（二）現場管理1.促銷活動現場，市場部應安排專人負責促銷物資的管理和發放，確保物資的合理使用和安全。2.物資發放人員應按照使用計劃和相關規定，準確、及時地發放促銷物資，不得擅自改變物資的用途和發放范圍。3.活動現場應設置物資保管區域，對剩余物資進行妥善保管，防止丟失和損壞。活動結束后，應及時對剩余物資進行清點、回收和保管。（三）使用記錄1.市場部應建立促銷物資使用記錄臺賬，詳細記錄物資的使用時間、地點、方式、數量、領取人員等信息。使用記錄臺賬應作為物資核銷的重要依據。2.對于促銷贈品、宣傳資料等物資，應要求領取人員簽字確認，確保物資發放的真實性和準確性。七、核銷管理（一）核銷申請1.促銷活動結束后，市場部應及時對促銷物資的使用情況進行統計和匯總，填寫促銷物資核銷申請單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、使用時間、用途、實際使用數量、剩余數量等信息。2.核銷申請單應經相關部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后的核銷申請單作為物資核銷的依據。（二）核銷流程1.財務部根據審批通過的核銷申請單，對促銷物資的采購成本進行核算和分析，核實物資的實際使用情況和剩余數量。2.財務部在核實無誤后，辦理物資核銷手續，填寫物資核銷單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、采購金額、實際使用金額、核銷金額等信息。物資核銷單應經財務部負責人簽字確認。3.倉儲部根據物資核銷單，對庫存物資進行調整，確保賬實相符。（三）核銷記錄1.財務部應將物資核銷單及時歸檔保存，作為物資管理的重要財務記錄。物資核銷單應包括物資的名稱、規格、型號、數量、采購金額、實際使用金額、核銷金額、核銷時間、核銷人員等信息。2.對于核銷過程中發現的問題和差異，應及時查明原因，進行調整和處理，并將處理情況記錄在案。八、盤點管理（一）盤點計劃1.倉儲部應定期對促銷物資進行盤點，確保賬實相符。盤點計劃應包括盤點時間、范圍、人員安排、盤點方法等內容。2.盤點計劃應經相關部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后的盤點計劃作為盤點工作的依據。（二）盤點實施1.盤點人員應按照盤點計劃，對促銷物資進行逐一清點和核對，填寫物資盤點表。物資盤點表應包括物資的名稱、規格、型號、數量、存放位置、賬存數量、實存數量等信息。2.盤點過程中，如發現物資盤盈、盤虧或損壞等情況，應及時查明原因，填寫物資盤盈盤虧報告表，詳細記錄盤盈、盤虧或損壞的物資名稱、規格、型號、數量、原因等信息。3.盤點結束后，盤點人員應將物資盤點表和物資盤盈盤虧報告表提交給倉儲部負責人。倉儲部負責人應根據盤點結果，編制盤點報告，報相關部門負責人和公司領導。（三）盤點結果處理1.對于盤盈的物資，應查明原因，如屬于采購數量有誤或其他原因導致的，應及時調整物資臺賬和財務賬目。2.對于盤虧的物資，應查明原因，如屬于正常損耗、丟失、損壞等情況，應按照公司相關規定進行處理。如屬于人為原因導致的，應追究相關人員的責任。3.對于損壞的物資，應根據損壞程度和實際情況，進行維修、報廢或折價處理。處理結果應報相關部門負責人和公司領導審批。九、報廢管理（一）報廢申請1.對于無法使用或已損壞的促銷物資，倉儲部應填寫物資報廢申請單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、購置時間、報廢原因等信息。2.報廢申請單應經相關部門負責人審核后，報公司領導審批。審批通過后的報廢申請單作為物資報廢的依據。（二）報廢處理1.經審批同意報廢的物資，倉儲部應按照公司相關規定進行處理。對于有殘值的物資，應進行變賣或回收，變賣收入應及時上繳公司財務。